Передача исполнительной документации: как сделать это правильно
После завершения строительных работ передача исполнительной документации становится одним из ключевых этапов. Владельцу объекта потребуются документы на строительство во время его эксплуатации. Давайте рассмотрим инструкции по передаче исполнительной документации согласно акту.
Охрана конфиденциальности корпоративной документации
Корпоративные документы содержат множество конфиденциальных данных, таких как финансовые показатели, реквизиты компании и контрагентов, детали операций и платежей. При передаче их третьим лицам или для хранения/утилизации необходимо убедиться, что документация будет передана в целости и сохранности.
Создание описи документов
Для достижения этой цели составляют описи. Определим, как это сделать в различных ситуациях. Вы получите документ в формате .doc (MS Word) на свой e-mail через 10 минут после оплаты. Документ актуален и соответствует всем требованиям РФ на 29 февраля 2024 года.
Оплата и доставка
Для получения документа выполните шаги, аналогичные оформлению покупки в интернет-магазине. После оплаты получите выбранный документ на свой адрес электронной почты в формате Word в течение нескольких минут.
Особенности медицинской документации
Все действия в рамках медицинских услуг, лечения и обслуживания пациентов фиксируются в медицинской документации. Установлены требования по организации ведения и хранения таких документов для всех медицинских организаций.
Нововведения в платных медицинских услугах
С 1 сентября 2023 года изменились нормативные требования по платным медицинским услугам. Цель нововведений – обеспечить четкое разграничение платного сервиса и обслуживаний по ОМС.
Как сделать опись документов
Опись – это официальный перечень документов, который сопровождает процесс передачи документации. Она помогает зафиксировать ключевые моменты. Обычно используется при передаче ценной документации или при инвентаризации.
Безопасность и законность: зачем составлять опись документов
Бизнес составляет описи, чтобы подстраховать себя. В пути с документами может случиться что угодно. Как минимум, их могут потерять или украсть. Тогда ответственный за их передачу сможет показать опись и доказать, что направил все в должном виде и необходимом количестве, не изымая какую-то часть документов собственноручно.
А если документация потеряется по дороге в налоговую, бизнес подтвердит, что вовремя и в полном объёме отправил все, что требовалось — и избежит ответственности.
Как составить опись: основные требования
В большинстве случаев опись оформляется произвольно, как удобно бизнесу. Он вправе:
- указывать дату составления;
- вносить названия и описание документов;
- проставлять печать и подпись заявителя.
Как бы ни составлялся бланк, в него важно добавить обязательные реквизиты:
- Дата составления описи;
- ФИО заявителя;
- Подпись заявителя;
- Печать организации.
Это общие требования, но действовать нужно по ситуации. Если есть дополнительная информация, которую важно учитывать, её также нужно внести.
Какие документы включать в опись
В целом, опись похожа на лист со списком или таблицей, в которых перечислена документация. Очерёдность лучше выстроить по степени приоритетности: первыми идут самые значимые бумаги (приказы, соглашения), затем оставшиеся. Если составляется в форме таблицы, и в ней остаются пустые строки, их нужно зачеркнуть.
Стандартно, описью занимается сотрудник, которому вверили передачу документации. Он оформляет бумагу и передает её для заверения руководителю, секретарю или главному бухгалтеру — человеку, отвечающему за документооборот. Руководители компаний ставят рядом с подписью печать, если учреждение работает с ней.
Стандартный образец описи
В качестве стандартного образца можно взять такой бланк:
| Дата составления | ФИО заявителя | Подпись | Печать |
|---|---|---|---|
| ДД.ММ.ГГГГ | Иванов И.И. | [подпись заявителя] | [печать организации] |
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль! Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.
Виды актов
Помимо акта о приёме-передаче товаров, существуют и другие виды аналогичных документов, каждый из которых имеет свою специфику.
Акт об оказании услуг
Акт об оказании услуг подтверждает, что услуги были оказаны в полном объёме и с качеством, удовлетворяющим заказчика. Так как объективно оценить эти параметры может быть сложно, допускается свободная форма документа и оформление текста на унифицированных бланках.
