Важные изменения в правилах хранения архивных документов
C 17 сентября 2023 года вступает в силу приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердивший новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях. Этот приказ меняет порядок хранения документов, установленный ранее приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Новые правила хранения документов
Согласно новым правилам:
- Документы нужно сдавать на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (завершения дела в делопроизводстве).
- В архив нужно передавать только документы постоянного (со сроком хранения до ликвидации организации) и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения.
- Документы со сроком хранения до 10 лет в архив можно не сдавать – их хранят в подразделении организации, которое их оформило, и по истечении сроков их хранения уничтожают.
Порядок передачи документов на хранение
Передача документов на хранение в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации. Прием-передача дел производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии работника подразделения, составившего документы. В отметке о приеме дел указывают количество принятых дел, дату приема-передачи и подписи соответствующих работников.
Группировка документов перед сдачей в архив
Документы нужно группировать в отдельные дела по структурным, функциональным, тематическим признакам и срокам хранения. Документы постоянного и длительного сроков хранения, включая личные дела сотрудников, должны быть полностью оформлены и включены в опись дел. В каждое дело включается только один экземпляр каждого документа.
Примечание: Документы постоянного и временного срока хранения группируются отдельно друг от друга, а дело на бумажном носителе не должно превышать 250 листов при толщине папки не более 4 см.
Эти изменения в правилах хранения архивных документов позволят организациям более эффективно управлять своими архивами и обеспечить безопасность и доступность документов в соответствии с требованиями законодательства.
Организация архивного хранения документов
Если организация решит хранить документы самостоятельно, необходимо оборудовать архив соответствующим образом. В частности, архив должен быть изолированным помещением с постоянной температурой и влажностью, отделенным огнеупорными стенами от соседних помещений. Также помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, а также выходы к лифтам или лестничным клеткам. Запрещается размещение архива в подвалах и помещениях, находящихся ниже уровня земли.
Если документов в организации не много, их можно хранить в запирающихся шкафах или сейфах, расположенных в соответствующих отделах организации (например, в кадровом отделе или бухгалтерии). В любом случае, деятельность архива должна быть регламентирована локальным актом организации, а также необходимо назначить работника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования документов.
Возможность внешнего хранения документов
Организации также имеют возможность доверить хранение документов сторонним организациям, специализирующимся на архивном хранении. Для этого необходимо заключить договор возмездного оказания услуг, предметом которого будет хранение архивных документов. Преимуществом внешнего хранения является использование специализированных услуг и оборудования, что может повысить уровень безопасности и эффективности хранения.
Хранение электронных документов
Хранение электронных документов требует особого внимания и специализированных подходов. Необходимо использовать систему хранения электронных документов (СХЭД), которая должна быть совместима с системой электронного документооборота организации и интегрирована в систему электронного документооборота.
При хранении электронных документов необходимо учитывать следующие аспекты:
- Электронные документы могут передаваться на архивное хранение как с помощью технически контролируемых средств, так и на физически обособленных носителях (например, флэш-картах или жестких дисках).
- При поступлении электронных документов в СХЭД, необходимо осуществлять автоматическую проверку наличия всех файлов, составляющих документ, а также проверку на наличие вредоносного программного кода.
- Сотрудник, ответственный за архив, должен проводить выборочную проверку электронных документов на подлинность, воспроизводимость и читаемость.
Хранение электронных документов требует особого внимания к безопасности и целостности информации, поэтому необходимо строго придерживаться всех рекомендаций и требований при организации архива.
Управление архивными документами
При проверке обнаружены расхождения между электронным документом и метаданными, невоспроизводимость или вредоносное ПО – такие документы не будут приняты на хранение. Отправителю будет послано уведомление для внесения изменений.
Уничтожение и проверка
Электронные документы, сроки хранения которых истекли, будут уничтожены и зафиксированы в акте. Информация об этих документах должна сохраниться в СХЭД. Все архивные документы, включая электронные, должны периодически проходить проверку.
Проверка архивов
Плановая проверка бумажных документов должна происходить не реже одного раза в 10 лет. Электронные архивные документы проверяются ежегодно, а на физически обособленных носителях – раз в 5 лет. При необходимости, проводится внеплановая проверка.
Особенности проверки
Проверка проводится двумя работниками, включая визуальный осмотр и сверку с описью. Утверждение акта проверки наличия является завершением процесса. В случае отсутствия документов, начинается их розыск в течение года.
Автоматическая проверка
Электронные архивные документы в СХЭД проверяются автоматически для исключения несанкционированного доступа и изменений. Регулярная проверка помогает поддерживать порядок в архивах.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах
Проверка физических носителей осуществляется путем визуального и программного контроля физического и технического состояния носителя. Носитель проверяют на целостность, воспроизводимость, наличие на нем файлов документов и вредоносных компьютерных программ. При обнаружении изменений физического состояния носителей или их некорректном воспроизведении работник архива должен восстановить утраченные документы с резервного экземпляра и записать их на новые носители.
Зарегистрировано в Минюсте России 6 сентября 2023 г. N 75119
Утверждение Правил
В соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности Федеральным законом Об архивном деле в Российской Федерации, утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах.
Руководитель архива, А.Н. Артизов, утверждает прилагаемые Правила, которые определяют процессы работы с документами архивного фонда и другими архивными документами в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Утверждены приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77