Как начать вести КУДиР
Чтобы начать вести книгу учета доходов и расходов, предпринимателю необходимо приготовиться к следующим действиям:
Получить образец книги. Перед тем, как начать заполнение, нужно разобраться в формате и структуре документа. Образец КУДиР можно найти на официальном сайте ФНС или приобрести в печатной форме.
Определиться с налоговым режимом. В зависимости от выбранного режима налогообложения у предпринимателя могут быть различные требования к ведению книги учета доходов и расходов.
Начать вносить данные. В зависимости от времени года, предприниматель должен начинать заполнение КУДиР либо с момента регистрации ИП, либо с начала нового календарного года.
Постоянно обновлять информацию. Важно вносить данные о доходах и расходах регулярно, чтобы вся информация была актуальной и точной.
Готовиться к проверкам ФНС. Налоговая инспекция в любой момент может запросить книгу учета доходов и расходов для проверки. Поэтому предпринимателям стоит вести документы четко и без ошибок.
Заключение
Ведение книги учета доходов и расходов — ответственное и важное занятие для всех предпринимателей. Правильно заполненная КУДиР поможет предпринимателю избежать неприятностей при проверках налоговой инспекции и рассчитать налоговые показатели точно и без ошибок. Следуя простым правилам и рекомендациям, предприниматель сможет успешно вести свой бизнес и быть в правилах закона.
Сколько хранят КУДиР
Минимум пять лет с года оформления: Для ИП и Доходы минус расходы срок может быть больше. Например, они могут списывать убытки в течение 10 лет, следующих за годом получения. Поэтому им нужно хранить книгу в течение всех лет списания убытков, а потом еще пять лет.
Пример: Предприниматели могут списать просроченный долг контрагента только в некоторых случаях — когда истечет трехлетний срок исковой давности. Значит, книгу придется хранить три года, считая с года образования долга, и затем отсчитывать пять лет.
В бумажном или в электронном виде: Обычно КУДиР заполняет бухгалтер или сам предприниматель. Ее можно вести на бумаге или в электронном виде. Если вел электронную книгу, в конце года ее надо распечатать.
В каких случаях налоговая может проверить КУДиР
По запросу налоговиков: Налоговый кодекс обязывает представлять книгу учета доходов и расходов по запросу налоговиков, но не уточняет, когда именно налоговики вправе ее потребовать.
Случаи дополнительной проверки: Минфин считает, что налоговая может запросить книгу учета даже у на патенте, который вносит только доходы, а декларацию не сдает вообще.
КУДиР может понадобиться при встречной проверке: Например, если налоговая запрашивает документы по контрагентам, у которых проходит камеральная или выездная проверка, или документы по конкретной сделке. За непредставление книги учета предпринимателю грозит штраф 10 000 ₽.
Штрафы за ошибки в КУДиР и ее отсутствие
Если нет книги учета доходов и расходов или он ведет ее с ошибками — его могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета.
- Первый раз штраф — 10 000 ₽.
- Если нарушения были в течение более одного года — 30 000 ₽.
Пример: У ИП Кравцова нет книги за один год, его могут оштрафовать на 10 000 ₽. У него нет КУДиР за два года — ему грозит штраф 30 000 ₽.
Если предприниматель не вел книгу учета или допустил ошибки, которые привели к недоимке или неуплате налога, оштрафуют на сумму неуплаченного налога, но минимум на 40 000 ₽.
ИП Мокробородов: Налоговые проблемы и Книга учёта доходов и расходов
У ИП Мокробородова выручка за 2023 год составила 36 млн рублей. Он работает по системе налогообложения Доходы и должен заплатить с оборота налог в размере 2 160 000 ₽. Однако, сумму налога он может уменьшить за счет фиксированных взносов в размере 45 832 ₽. Итак, налог за 2023 год для Мокробородова составляет 2 114 168 ₽. Однако он заплатил на миллион меньше, поскольку при расчете налога не учел все поступления от бизнеса, и восемь миллионов рублей фактически потерялись.
