В первой графе указывается код структурного подразделения.
Во второй графе указывается наименование структурного подразделения.
В третьей графе указывается количество штатных единиц (сотрудников) на данной должности.
В четвертой графе указывается оклад или тарифная ставка для данной должности.
В пятой графе указываются процентные надбавки к окладу.
В шестой графе указывается размер заработной платы для данной должности.
Штатное расписание Т-3 состоит из разрядов и групп разрядов. Для каждого разряда устанавливается оклад и процент надбавки, что позволяет быстро и легко рассчитывать заработную плату сотрудника.
Заключение
Штатное расписание – это обязательный документ для любой организации, позволяющий корректно устанавливать условия трудового договора, а также документ, который будет полезен при различных проверках со стороны налоговых и трудовых инспекций. Если штатное расписание не было составлено, это может привести к серьезным нарушениям и штрафам, поэтому важно его своевременно разработать и утвердить.
Форма документа штатного расписания Т-3
Форма документа совсем несложная. В шапке – стандартная информация об организации, которую указывают почти в каждом документе.
Графы формы штатного расписания Т-3
Штатное расписание – это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
1 и 2. Структурные подразделения, Код – Названия отделов, департаментов, цехов, групп и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, вы можете присвоить свои, любые коды.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация – Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но, не стоит злоупотреблять этим правом. Нужно придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта.
Количество штатных единиц – Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки.
Тарифная ставка (оклад) – Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада.
Надбавки
В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Например:
- Персональные надбавки
- Надбавки за стаж работы в компании или в отрасли
- Надбавки за работу с секретными сведениями
- Доплата за вредные условия работы
Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть.
- Всего в месяц – В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4.
При определении желательно придерживаться названий, которые есть в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.
А, если в компании есть должности, специальности либо профессии, по которым законом предусмотрены льготы, компенсации, их названия должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из профстандартов и справочников (ст. 57 ТК РФ).
Также самое и относительно профессий, по которым предусмотрен досрочный выход на пенсию.
Бывают ситуации, когда работодателю необходимо указать в штатном расписании не профессию или должность, а конкретный вид работы. В таком случае, нужно утвердить свою форму штатного расписания, которую можно составить на основе бланка Т-3. В нее можно внести любые дополнительные реквизиты, в том числе и виды работ.
Как утвердить штатное расписание на 2024 год
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Любое изменение штатного расписания всегда вносится также на основании приказа.
Приказ подписывает директор компании, а штатное расписание – и директор, и главный бухгалтер.
Срок действия штатного расписания
Срока действия у штатного расписания нет. Его можно составить один раз, а затем вносить в него изменения по надобности, столько раз, сколько это необходимо. Или можно утверждать такое расписание каждый год. Такой вариант удобен, если у компании происходят серьезные изменения в структуре. Например, было решено сменить или расширить сферы бизнеса или поменялись требования к квалификации сотрудников.
Когда менять штатное расписание
Менять штатное расписание можно по необходимости. Например, увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение старых, повышение окладов и т.п. Но штатное расписание необходимо менять всегда после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов. Также изменения в штатное расписание нужно вносить, если поменялось количество штатных единиц, добавляются новые подразделения или меняются их названия, повышаются или уменьшаются оклады, добавляются надбавки и т.д.
Как поменять штатное расписание
Изменить штатное расписание можно двумя способами. И в первом, и во втором случае нужно издать приказ. В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора, как изменение размера заработной платы. Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца. Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание. Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения. Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
В штатном расписании фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Рассказываем, когда компании и ИП обязаны утверждать документ, и обязаны ли вообще.
Обязательно ли составлять штатное расписание
Зачем нужно составлять штатное расписание
В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание (или ШР, штатка) совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, тогда ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.
Обязательность штатного расписания
Но не все так просто, из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует: если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, то такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, которые занимают сотрудники, положены льготы.
Следовательно, документ в организации должен быть. Вступление сотрудника в должность, в отсутствие его должности в штатке, относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР вправе работать:
- Они используют типовые трудовые договоры, в которые включают все условия.
- ИП с наемными работниками вправе работать без ШР.
Составление штатного расписания
Если возникнет желание или необходимость утвердить штатное расписание, то никаких особых требований по его составлению нет, штатка у ИП не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.
Документооборот и важность ШР
Для сведения: основы делопроизводства и документооборота.
