## Как составить отчет о расходах подотчетного лица
## Когда нужно составить отчет о расходах подотчетного лица
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) применяют в двух случаях:
## Как формировать отчет о расходах подотчетного лица
Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) формируйте в виде электронного документа. Создавайте отчет на основании электронных документов, по которым приняли решение выдать деньги под отчет (методические указания).
## Документы-основания
- Для учета расчетов по командировочным расходам
- Для учета расчетов по компенсациям расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. Основание: решение о компенсации (ф. 0504517).
- Для учета расчетов по закупкам товаров, работ, услуг малого объема. Основание: заявки-обоснования (ф. 0504518 или ф. 0510521) (п. 2 Приказа Минфина России от 28.06.2022 № 100н).
Требование о применении электронных унифицированных документов закрепите в своей учетной политике.
Для оформления заявки-обоснования (ф. 0510521) в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0 (далее – БГУ2) применяют документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо. Для этого нужно зайти в раздел Денежные средства – Расчет с подотчетными лицами.
## Пример оформления отчета о расходах подотчетного лица в 1С
В качестве основания возьмем заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо. Посмотрим, как работать в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0.
10.05.2023 Соколову А. Ю. из кассы бюджетного учреждения выдали 2 000 рублей, чтобы он оплатил услуги по переплету документов. Это были средства субсидии на выполнение государственного задания. Основание: заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема.
В программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0 сотрудник Соколов А. Ю. оформил отчет о расходах подотчетного лица. В тот же день отчет о расходах подотчетного лица утвердил руководитель учреждения.
Далее в табличной части на закладке Товары, работы, услуги следует указать ОКПД (реквизит Объект (предмет) закупки), количество, сумму, КФО, КПС и КЭК услуги.
Бухгалтерские операции с подотчетными лицами
На закладке Бухгалтерская операция будет автоматически подставлена типовая операция Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу. Для формирования проводок по принятию бюджетных и денежных обязательств следует поставить галочку Принять (бюджетные) обязательства.
Выдача денежных средств подотчетному лицу
Для отражения выдачи денежных средств подотчетному лицу на основании сформированной заявки-обоснования (ф. 0510521) следует оформить документ Расходный кассовый ордер (ф. 0310002). Для этого в документе Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо БГУ2 по кнопке Создать на основании следует выбрать пункт Расходный кассовый ордер.
Отражение произведенных расходов
Для отражения произведенных расходов подотчетным лицом в БГУ2 следует воспользоваться документом Отчет о расходах подотчетного лица раздела Денежные средства – Расчет с подотчетными лицами. Документом-основанием, в соответствии с которым было принято решение о выдаче денег подотчетному лицу, является заявка-обоснование (ф. 0510521).
Выдача аванса и отчетность
В созданном документе Отчет о расходах подотчетного лица в шапке следует выбрать подотчетное лицо, предоставившее отчет. На закладке Аванс укажите документ-основание: ранее созданный документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В табличной части Документы выдачи аванса закладки Аванс следует добавить ранее выданный расходный кассовый ордер, согласно которому подотчетному лицу были выданы денежные средства.
Закладка Товары, работы, услуги будет частично заполнена данными из документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
Бухгалтерские записи и отчеты
На закладке Бухгалтерская операция будет автоматически подставлена типовая операция Расходы подотчетного лица. При проведении документа будут сформированы бухгалтерские записи по расходам подотчетного лица.
По кнопке Печать – Отчет о расходах подотчетного лица можно сформировать печатную форму отчета (ф. 0504520).
Кто считается подотчетным лицом
Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации.
В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:
Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 Расчеты с подотчетными лицами.
- Дебет 71-1. Выдача денег подотчетным лицам
- Кредит 71-1. Возврат неиспользованных средств подотчетными лицами
- Дебет 71-2. Расходы по служебной командировке
- Кредит 71-2. Погашение аванса по командировке
Заключение
Эффективное ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами требует от бухгалтера внимательности и аккуратности. Важно правильно оформлять все документы, следить за соблюдением законодательства, чтобы избежать налоговых и финансовых проблем. Внимательное ведение учета позволит предприятию поддерживать финансовую дисциплину и контроль над затратами. В конечном итоге, это поможет обеспечить стабильное развитие бизнеса.
Учет расчетов по денежным средствам: корреспонденция счета 71
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю – такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей в корреспонденции со счетом 71.
Когда у работодателя нет возможности удержать долг из заработной платы, используется счет 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям, и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.
Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета – приказ директора фирмы.
Корреспонденция счета 71
Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами корреспондирует с:
- Выданы средства в подотчет или на возмещение перерасхода подотчетных сумм 50, 51, 52
- Приобретение материальных ценностей, товара 07, 08, 10, 41
- Потрачены средства на издержки, хознужды 20, 23, 25, 26, 44
- НДС по купленным ТМЦ
- Возврат остатка подотчетных денег
- Произошла просрочка возврата подотчетных сумм
Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.
Итоги
Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.