Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2022 году

Сроки хранения бухгалтерских документов

Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

Справочно:

  • Для первичных документов, регистров бухгалтерского учета: начинается отсчет пятилетнего периода с момента соответствующего отчетного года.
  • Для учетной политики компании и связанной документации: отсчитывается 5 лет с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

Срок хранения статистической отчётности

В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

Таблица сроков хранения статистической отчетности

Вид документаСрок хранения
Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётовпостоянно
Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятийпостоянно
Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАОпостоянно
Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к нимв таблице
Годовой и с большей периодичностьюпостоянно
Полугодовой5 лет (1)
Квартальный5 лет (1)
Месячный1 год (2)

Пометка (1) означает, что отчёт нужно хранить постоянно при отсутствии годового, пометка (2) — при отсутствии годового, полугодового и квартального.

Статистический отчёт и хранение документов

Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации постоянно


Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему:

  • сводный годовой и с большей периодичностью 5 лет

  • годовой и с большей периодичностью 5 лет

  • квартальный 3 года

  • единовременный 1 год

Документ о выполнении целевых программ 5 лет ЭПК

Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:

  • отчёт о выполнении грантов постоянно

Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений 5 лет

Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений До минования надобности

Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации 5 лет

Индивидуальный отчёт работников 1 год

Журнал учёта передаваемых статистических данных 5 лет

Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности 1 год

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности 5 лет

Бланк формы статистической отчётности:

  • по месту разработки и утверждения постоянно
  • в других организациях До замены новыми

Ответственность за неправильное хранение

Пока срок хранения документов не истёк, их может запросить налоговая инспекция. Если вы уничтожите первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учёта раньше срока — показывать налоговой будет нечего. За это штрафуют.

По ст. 120 НК РФ штраф за грубое нарушение правил учёта:

По ст. 126 НК РФ за непредставление в срок первички, необходимой для налогового контроля, штраф 200 руб. за каждый непредставленный документ. Если в течение 12 месяцев ИП или организацию уже наказывали за такое же нарушение, по п. 4 ст. 114 НК РФ штраф составит 400 руб. за каждый документ.

По ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ за отсутствие первичных документов оштрафуют должностных лиц организации, например, руководителя, на сумму от 300 до 500 руб. На ИП это не распространяется.

За неправильное хранение документов, которые нужно передавать в архив, может наказывать при проверках Росархив и его территориальные органы. Для этого есть штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ:

За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек работодателя могут оштрафовать инспекторы ГИТ по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

За такое же нарушение, если его совершить ещё раз, оштрафуют по ч. 2 ст. 5.27 КоАП:

от 50 000 до 70 000 руб. — для организаций; от 10 000 до 20 000 руб. — для должностных лиц и ИП.

Должностному лицу штраф могут заменить на дисквалификацию от одного года до трёх лет.

В кадровых документах есть персональные данные работников. Если их просто выбросить, это может привести к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности за разглашение персональных данных — ст. 90 ТК РФ.

Срок хранения отчётности ИП

Для ИП действуют те же правила хранения документов, что и для организаций Режим налогообложения значения не имеет.

Хранение документов для предпринимателей: важная информация

Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, обязателен только для организаций. Однако, строки в этом перечне также касаются предпринимателей. Росархив обязывает предпринимателей хранить:

  • Кадровые документы
  • Договоры
  • Приказы
  • Доверенности

Сколько нужно хранить?

Согласно документу, многие документы должны храниться различное количество лет – от 5 или 6 лет до постоянного хранения. Для предпринимателей также важно установить сроки хранения самостоятельно, если они не установлены официально.

Когда срок хранения не установлен напрямую, рекомендуется хранить документы дольше, чтобы избежать проблем. После истечения установленного срока, документы должны быть обязательно уничтожены.

Индивидуальным предпринимателям также рекомендуется хранить документы, за исключением случаев, когда это прямо не указано в официальных документах.

Сроки хранения кадровых документов

Согласно Приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, установлен перечень кадровых документов и сроки их хранения.

