Доверенность на представление интересов организации в ИФНС
Представлять интересы организации в налоговой инспекции может только руководитель, а для индивидуального предпринимателя – это лично предприниматель. Главный бухгалтер или любое другое лицо могут выступать от имени налогоплательщика только по доверенности.
Образец доверенности на представление интересов юридического лица
В этой статье мы расскажем, как правильно оформить доверенность в налоговой инспекции на представление интересов юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Право передать полномочия
Согласно Налоговому кодексу РФ налогоплательщик должен лично участвовать в налоговых отношениях, но в некоторых случаях это не всегда удобно. Поэтому сдачу отчетности и другие документы в инспекцию может осуществлять штатный сотрудник, бухгалтер, курьер или другое лицо. Для этого необходимо оформить доверенность в налоговую инспекцию на представление интересов организации или индивидуального предпринимателя.
Описание полномочий представителя
Полномочия представителя должны быть ясно описаны в доверенности. Важно указывать только те действия, на которые его уполномочил доверитель. В противном случае, доверенное лицо может сделать ошибки, представляя ваш интерес в контакте с налоговой инспекцией.
Документ о передаче полномочий должен содержать следующие сведения:
- Наименование и данные налогоплательщика
- ФИО представителя
- Полномочия представителя
- Срок доверенности
- Дата выдачи доверенности
- Подпись доверителя и представителя
Нотариальное заверение
Существует недопонимание относительно необходимости нотариального заверения доверенности. Когда речь идет о юридическом лице, руководитель компании мог заверить документ личной подписью и печатью. После того, как требование оттиска печати в компаниях стало необязательным, нотариального заверения также не требуется, но может использоваться на практике.
В случае с индивидуальным предпринимателем (ИП) до 2011 года действовало правило, что если у ИП есть печать, то нотариальное заверение не требуется. Согласно закону, к ИП применяются те же правила, что и к юридическим лицам, поэтому подпись и печать самого ИП были достаточными для доверенности.
- Запустить производство товаров или услуг без заключения договора или заключит его с неуполномоченным сотрудником компании контрагента.
- Сделка может быть отменена в судебном порядке, и компания останется без обогащения за выполненную работу.
Другие проблемы при заключении договора
- Получение некачественной продукции или услуг.
- Несоблюдение сроков поставки товаров или услуг.
- Проблемы с возвратом денежных средств.
Какие документы запросить у контрагента
При заключении договора необходимо запросить следующие документы у контрагента:
Уставные документы
- Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
- Уставные документы (учредительные документы, решения о создании компании).
Финансовая отчетность
- Бухгалтерская отчетность за последний год.
- Налоговая отчетность.
Документы о руководителе
- Копия паспорта руководителя.
- Полное доверенность на лицо, подписывающее договор.
Эти документы помогут минимизировать риски и обеспечат вашу компанию законным и безопасным контрактом. Не забывайте запросить документы у контрагента и производить проверку надежности перед сотрудничеством.
К регистрационным документам, которые также необходимо запросить у контрагента для заключения договора, относятся:
- Свидетельство о государственной регистрации ЮЛ;
- Выписка из ЕГРЮЛ;
- ИНН и КПП организации;
- ОГРН;
- Реквизиты банка, если необходимо проводить финансовые операции.
Эти документы помогут подтвердить легитимность бизнеса контрагента и избежать возможных юридических проблем в будущем. Важно проверить, чтобы все данные в документах были актуальными и соответствовали информации, предоставленной в других источниках, таких как ЕГРЮЛ.
Заключение:
Правильно оформленный и обоснованный договор с контрагентом является важным элементом успешного ведения бизнеса. Для минимизации рисков и обеспечения правильной деятельности компании необходимо тщательно проверять полномочия представителей, запрашивать необходимые документы и внимательно изучать уставные документы контрагента.
Соблюдение всех юридических формальностей поможет избежать возможных споров и проблем в будущем, а также обеспечит взаимовыгодное и безопасное сотрудничество между компаниями.
Регистрационные документы
Среди регистрационных документов могут встретиться свидетельства или листы записи из ЕГРЮЛ о регистрации юридического лица. По сути они одинаковы — оба подтверждают факт создания организации.