В первую очередь, штатное расписание необходимо для планирования. По своей сути, ШР — это перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде зарплаты в компании. ШР структурирует всю организацию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в компании отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму ШР, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.
На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, она должна быть занята. Но это не говорит о том, что при каждом увольнении сотрудника необходимо менять ШР. При появлении вакансии у работодателя возникает обязанность сообщать информацию в службу занятости. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости.
На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Штатка — одна из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых и иных проверках, так как является документом первичного учета. При составлении документа необходимо учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.
Внештатные сотрудники (те, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера) к ШР никакого отношения не имеют, так как исполняют разовые работы.
Когда разрабатывают штатное расписание и как часто его меняют
Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если документ забыли утвердить, то сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц.
Другой вариант — вносить необходимые изменения в уже действующее ШР путем издания специального приказа. Это понадобится, если:
Обязательно ли использовать унифицированную форму Т-3
Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3 штатного расписания, но с 2013 года она перешла в разряд рекомендованных, а не обязательных. Несмотря на это, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей, и утвердить ее во внутреннем локальном акте.
Если вы решите подготовить собственный бланк, проверьте, какие сведения содержит и как правильно оформить штатное расписание: это определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, небольшой:
Если компания решила разработать собственный образец штатного расписания, то оно должно соответствовать еще и требованиям части 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.
Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В расписании не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ — так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.
Как составить штатное расписание
Разберем на примере: оформляем по всем правилам образец штатного расписания на 2024 год для индивидуального предпринимателя, у которого десять штатных единиц (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):
А это образец для ООО на примере штатного расписания строительной компании на 2024 год (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):
Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным. В документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании. Вот пример заполнения штатного расписания на 2024 год для ООО с филиалом (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):
Надо знать: где и сколько должно храниться штатное расписание
Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:
Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.
Чтобы утвердить штатку, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на ШР не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто его составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.
Подробнее: как составить приказ об утверждении штатного расписания
Как внести изменения в штатное расписание
Любое изменение штатного расписания всегда происходит на основании приказа. Такие поправки связаны:
Изменения разрешается вносить в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы.
Может пригодиться: как составить приказ об изменении штатного расписания
Как изменить ШР в связи с сокращением штата
При сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений. Если изменения касаются вакантных мест, то этот срок разрешено не соблюдать.
Подробнее: как оформить сокращение должности в штатном расписании
Как в ШР изменить размеры окладов
При изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.
Как в ШР переименовать профессии или должности
При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться Списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (Постановление Кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991, Постановление Совмина СССР № 1173 от 22.08.1956). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.
Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России № 20 от 24.03.1999. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, то ШР разрешается не составлять.
Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Универсальное определение штатного расписания можно взять из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Мы же рассмотрим данное понятие более широко, исходя из совокупности норм трудового права.
Итак, штатное расписание – это документ:
В настоящее время вопрос об обязательности наличия в компании штатного расписания носит дискуссионный характер. Как в юридической литературе, так и на практике существует две точки зрения по этому поводу.
Первая исходит из следующего: штатное расписание является локальным нормативным актом, принятие которого в силу ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) относится к праву, а не обязанности работодателя. Трудовой кодекс лишь дважды упоминает штатное расписание и прямо не регламентирует обязанность работодателей по его утверждению. Поэтому ведение штатного расписания – это лишь рекомендация работодателю, равно как и его форма, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Вторая точка зрения абсолютно противоположна первой, и согласно ей штатное расписание обязательно для работодателя в силу следующего. Так, обязанностью работодателя по трудовому договору в силу ст. 56 ТК РФ является предоставление работнику работы по обусловленной трудовой функции. При этом трудовая функция может представлять собой работу по должности в соответствии именно со штатным расписанием (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Из этого следует вывод, что все-таки обязанность работодателя во всех случаях, когда он нанимает персонал для работы по должностям на основании трудовых договоров, иметь штатное расписание с перечнем этих должностей.
В обоснование второй точки зрения следует говорить и о том, что Фонд социального страхования РФ и Пенсионный фонд РФ зачастую обращали внимание страхователей (работодателей) на необходимость предоставления штатного расписания как документа, подтверждающего правильность и достоверность начисления страховых взносов, при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников.
Хоть с 1 января 2023 года в Российской Федерации начал свою работу Социальный фонд России, созданный путем реорганизации государственного учреждения – Пенсионного фонда – с одновременным присоединением к нему Фонда социального страхования, сведений о том, что Социальный фонд поменял или поменяет подход своих предшественников в отношении штатного расписания, не имеется.