Таблица сроков хранения кадровых документов

Вид документаСрок храненияОснование
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения50 лет – с 2003, 75 лет – до 2003стр. 435 Перечня
Личные карточки и личные дела работников50 лет – с 2003, 75 лет – до 2003стр. 444, 445 Перечня
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате50 лет – с 2003, 75 лет – до 2003стр. 296 Перечня
Приказы о отпусках, дежурствах, командировках5 лет, отпуска и командировки – 50 лет с 2003, 75 лет – до 2003стр. 434 Перечня
Приказы о дисциплинарных взысканиях3 годастр. 434 Перечня

Проведение правильного хранения документов – залог успешного ведения бизнеса и соблюдения требований закона.


Перечень документов и их сроки хранения

Табели, графики и журналы учёта рабочего времени

Согласно Перечню, при вредных и опасных условиях труда, данные документы должны храниться в течение 50/75 лет (стр. 402).

Правила трудового распорядка

После замены новыми, правила трудового распорядка должны храниться в течение 1 года (стр. 381).

Графики отпусков

Графики отпусков подлежат хранению в течение 3 лет (стр. 453).

Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях

При наличии крупного материального ущерба и человеческих жертв, эти документы должны храниться постоянно в течение 45 лет (стр. 425).


Новые правила хранения документов

Новые правила касаются комплектования, хранения, учёта и выдачи различных видов документов. Например, сюда входят:

  • Счета-фактуры
  • Книги покупок и продаж
  • Документы об уплате страхового взноса
  • и другие.

Срок хранения налоговой отчетности

Вот некоторые виды документов и их сроки хранения:

Вид документаСрок храненияОснование
Счета-фактуры5 летСтр. 317
Книги покупок и продаж5 летНК РФ
Документ об уплате страхового взноса6 летНК РФ
Налоговый регистр5 лет после снятия задолженностиСтр. 303, 311
и другие.
Больше проверок:  План проверок рособрнадзора на 2024 год нижегородской области

Способы хранения бумажных документов

Согласно Приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, управленческие архивные документы должны храниться не менее 5 лет согласно ст. 29 402-ФЗ.

Помимо этого, требуется учитывать сроки хранения других типов документов и строго соблюдать установленные правила и нормы для обеспечения безопасности и сохранности информации.

Разделить документы на текущие и архивные. Документы текущего хранения – те, которые еще находятся в работе. Например, это могут быть неисполненные контракты и действующие трудовые договоры. Документы со сроком хранения менее 10 лет нужно хранить в компании: например, в шкафу или в сейфе в кабинете директора или бухгалтера. После окончания срока хранения их уничтожают.

Важно! После оцифровки документов уничтожать бумажные носители до окончания срока хранения, установленного законом, нельзя.

Отправить ненужные документы в архив компании. Если по прошествии 10 лет срок хранения документов еще не истек, их нужно передать в архив организации. Для этого:

За хранение документов в архиве компании отвечает руководитель или ИП, если он работает один. Эти полномочия он может передать приказом главному бухгалтеру или завхозу.

Важно! Помещение для архива должно иметь сигнализацию, систему вентиляции и пожаротушения. Документы нужно защитить от сырости и прямых солнечных лучей, поэтому для хранения в архиве обычно используют закрытые стеллажи и полки.

Передать документы в сторонний архив. Если в компании нет подходящего помещения для хранения документов, можно передать их во внешний архив. Обычно такие компании предлагают не только хранение, но и подготовку документов к архивации, перевозку, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость принятия на хранение одного дела – около 850 ₽ за весь срок хранения документов. Когда срок хранения истечет, с этой же организацией можно заключить договор на уничтожение бумаг.

При передаче документов нужно подписать акт приема-передачи. После этого ответственность за сохранность документов в течение всего срока хранения несет архив.

О том, сколько положено хранить электронные документы, какие штрафы грозят за нарушения правил хранения и как правильно уничтожить документы, читайте в продолжении статьи в Life Profit

Что делать, когда срок хранения документов истёк

Оформите приказ о создании экспертной комиссии как минимум из трёх работников. Председателем назначьте руководителя кадровой службы или другого сотрудника, отвечающего за делопроизводство.