Налоговая проверка и штрафы
К предпринимателю пришли налоговики с выездной проверкой. Они обнаружили, что в 2023 году Мокробородов не вел Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) и не полностью уплатил налог. В результате его оштрафовали на 210 000 ₽: 10 000 ₽ за отсутствие книги и 200 000 ₽ за занижение налоговой базы, включая отсутствие учета миллиона рублей.
Книга учёта доходов и расходов
Организации и предприниматели обязаны вести учет доходов. Основным регистром для этого служит Книга учёта доходов и расходов, или КУДиР. Виды этого регистра и правила его заполнения зависят от налоговой системы, которую использует предприниматель.
Виды КУДиР:
КУДиР для УСН – предприниматели на упрощенной системе налогообложения заполняют либо только доходы (по ставке 6%), либо доходы и расходы (по ставке 15%).
КУДиР для ПСН – предприниматели, применяющие патентную систему налогообложения, ведут только учет доходов до 60 миллионов рублей.
Правила заполнения КУДиР
КУДиР для ООО и ИП на УСН включает все хозяйственные операции и расходы.
КУДиР для предпринимателей на ПСН включает только доходы и помогает отслеживать лимит доходов.
Как исправить ошибки в КУДиР
При допущении ошибок в заполнении КУДиР, нужно внести правки в зависимости от формата регистра:
- В бумажной книге необходимо зачеркнуть ошибку, указать верное значение, дату исправления, поставить подпись.
- В электронной книге правки делаются в программе учета, а при изменении показателей за прошлый год, необходимо сдать уточненную декларацию.
Налоговая ответственность является серьезным аспектом для предпринимателей. Ведение Книги учёта доходов и расходов в соответствии с требованиями законодательства поможет избежать штрафов и налоговых проблем.
Общие правила ведения книги учёта доходов и расходов для ИП и организаций
Общие правила ведения книги для всех одинаковые.
На каждый календарный год должна быть заведена отдельная КУДиР. Другими словами, новую книгу нужно завести в январе и заполнять её до конца декабря. Если ИП или организация начали работать в середине года, они ведут её со старта бизнеса.
Формат заполнения КУДиР
КУДиР можно заполнять как в бумажном, так и в электронном виде, например в 1С:Бухгалтерия. Но, если предприниматель выбрал второй вариант, ему всё равно придётся распечатать документ и хранить его на бумажном носителе минимум пять лет.
Правила заполнения и заверения КУДиР
По итогам года КУДиР нужно прошить, пронумеровать каждый лист, подписать и поставить печать, если она есть. Скрепить надо все разделы книги, даже если они не заполнены. На обороте желательно указать количество всех страниц документа. ИП на общем режиме и ЕСХН дополнительно следует заверить книгу в надзорном органе.
Правила записей в книге
Все записи о хозяйственных операциях должны быть отражены по хронологии. Задним числом указывать операции можно, но не нарушая хронологии.
Обязательность заполнения КУДиР
Если предприниматель не вёл деятельность в налоговом периоде, ему всё равно нужно заполнить КУДиР. В таком случае указываются нулевые показатели.
Подтверждение операций и валюта учёта
Все сделки надо подтвердить первичными документами. Суммы учитываются в полных российских рублях или в рублях и копейках. Копейки можно округлить в меньшую или большую сторону в зависимости от суммы.
Проверка перед сдачей или архивированием
Перед сдачей книги учёта в инспекцию или помещением её в архив, внимательно проверьте правильность заполнения. Если обнаружите ошибку, внесите правку, укажите дату исправления, подпишите и заверьте печатью. Если ведёте КУДиР в электронной форме, внесите все правки перед распечаткой.
Как предпринимателю работать с КУДиР
- Формирование документов: трудовые договоры, приказы, зарплатные отчёты.
- Более 5000 форм документов.
- Сервисное обслуживание: накладные, акты, счета-фактуры, кассовые ордера, авансовые отчёты, должностные инструкции.