В судебной практике также существует достаточное количество примеров, указывающих на необходимость наличия штатного расписания в организации и его правильного ведения. Категории дел разные.
Так, например, Верховный суд РФ в Постановлении от 15 июня 2020 г. № 20-АД20-2 в рамках дела о привлечении лица к административной ответственности за нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда отменил судебные акты нижестоящих судов и направил дело на новое рассмотрение, в частности потому, что в нарушение требований ст. 26.1 КоАП РФ судебными инстанциями должным образом не исследован вопрос о наличии в штатном расписании общества рабочих мест, в отношении которых специальная оценка условий труда подлежала проведению до момента проверки, в том числе не исследовано, предусмотрены ли в штатном расписании общества рабочие места, относящиеся к указанным в ч. 6 ст. 27 Закона о специальной оценке условий труда. А без штатного расписания достоверное и полное исследования данного вопроса невозможно.
В судебной практике имеются и дела, которые свидетельствуют, что отсутствие у работодателя штатного расписания или отсутствие в нем должностей, по которым работники осуществляют трудовую функцию, может наряду с иными обстоятельствами рассматриваться как основание для привлечения работодателя и его виновных должностных лиц к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
При этом в большинстве случаев штатное расписание является своеобразным спасательным кругом для работодателей как в трудовых спорах, так и в ходе проведения проверок надзорными органами, рассмотрения дел о привлечении к административной ответственности, в рамках рассмотрения судебных дел, поскольку играет роль допустимого, относимого и прямого доказательства правомерности действий/отсутствия вины работодателя в том или ином деянии.
Например, с помощью штатного расписания можно доказать обоснованность проведенного сокращения, сославшись на отсутствие доступных вакансий.
Таким образом, если ответ на вопрос обязательности ведения штатного расписания вызывает дискуссию, то ответ на вопрос необходимости его ведения, мы полагаем, однозначен: да, штатное расписание должны вести все компании.
Минимальный набор плюсов наличия штатного расписания для работодателя:
Штатное расписание, как любой локальный нормативный акт, утверждается работодателем.
Например, в обществе с ограниченной ответственностью утверждение штатного расписания уставом общества может быть отнесено к компетенции общего собрания участников, единоличного исполнительного органа, совета директоров (наблюдательного совета).
Поскольку штатное расписание предназначено для отражения сведений об имеющемся у работодателя штате, то есть о постоянном составе должностей (профессий, специальностей) и о количестве работников, осуществляющих по ним трудовую функцию, штатное расписание должно содержать наименования должностей (профессий, специальностей) и количество штатных единиц. Иную информацию работодатели могут не указывать!!!
Но тут стоит отметить, что само содержание штатного расписания может выходить за рамки рекомендуемой формы, т. е. законодатель дает работодателю право на разработку собственной формы.
Собственное штатное расписание обладает рядом преимуществ перед унифицированной рекомендуемой формой. В отличие от шаблона оно составляется с учетом вида деятельности компании, соответствующего правового регулирования этой деятельности и применяемых к нему специальных норм трудового законодательства, а также исходя из кадровой политики и иных интересов и целей работодателя.
Действующее законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагается, что составлять документ может любой уполномоченный сотрудник — руководитель, кадровик, бухгалтер, HR-специалист или другие специалисты на основании гражданско-правового договора. Обязанность по составлению и ведению таблицы должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного работника.
Однако процесс создания собственного штатного расписания не прост и требует верного определения, глубокого анализа подлежащих применению норм и фактической ситуации в компании. Помните, что максимально удобное собственное штатное расписание способно в значительной степени облегчить соблюдение норм трудового законодательства и необоснованных финансовых затрат (убытков) компании.
Специалисты департамента кадрового консалтинга Юридического бюро «Константа» имеют внушительный опыт в сфере ведения штатного расписания, начиная с вопросов заполнения унифицированной формы, включения в нее дополнительных граф, порядка внесения изменений в штатное расписание, в том числе при сокращении штата, до разработки собственного штатного расписания, исходя из особенностей компании и интересов клиента.
Публикации по темам
Штатный документ оформляется всеми работодателями, а при отсутствии этого документ применяются штрафные санкции за нарушение трудового законодательства, а также могут возникнуть проблемы при налоговых и иных проверках.
Штатное расписание — что это такое?