ИП без работников может не делать такой приказ и провести всю процедуру самостоятельно.

Экспертная комиссия должна проверить, правильно ли рассчитаны сроки хранения бумажных и электронных документов, определить, какие из них нужно уничтожить. По итогам комиссия составляют акт на уничтожение документов.

После этого документы можно уничтожить без возможности восстановления, например, измельчить в шредере. Электронные документы удаляют с носителей информации.

Если нужно избавиться от большого количества бумажных документов, можно обратиться в специализированную организацию, например, в пункт приёма вторсырья. Передачу бумаг нужно оформить приёмо-сдаточной накладной в свободной форме.

После того, как документы будут уничтожены, оформите акт. Укажите в нём каким способом вы избавились от документов, их наименование, количество, должности и ФИО работников, которые присутствовали при уничтожении.

Оганизация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского и налогового учета и их защиту от изменений (ст. 29 Закона N 402-ФЗ).

Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Для организации архива должно быть выделено отдельное помещение, оборудованное специальными полками (стеллажами) или глухими шкафами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Окна первого или цокольного этажа целесообразно оборудовать металлическими решетками, кроме того, лучше установить в архиве металлическую дверь. Такие меры позволят избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

В архиве составляются описи дел:

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению и подлежат уничтожению.

Обработанные первичные документы текущего месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются описью для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача документов из бухгалтерии и из архива организации работникам или иным лицам, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, бухгалтер может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации. Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов. Работодатель должен контролировать вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Документы по оплате труда

Сроки их хранения — в разделе 4.2 Перечня Росархива.

75 или 50 лет:

Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации

Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:

Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:

Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:

При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

Договор дарения (пожертвования) имущества до ликвидации организации

пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества

Больше проверок:  Основания и порядок привлечения юридических лиц к административной ответственности

Документы по залогу недвижимости

Договор мены недвижимости до ликвидации организации

пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности пять лет при условии погашения долга

Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)

Реестр сведений о доходах физлиц Семьдесят пять лет

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов срок не установлен

Справка о состоянии расчетов с бюджетом срок не установлен

Расчет по страховым взносам срок не установлен

Документы о переоценке основных фондов и амортизации пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Документы о списании основных средств и нематериальных активов пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю пять лет после выбытия имущества

Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента. А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Кадровые документы

Определить срок хранения кадровых документов можно по разделу 8 Перечня Росархива.

1 год хранят заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой. 3 года:

Вместе с приказами нужно хранить приложенные к ним документы-основания: заявления, докладные записки, справки. Например, для приказа об увольнении основанием может быть заявление об увольнении.

Порядок перехода на новую номенклатуру

Номенклатура дел понадобится для организации текущего процесса делопроизводства и последующей передачи документов на хранение. В систематизированном перечне заголовков дел, которые оформляются в делопроизводстве в течение года, указываются сроки их хранения. Этот перечень потребуется для правильного составления документов, организации их учета/сохранности, а также быстрого поиска.

В номенклатуре должны отражаться все направления работы и функции индивидуального предпринимателя или организации. В противном случае в делопроизводстве будут появляться документы, которые не входят в номенклатуру. А это может привести к нарушению порядка хранения и утрате документов.

Приказом Минкультуры утверждена форма номенклатуры дел. Переход на новую номенклатуру может выполняться с учетом следующих нюансов:

На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения. С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:

Ответственность за нарушение правил хранения документации

Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.

Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.

Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).

При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).

При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).

Хранения документов

НК установлен предельный срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета (ст.23 НК РФ);

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Данный срок относится и к документам, подтверждающим:

Соответствующее требование установлено для налоговых агентов, которые обязаны в течение 5 (пяти) лет обеспечивать сохранность документов, нужных для исчисления, удержания и перечисления налогов. Помимо уплаты НДС и налога на прибыль за иностранные юридические лица, налоговыми агентами, в частности, выступают работодатели, исчисляющие и уплачивающие НДФЛ.

При переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем полученного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков – не более 10 (десяти) лет.

Сроки хранения документов для

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу.

Сейчас действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В целом, документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

Так, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности.