- Автоматизация расчетов: система начисления заработной платы, формирование отчётов в налоговую и другие органы.
- Учёт изменений законодательства: система расчёта налогов и взносов.
- Быстрое выставление счетов: счета генерируются из личного кабинета или мобильного приложения.
Где бесплатно скачать КУДиР
КУДиР можно скачать бесплатно в соответствии с режимом налогообложения. Для каждого режима разработан свой бланк.
Как заполнить КУДиР
Предприниматели на общем режиме отражают в книге учета доходы и расходы для расчёта НДФЛ. Рекомендуемая форма книги включает лист сведений, лист содержания книги учёта и шесть разделов.
Предприниматель может разработать свою форму книги, если это ему нужно специфики деятельности или если он освобожден . Например, у него нет основных средств и нематериальных активов, поэтому он удаляет соответствующие разделы из книги. Но тогда КУДиР придется согласовывать с налоговой. Можно оставить общепринятую форму КУДиР и просто не заполнять ненужные разделы.
Заполнение КУДиР — сложный процесс, без помощи профессионального бухгалтера предпринимателю не обойтись. В каждом из разделов книги несколько таблиц с множеством граф, также надо вносить сведения .
Типичные ошибки в книге учёта
Предприниматели часто допускают следующие ошибки при ведении КУДиР:
Кто и зачем должен вести книгу учёта
В 2023 году книгу учёта доходов и расходов обязаны вести все ИП, которые работают на ОСНО, УСН, ЕСХН и ПСН, и организации, которые применяют УСН. Если индивидуальный предприниматель совмещает несколько режимов налогообложения, например общий и патент, ему следует регистрировать все сделки в двух КУДиР.
Если у вас как у владельца бизнеса есть и ИП, и ООО на упрощённой системе, для них нужны отдельные КУДиР. Исключение — если вы совмещаете несколько патентов, тогда можно обойтись одной.
Книга учёта доходов и расходов позволяет:
Как правильно заполнить Книгу учёта
Книга учёта включает в себя титульный лист и несколько разделов. Названия форм и данные, которые следует в неё внести, зависят от налогового режима. Чтобы разобраться, какую информацию заполняют владельцы бизнеса на разных режимах, ознакомьтесь с таблицей ниже.
Режим налогообложенияЧто нужно включить
Все— Год, в который нужно вести учёт— Число и месяц начала ведения— Код по ОКПО— Наименование юридического лица или фамилия, имя и отчество ИП— ИНН и КПП юридического лица или ИНН предпринимателя— Банковские реквизиты— Местонахождение юридического лица или адрес проживания ИП
УСН— Объект налогообложения: «доходы» (для тех, кто считает налог с поступлений) или «доходы минус расходы» (для тех, кто уплачивает налог с разницы между поступлениями и затратами)
ПСН— Регион Российской Федерации, в котором получен патент— Срок патента
ОСНО— Код и наименование инспекции, в которой ИП зарегистрировался— Данные о постановке на учёт— Номер телефона: домашний и (или) рабочий— Подпись и печать
УСН, ЕСХН, ПСН— Дата и номер первичного документа— Суть операции— Деньги от поступления или траты— Полная сумма за все транзакции квартала и полугодия
ОСНОЗдесь учитывают поступления, авансы и расходы:— Наименования товара или услуги— Единица измерения— Дата операции— Стоимость товара или услуги и др.
II. Расходы на покупку основных средств и нематериальных активов
УСН, ЕСХНИнформация по основным средствам, которые уже находятся в эксплуатации:— Название объекта— Число, месяц и год оплаты— Число, месяц и год ввода в эксплуатацию и др.
III. Убытки прошлых периодов, уменьшающие налоговую базу (НБ)
УСН— Убытки, которые ещё не были учтены— Сумма убытков по каждому периоду— Налоги за прошлые налоговые периоды— Убытки, на которые налогоплательщик уменьшил НБ и др.