Акт приёма-передачи
Акт приёма-передачи — документ, который составляют при передаче прав на различные предметы и материальные ценности. Этот документ подтверждает удовлетворительное состояние товара, свидетельствует о его качестве и отсутствии дефектов. В нём отражаются основные характеристики, включая стоимость и любые другие идентификационные данные — марку, серийный номер и тому подобное.
Случаи составления акта приёма-передачи
В каких случаях оформляется акт приёма-передачи товаров и прочих материальных ценностей? Мы разберем основные ситуации, когда это необходимо.
Акт приема-передачи: важный документ для передачи имущества
Акт приема-передачи используется при различных операциях, связанных с передачей имущества.
При передаче товара от продавца покупателю акт подтверждает, что покупатель получил товар. Если товар отправляется на склад, документ составляется в трёх экземплярах для каждой стороны. Если товар передаётся на ответственное хранение, акт также должен быть дополнен соответствующим договором.
Обычно акт заполняют при продаже товара, но он также может быть использован и при перемещении товара внутри организации.
Как выглядит акт передачи
Образец реестра приема-передачи:
Нужна помощь по вопросу автоматизации процесса разработки, ведения и хранения исполнительной документации? Оставьте заявку, наш менеджер перезвонит и подберет оптимальное решение!
Какие сведения содержит акт приема-передачи
Информация, отражённая в акте приема-передачи, может варьироваться в зависимости от конкретной ситуации. Однако есть элементы, которые должны быть указаны в любом случае. В их числе:
- Все претензии принимающей стороны к качеству товара или объекта должны быть зафиксированы в акте.
- Если одной из сторон является физическое лицо, необходимо указать его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передаётся комплекс товаров, это должно быть указано в документе.
- Подпись принимающей стороны на акте подтверждает отсутствие претензий к товару или объекту.
Акт приема-передачи имеет юридическую силу только при соблюдении определенных условий. Таким образом, акт приема-передачи не является самостоятельным документом, но должен быть оформлен согласно установленным требованиям к таким документам: наличие печатей, подписей, обязательных реквизитов.
Как оформить опись при изъятии документов
Документ подписывает человек, проводивший процедуру. Там же расписываются свидетели изъятия. Опись оформляют на двух листах — для компании или ИП, у которых изъяли документы, и для органа, который их забрал.
Иногда процедуру изъятия сопровождают фото- и видеосъемкой. Тогда материалы также прикладываются к описи.
Как оформить опись документов для утилизации
Когда необходимость в документах пропадает, их уничтожают. Обычно это происходит в двух случаях:
- На случай возникновения в дальнейшем споров оформляют опись — чтобы зафиксировать, какие именно документы утилизируются. Если в документе указывают подразделение компании, в шапке бланка также указывают его полное название.
- Документ подписывает ответственный за операцию. После этого опись направляют на рассмотрение комиссии. Когда она утвердит список и зафиксирует это в протоколе, дело остается за руководителем. Он заверяет опись, и только после этого документы можно утилизировать.
Бланк можно взять тот же, что для архива.
Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии Моё дело.
Если требуется предоставить документы для инспекции, то нужно составить подробную опись всех передаваемых материалов. Это позволит не только подтвердить наличие определенных документов, но и обосновать их соответствие и актуальность.
Опись для инспекции составляется по тем же принципам, что и опись для передачи третьим лицам. Основное отличие — подробное описание назначения каждого документа и его актуальности.
Вывод
Важно следить за порядком и правильно оформлять акты, описи и перечни документов. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов, а также обеспечит прозрачность и эффективность взаимодействия между сторонами.
Если у вас остались вопросы или вам нужна дополнительная информация по составлению бухгалтерской отчетности или налогов, обращайтесь за консультацией к нашим экспертам. Мы всегда готовы помочь вам!
Иногда инспекторы запрашивают у бизнеса какие-то документы, чтобы провести проверку оплат, расчёта налоговой базы и для прочих целей. Если их решили подать на бумаге или электронно, опись обязательна в каждом случае. Как приложить её к пакету документов:
Оформить перечень можно на обычном листе или бланке, который бизнес использует в работе. Документ составляют на имя руководителя инспекции — его можно узнать на сайте или у сотрудников отделения.