Что нужно сдавать в архив?

Важно отметить, что бумажные документы со сроком хранения до 10 лет включительно не сдают — их можно хранить в структурном подразделении, если это позволяют условия и наличие свободного места.

Документы с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) подлежат сдаче на архивное хранение. Стоит отметить, что теперь сдать документы в архив можно не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве. В этом случае у предпринимателя есть несколько вариантов, как это сделать.

Оборудовать архив на своей территории и за свой бюджет. Хранить документы в подвальном помещении нельзя — согласно требованиям, помещение под архив должно иметь искусственное освещение и вентиляцию, а также отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами. Полный перечень требований установлен п. 78 Приказа. В компании абсолютно точно должен быть сотрудник, ответственный за ведение и сохранность архива, — не забудьте издать соответствующий приказ и прописать соответствующие обязанности в должностной инструкции.

Воспользоваться услугами специализированных организаций по архивному хранению. Предприниматель может доверить вопрос сохранности документов сторонней компании по договору возмездного оказания услуг — особенно если нет возможности самостоятельно оборудовать архив или найти соответствующее помещение. Перед заключением договора стоит уделить внимание тщательной проверке организации, куда планируете сдать документы.

За нарушение правил хранения документов

Если налоговые органы в ходе проверки обнаружат, что отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе оштрафовать организацию.

Больше проверок:  Как журналы работ в электронном виде повлияют на строительство

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ) составляет:

При выездной проверке налоговики могут истребовать документы только за 3 (три) последних года. При проведении встречной проверки контрагента право запроса документов увеличивается до 5 (пяти) лет.

Таким образом, если инспекторы при встречке в 2023 году запросили документы за 2019 год, их обязаны предоставить. В противном случае компании может грозить штраф (письма Минфина РФ от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519, от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272). Поддерживают эту точку зрения и суды, при этом некоторые из них полагают, что даже истечение сроков хранения документации не освобождает налогоплательщика от ответственности по ее предоставлению.

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ):

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету:

Предусмотренная настоящей статьей административная ответственность за искажение показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности не применяется к лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в случае, если такое искажение допущено в результате несоответствия составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни и (или) непередачи либо несвоевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.

Если нарушены правила хранения учетных документов, может быть составлен протокол об этом нарушении и направлен мировому судье, который и решит, налагать на руководителя организации штраф или нет. Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы.

Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа (ст. 13.20 КоАП РФ):

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенных из корыстной или иной личной заинтересованности (ст. 325 УК РФ):

Фирммейкер, 2014 (следим за актуальностью)Ирина Семченкова (Журавлева)При использовании материала ссылка на статью обязательна

Как хранить электронные документы?

Предприниматели и компании могут создавать цифровые архивы и хранить их на физических носителях (флешки, жёсткие диски) или в системах хранения электронных документов (СХЭД). Сделать это можно как самостоятельно, так и воспользовавшись услугами сторонних организаций.

Если электронные документы переданы на хранение на физических носителях, то их включают в СХЭД — дальнейшее хранение на флешке или диске допускается только в том случае, если не требуется поддерживать юридическую значимость документов.

Электронный документ, передаваемый на хранение, должен состоять из основной части в формате PDF и метаданных с регистрационно-учётными сведениями. Эти файлы могут иметь приложения в текстовых, табличных, графических форматах или форматах аудиовизуальных документов, электронные подписи.

Требования к хранению архивных документов весьма многочисленны, однако при грамотном делегировании обязанностей задача по формированию архива станет посильной.

Наконец, уничтожать документы по истечении сроков хранения также нужно правильно — в большинстве случаев они содержат персональные данные сотрудников, поэтому делать это придётся силами компании и под контролем ответственного сотрудника. Чаще всего компании используют для этих целей шредер.

Стоит ответственно относиться к вопросу уничтожения документации с конфиденциальными сведениями и персональными данными — попадание таких документов на свалки неминуемо приведёт к разбирательствам с участием полиции, штрафам и предписаниям прокуратуры, что не нужно ни одному ответственному предпринимателю.

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Сроки хранения налоговых документов

В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.

Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.