Дело в том, что до 2017 года ФНС выдавала свидетельства, а после их заменили на листы записи. Подойдет и то, и другое.
Документы из налоговой
Кроме документов о регистрации, налоговая инспекция выдает свидетельство о постановке на учет. На практике его часто называют свидетельством ИНН, потому что в нем указан этот код.
Свидетельство ИНН выдается один раз и на всю жизнь компании. Даже если она переедет, поменяет название или директора, ИНН останется прежним.
Для налогообложения также может пригодиться информационное письмо из налоговой по форме 26.2–7. Оно подтверждает, что контрагент платит налоги по УСН, что гарантирует, что компания законно не выделяет и не платит НДС.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор
Здесь возможны два варианта:
- Доверенность на право подписи документов.
- Решение о назначении руководителя.
Важно: компании вправе выдавать доверенности, не заверяя их у нотариуса. Не пугайтесь, если документ выполнен на обычной бумаге, а не на официальном нотариальном бланке — это нормальная практика. Однако если есть сомнения в подлинности доверенности, лучше связаться с руководителем и уточнить, действительна ли она.
Дополнительные документы
Для крупных сделок перечень документов контрагента шире — нужно убедиться, что у фирмы хватит ресурсов исполнить договор. Запросите документы на недвижимость, производственную технику, сведения о численности сотрудников.
Сертификаты и декларации соответствия подтвердят качество продукции, лицензии и выписки из реестра СРО — соответствие деятельности партнера закону.
Для ИП список документов контрагента меньше — учредительных документов они не оформляют. У контрагента-индивидуального предпринимателя запросите:
- Свидетельство ИП
- Паспортные данные
Документы, запрашиваемые у контрагента при заключении договора, должны быть определенной формы. Подойдут оригиналы, а также копии, заверенные нотариусом или руководителем фирмы. Допускаются электронные документы или сканы оригиналов. Незаверенные копии лучше не принимать — за их достоверность никто не отвечает.
Достоверность некоторых сведений из документов можно проверить по открытым источникам. Например, ОГРН и ИНН из свидетельств или листов записи можно сверить с данными из электронной выписки, номер лицензии — с информацией в онлайн-реестрах.
Быстро сверить основные данные компании можно в Контур.Фокусе. Если данные не совпадают со скачанной вами выпиской, стоит насторожиться.
То же самое касается бухгалтерской отчетности за прошлые годы. Если компания отчитывается перед инспекцией, документы опубликуют в открытом доступе на сайте БФО за три предыдущих года. Зачем упрашивать контрагента выслать отчетность, если ее можно изучить самому?
Однако если партнер перед налоговиками не отчитывается, документы на ресурс не выложат. В таком случае можно обратиться к фирме лично. То же самое касается и квартальной бухотчетности — ее на сайте БФО нет, документы придется попросить у партнера.
Минимизировать риски в договорных отношениях помогает комплексная проверка контрагентов как по документам, так и по открытым источникам. И с тем, и с другим поможет Контур.Фокус. Сервис позволяет скачивать выписки из ЕГРЮЛ за любую дату и бухотчетность с электронной подписью ФНС, а также судебные акты. Вы можете сформировать документы прямо из карточки контрагента.
Нередко контрагенты отказываются предоставлять все документы. Но найти их вы можете сами в Фокусе. Например, сервис собирает данные о проверках и нарушениях, которые нашли контролирующие органы, госзакупках, вакансиях, упоминаниях в СМИ. Фокус наглядно покажет, с какими организациями и физлицами связан партнер — вдруг среди них есть подозрительные.
Карточка компании в Контур.Фокусе
Собрали чек-лист базовых документов для проверки ООО. Сохраните, чтобы не потерять.
Проверка партнера по документам — обязательный этап изучения компании до заключения сделки. Запрашивая документы для проверки контрагента, вы снижаете риск получить претензии от налоговой, а также столкнуться с недобросовестной фирмой.
Выбирайте только надежных контрагентов после проверки компаний в Контур.Фокусе
Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.