IV. Расходы, уменьшающие налог
УСН— Дата и номер первичного документа— Период уплаты страховых взносов— Страховые взносы— Общая сумма взносов— Итоговые значения по кварталам и полугодиям
V. Торговый сбор, уменьшающий налог
УСН— Дата и номер первичного документа— Период уплаты торгового взноса— Сумма торгового взноса— Итоговые значения по кварталам и полугодиям
II–IV. Расчёт амортизации
ОСНОЗдесь определяют амортизацию основных средств, нематериальных активов и малоценных быстроизнашивающихся предметов и указывают:— Название объекта— Число, месяц и год приобретения— Стоимость— Годовая норма амортизации— Затраты на настройку и обслуживание и др.
V. Расчёт выплаченной сотрудникам зарплаты и налоги с неё
ОСНО— Фамилия, имя, отчество и паспортные данные сотрудника— Дата заключения трудового договора— Заработная плата и премии в рублях— Налог, который удерживает работодатель— Сумма к выплате— Дата выплаты— Подпись сотрудника
VI. Определение налоговой базы
ОСНОЗдесь рассчитывают НБ по НДФЛ на основании информации из предыдущих разделов
Преимущества ведения КУДИР электронно в сервисе «Моё дело»
Экономия времени предпринимателя
Рассказываем предпринимателям, как вести бухучёт, проходить проверки, разговаривать с налоговиками, составлять договоры и управлять сотрудниками.
Соблюдение требований законодательства
В КУДИР все доходы и расходы автоматически отражаются в хронологическом порядке в строгом соответствии с первичными документами.
100 000 000 рублей – общая сумма,на которую застрахованы клиентыот ошибок по вине сервиса
Чем грозят ошибки в КУДиР
Если ФНС потребует от предпринимателя книгу учёта, её необходимо предоставить в течение 10 дней. В противном случае можно получить штраф за отсутствие КУДиР, который составит 10 тыс. ₽. Если инспекция установит, что владелец бизнеса не вёл её два года и больше, придётся заплатить 30 тыс. ₽.
За несоблюдение правил учёта и ошибки в КУДиР также грозят санкции:
Реклама может работать сама — с Рекламной подпиской от Яндекс Бизнеса
Предприниматели ведут книгу учета доходов, в которой отражают поступление денег от патентной деятельности. Если на этой системе налогообложения несколько патентов, можно вести одну книгу и вносить туда все доходы.
Книгу учета ведут весь срок действия патента. Если он куплен на год, книгу ведут год, если на полгода — книгу ведут полгода. Если закончился патент и он купил новый, нужно завести новую книгу.
Из всех КУДиР это самая простая книга для заполнения. В ней есть только титульный лист и раздел I «Доходы».
Титульный лист заполняют почти , как при УСН. Различие — в полях «Наименование субъекта Российской Федерации, в котором получен патент» и «Срок, на который выдан патент».
Раздел «Доходы». Сюда вносят данные о полученных доходах.
Всего надо заполнить четыре графы:
Пример заполнения полей раздела «Доходы» для ИП на патенте
Книга учета доходов и расходов
В ней титульный лист и два раздела — «Доходы и расходы» и «Расходы на приобретение основных средств и на приобретение нематериальных активов, учитываемые при исчислении налоговой базы по единому сельскохозяйственному налогу». Они заполняются почти , как «Доходы минус расходы».
Пример заполнения титульного листа КУДиР
Пример заполнения раздела I КУДиР . Сюда вносят доходы и расходы
Пример заполнения КУДиР . Сюда носят расходы на приобретение основных средств и на приобретение нематериальных активов, учитываемые при исчислении налоговой базы. Если таких расходов не было, лист не заполняют
Как заполнить КУДиР для ИП «Доходы»
Предприниматели на упрощенной системе налогообложения отражают показатели в КУДиР в полных рублях, то есть копейки округляют — до 50 копеек отбрасывают, 50 и более копеек округляют в большую сторону.
1500 рублей 30 копеек пишут как 1500.