Штатное расписание — это документ, применяемый для оформления структуры организации, состава и численности персонала. Согласно пояснениям к унифицированной форме № Т-3, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, в штатном расписании нужно указывать:
Кроме того, в штатном расписании проставляется размер зарплаты по каждой из должностей (Письмо Роструда от 22.03.2012 г. № 428-6-1).
Судебные органы постановляют, что штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий такую информацию:
Для чего составляется штатное расписание
В ТК штатное расписание упоминается два раза:
Соответственно, если работодатель планирует оформить трудовые отношения хотя бы с одним сотрудником, ему сначала нужно утвердить штатное расписание. Без него нет возможности корректно оформить трудовые отношения.
Важно! Раньше название должности или работы, специальности, профессии требовалось указывать в трудовой книжке сотрудника так, как это указано в штатном расписании (п. 3.1 инструкции, регламентированной Постановлением минтруда от 10.10.2003 г. № 69). Ныне действующий порядок ведения трудовых книжек не содержит подобного требования.
Такое же право имеется и у ПФР при проверке индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к Методическим рекомендациям, регламентированным Постановлением ПФР от 30.01.2002 г. № 11п). Запросить штатное расписание могут и инспекторы ИФНС, если решат, что данный документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК, Письмо Минфина от 09.10.2012 г. № 03-02-07/1-246).
Штатное расписание нужно сформировать также потому, что оно используется в спорах при увольнении из-за сокращения численности или штата. На основании этого документа можно подтвердить, что в структуре компании действительно были изменения, а потому сокращение не было фиктивным.
Ответственность за отсутствие штатного расписания
При отсутствии штатного расписания применяется административная ответственность согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, по которой штраф:
Штраф назначает трудовая инспекция или судебные органы.
Кроме того, предусмотрены и иные меры наказания за отсутствие или непредставление штатного расписания по требованию инспекторов, Так, ИФНС может назначить штраф 200 руб. согласно ст. 126 НК, если работодатель не предъявит этот документ. Кроме того, возможны доначисления по налогам в связи с тем, что какие-либо расходы или суммы страхвзносов будут неподтвержденными.
Требования к оформлению штатного расписания
Штатное расписание оформлено корректно, если в него включены такие сведения:
Кроме того, нужно указать, что этот документ называется именно штатным расписанием. Также требуется зафиксировать сведения о конкретном работодателе. На штатном расписании ставится номер документа по ОКУД — 0252251.
Наиболее простой метод соблюдения указанных требований — использовать для заполнения штатного расписания унифицированную форму № Т-3, регламентированную Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Коммерческие организации имеют право самостоятельно принимать решение, использовать эту форму документа или разработать свою (Письма Роструда от 09.01.2013 г. № 2-ТЗ, от 23.01.2013 г. № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 г. № ПГ/1487-6-1).
Важно! В форме № Т-3 указан код по ОКУД — 0301017, поскольку он соответствует унифицированной системе первичной учетной документации по учету труда и его оплате. При необходимости его можно дополнить кодом 0252251.
Утверждение штатного расписания
Для утверждения штатного расписания издается приказ или распоряжение руководителя в свободной форме. На основании информации в документе должно быть четко понятно, какое именно штатное расписание вводится и с какой даты. Поэтому целесообразно оформить утверждаемое штатное расписание как приложение к этому приказу.
Работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1).
Корректировка штатного расписания
Внесение изменений в штатное расписание необходимо в том случае, когда в компании появляются новые должности, исключаются или переименовываются прежние. Кроме того, корректировки могут потребоваться, когда изменяются оклады, количество сотрудников или структура организации. Порядок внесения изменений в штатное расписание никак не регламентирован.
Внести корректировки в штатное расписание можно двумя способами:
Оба способа можно совместить, к примеру, при незначительных корректировках достаточно издать приказ об изменениях. А если корректировки глобальные, тогда потребуется утвердить новое штатное расписание.
Сроки хранения штатного расписания
Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.
Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.
Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.
В компании вводится новое штатное расписание (приказ № 74ОК). В структуре хозяйствующего субъекта — 7 подразделений. Общая численность работников по штату — 16,5 единиц. Уборщица оформлена на 0,5 ставки.
Образец штатного расписания по форме № Т-3 будет выглядеть следующим образом:
Если работодатель при составлении штатного расписания на 2022 год будет придерживаться указанных выше правил, он обезопасит себя от проблем при проведении проверок госорганами. Своевременное указание корректировок в штатном расписании поможет избежать конфликтных ситуаций, в т.ч. при необходимости сокращения сотрудников.