В такую опись обязательно вносят все стандартные реквизиты, которые мы указали выше. К ним добавляют:
Когда опись для налоговой выходит на несколько страниц, их нумеруют. И хотя в законе такого требования нет, на практике выходит, что лучше это сделать. Если часть листов потеряется, нумерация подтвердит, что изначально бизнес составлял документ в надлежащем объёме.
Когда сотрудник инспекции примет документы, попросите его расписаться во втором экземпляре описи и поставить на нем соответствующий штамп. Это тоже для дополнительной безопасности — если опоздать с подачей требуемых документов, налоговая может оштрафовать. Заверение на описи подтвердит, что налогоплательщик все сделал вовремя.
Опись для инспекции может выглядеть так:
Когда документы передаются в суд, опись не нужна. Всю сопутствующую документацию и так приведут в иске.
Можно ли использовать другие документы вместо акта приёма-передачи
Акт приёма-передачи фиксирует наличие соглашения между сторонами, их права и обязанности, а также порядок досудебного урегулирования споров.
Документ, заменяющий акт приёма-передачи, должен содержать аналогичную информацию и выполнять те же функции. Так, товарная накладная тоже содержит сведения об участниках сделки, товаре и датах.
При передаче товара можно использовать либо акт приёма-передачи, либо товарную накладную. Однако в некоторых случаях необходимо составить именно акт. Это необходимо, например, при передаче дорогостоящего оборудования, когда нужно зафиксировать претензии покупателя или их отсутствие.
Как составить опись документов для архива
Документацию архивируют также с описью. Сдаточные бланки дублируют, один экземпляр будет храниться вместе с бумагами в архиве.
Если на хранение идёт много дел, полей в бланке будет чуть больше, чем в стандартном. Но даже когда архивируют один документ, опись оформляется по всем правилам с учётом обязательных реквизитов.
Как правило, в архив документы направляют бессрочно или на определённый срок. Срочными считаются дела, которые должны храниться меньше десяти лет. Бессрочное содержание в описи никак не отмечают, но если есть срок, его указывают в перечне отдельным столбцом в таблице или пунктом в списке.
Важно соблюсти нормы Приказа Минкультуры №526:
В остальном, всё оформляется по общим правилам. Документы архивируются в следующем порядке:
При передаче в архив электронной документации опись оформляется в аналогичном порядке на бумажном листе. В бланке указывают объём файлов в мегабайтах.
Образец для архивирования документов:
Акт приёма-передачи в электронном виде
Перевод документов в цифровой формат и внедрение электронного документооборота (ЭДО) стали неотъемлемой частью современного бизнеса. Эта тенденция поддерживается и активно развивается государственными органами власти, что говорит о больших перспективах и возможностях.
Одним из ключевых преимуществ электронных актов приёма-передачи является оперативность и удобство работы с документами. Цифровизация позволяет мгновенно обмениваться документами между контрагентами без необходимости физического перемещения бумаг. Кроме того, перевод документов в электронный формат обеспечивает надёжность и безопасность хранения, исключая возможность утери или повреждения оригинала.
В свете развития ЭДО в России, уже в 2024 году планируется сделать использование перевозочных документов, включая электронные акты приёма-передачи грузов, обязательным. Для этого была разработана ГИС ЭПД, взаимодействие с которой у участников грузоперевозок пока что происходит на добровольной основе.
Перевод документов в электронный вид — это не просто тренд, а необходимый шаг в развитии бизнес-процессов, позволяющий оптимизировать работу с документами, сократить издержки и повысить эффективность взаимодействия между контрагентами.
Всё это ещё раз подчёркивает актуальность и перспективность данного направления в сфере документооборота.
Для оформления электронных перевозочных документов используйте сервис 1С-ЭПД. Если вы уже используете 1С в своей работе, дополнительное программное обеспечение не потребуется. Получите подробную консультацию о продукте, оставив заявку на нашем сайте.
Кто составляет акт сдачи исполнительной документации
Акт может быть составлен как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя. Как правило, исполнитель составляет список, где указываются передаваемые документы, а затем заказчик проверяет этот перечень.
Также допускается совместное составление, в котором исполнитель называет документы, а заказчик заносит их в реестр.