1500 рублей 50 копеек — как 1501.
Вот что надо заполнить:
Справку к разделу I заполнять не нужно.
Титульный лист. Содержит данные о предпринимателе, его банковских счетах, отчетном периоде и системе налогообложения.
Раздел I. Сюда вносят данные о доходах и расходах — отдельно по каждому кварталу. Если доходов и расходов в квартале не было, таблицу по этому периоду оставляют пустой.
В доходах отражают только те, что учитывают при УСН. Например, деньги от продажи товаров, оказания услуг и проведения работ, а также от процентов на остаток на расчетном счете.
Обязательно вносят расходы:
Другие расходы предприниматель не обязан вносить, так как они не влияют на налоговую базу «Доходы», но по желанию может это сделать. Например, предприниматель сдает в аренду офисы. Периодически у него есть расходы на текущий ремонт помещений и оплату коммуналки. Он может фиксировать это в КУДиР для своего удобства. Но налоговой эти данные не нужны, так как эти расходы не учитывают при расчете налога.
Раздел IV. В нем ИП отражает страховые взносы и больничные. Они уменьшают налог при УСН «Доходы».
Предприниматель зарегистрирован 3 июля 2023 года. Поэтому фиксированный страховой взнос посчитан пропорционально количеству месяцев начиная с месяца начала деятельности — 22 674,55 ₽
Раздел V. Сюда вносят суммы уплаченного торгового сбора, которые уменьшают налог при УСН.
Торговый сбор платят московские ИП, которые торгуют оптом или в розницу в магазине, павильоне, палатке, с раскладного стола-прилавка, автолавки, тонара, через торговый автомат. Они заполняют раздел V, а остальные предприниматели оставляют его пустым.
Предприниматель заплатил торговый сбор 54 000 ₽ один раз — 6 октября 2023 года
Особенности КУДиР на упрощённой системе
В отличие от других предпринимателей владельцы бизнеса на упрощённой системе считают налог, который необходимо уплатить в бюджет, на основании КУДиР. Но есть нюанс — её заполнение будет зависеть от того, какой объект налогообложения был выбран:
1. На скриншоте — образец первого раздела книги на УСН «Доходы». Здесь необходимо отразить только деньги, которые бизнес получил от клиентов2. На скриншоте — образец первого раздела книги на УСН «Доходы минус расходы». Помимо денег от продаж, следует внести все потраченные средства
Зарегистрируйтесь сейчас и получите бонусы
Предприниматели «Доходы минус расходы» отражают показатели в КУДиР в полных рублях. Копейки округляют так: до 50 копеек отбрасывают, 50 и более копеек округляют в большую сторону.
Книга учета для УСН «Доходы минус расходы» , как для УСН «Доходы», только заполняют другой набор разделов.
В КУДиР надо заполнить:
Титульный лист. Заполняют , как при УСН с объектом «Доходы», только в поле «Объект налогообложения» надо писать: «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
Раздел I. Сюда вносят доходы и расходы.
В графе «расходы» указывают те, которые можно учесть при УСН. Если в стоимость приобретенного товара, работ, услуг, имущественных прав входит НДС
, по этому платежу надо сделать две записи. В одной строке — стоимость без налога, а во второй — «входной» НДС, так как это отдельный вид расходов у упрощенца.
В конце квартала также вносят расходы на основные средства
Справка к разделу I. В конце года сюда вносят итоговую сумму доходов, расходов и налог.
Раздел II. В нем предприниматель показывает расчет затрат на покупку или создание нематериальных активов и основных средств. А также на их достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение.
Графы и 16 — общая информация по основным средствам и нематериальным активам.
Графы заполняют, если основное средство или нематериальный актив были приобретены или созданы до перехода на упрощенную систему налогообложения.
Если основные средства или нематериальные активы приобрели или создали в период применения , заполняют и
Раздел III. Его заполняют, только если в предыдущие 10 лет был убыток, на который можно уменьшить налоговую базу отчетного года.