Электронные доверенности станут обязательными для предпринимателей через полгода
С 31 августа 2023 г. все организации и индивидуальные предприниматели должны будут использовать машиночитаемые доверенности, чтобы подписывать электронные документы. Пока есть время, нужно разобраться, как оформить и использовать такие доверенности
Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. По своему функционалу она не отличается от бумажной доверенности.
Появление МЧД ожидаемо, поскольку электронный документооборот становится все более востребованным. С 2022 г. некоторые отчеты можно сдавать в госорганы только в электронном виде – например, статистическую отчетность в Росстат и бухгалтерскую отчетность в налоговую.
Если руководитель организации или ИП решил не самостоятельно сдавать отчетность, а поручить это бухгалтеру, то необходимо будет оформить МЧД. Аналогично в случае электронного документооборота с контрагентами – бухгалтер может подписывать первичную документацию в электронном виде, в том числе акты и счета-фактуры, от имени организации или ИП при наличии МЧД. А если бухгалтер, на которого оформлена основная МЧД, заболел или уходит в отпуск, то он может оформить МЧД в порядке передоверия на своего коллегу.
Кому обязательно нужно оформить МЧД и как это сделать?
С 31 августа 2023 г. все сотрудники организаций, кроме руководителей, и представители ИП обязаны будут иметь МЧД, чтобы подписывать электронные документы и сдавать электронную отчетность.
Пока действует переходный период. На сайте ФНС в пилотном режиме функционирует сервис по созданию и обмену МЧД. Он позволяет проверить доверенность, создать заявление о ее отмене и т.д.
Чтобы сотрудники (представители) могли подписывать электронные документы, им понадобится КЭП физического лица без привязки к организации или ИП. Получить такую КЭП можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. После этого руководитель организации должен оформить на сотрудника МЧД и подписать ее своей КЭП. Далее информацию о выданной МЧД и саму доверенность необходимо внести в сервис МЧД ФНС.
После внесения данных в сервис сотрудник (представитель) при направлении отчетности и иных электронных документов от имени организации или ИП подписывает их своей КЭП и прикладывает к ним файл МЧД.
При оформлении МЧД в ней указывается срок действия – на усмотрение руководителя. Ограничений по сроку действия доверенности нет. При этом доверитель может аннулировать МЧД в любое время, в том числе до окончания срока, установленного изначально. Аннулируется она также на сервисе МЧД ФНС.
Через сервис можно оформить как основную доверенность, т.е. от имени руководителя компании или ИП, так и доверенность в порядке передоверия. Необходимо учитывать, что аннулирование основной доверенности влечет прекращение действия доверенности, выданной в порядке передоверия.
Что предпринимателям надо знать о сервисах МЧД налоговой службы?
Мы начали говорить о сервисе МЧД, который налоговая служба запустила на своем сайте для подготовки к обмену электронными документами с использованием машиночитаемых доверенностей. Он дает доступ к актуальным версиям документов всех участников электронного документооборота. То есть в любой момент руководитель компании или ИП может не только выдать МЧД, но и проверить полномочия представителей своих контрагентов. ФНС уверена, что применение этого сервиса позволит упростить оборот МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства.
Кроме того, уже давно на сайте ФНС функционирует сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД, чтобы подавать документы в налоговую. Такая МЧД будет действительна во всех налоговых органах – в любом субъекте России. Но этот сервис не подойдет, если нужно оформить МЧД для электронного документооборота с контрагентами. В таком случае необходимо воспользоваться новым сервисом.
Организации и ИП, которые обмениваются электронными документами через операторов ЭДО, уже сейчас могут оформить МЧД и регистрировать их в названных сервисах.
Почему не стоит откладывать оформление МЧД?
Машиночитаемые доверенности станут обязательными с 31 августа 2023 г. Однако компаниям и ИП надо уже сейчас позаботиться об оформлении МЧД, хотя бы для своего бухгалтера. Без МЧД налоговую и другую отчетность за третий квартал 2023-го сдать не получится.
При этом предпринимателям рекомендуется не забывать о контроле за доверенными лицами. Например, в случае увольнения работника или расторжения договора об оказании бухгалтерских услуг важно вовремя аннулировать МЧД.