Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ (ИП Дмитриенко Е.В.)

Доступ невозможен

Превышено максимально допустимое количество одновременно работающих пользователей в организации

Распорядительные документы

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

Назначение распорядительных документов и их виды

  • организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
  • распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

  • создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
  • содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

  • название вида документа;
  • дата его оформления;
  • наименование составителя;
  • описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
  • количественные характеристики описываемого факта;
  • сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст.

9 Закона № 402-ФЗ).

Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

  • возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
  • обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
  • проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
  • возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
  • рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
  • установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
  • необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
  • использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
  • ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
  • возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
  • обязательность составления на русском языке;
  • возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
  • указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

  • эмблема организации;
  • товарный знак;
  • коммерческое обозначение юрлица.

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть).

При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой).

Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.

В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

  • «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
  • «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.

К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).

Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа.

Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

  • на последнем листе документа у его левой границы;
  • на обороте последней страницы внизу слева;
  • в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.

При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

Подводим итоги

  • Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
  • Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
  • Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
  • При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.
Больше проверок:  Зарегистрироваться для налоговой проверки

В тексте любого документа в системе ГАРАНТ вы можете написать неограниченное
число собственных комментариев, при необходимости снабдив их гиперссылками
на другие документы системы.

Непосредственно из текста комментария можно установить гипертекстовую ссылку,
причем как на другой документ в системе, так и на документ или запрос,
сохраненный в папке “Мои документы”.
Чтобы установить ссылку на другой документ в системе, достаточно его найти,
открыть, и с помощью контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши,
создать ссылку на документ, после чего вернуться к своему комментарию
и вставить ссылку при помощи комбинации клавиш Ctrl+V.

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

“Горячие” документы

В разделе представлены новые законы РФ, указы Президента, постановления Правительства и другие нормативные документы, касающиеся важных сторон жизни государства и общества и затрагивающие большинство физических и юридических лиц. Новые документы поступают несколько раз в день (см. также все новые поступления документов). выделены наиболее важные документы.

Ключевые документы по теме «Антикризисные меры 2022 – 2023» смотрите здесь.

Заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ представляются по новой форме

Предложен особый порядок осуществления отдельных видов лицензирования и разрешительных режимов на морском и внутреннем водном транспорте в 2023 году

Ключевая ставка Банка России осталась на уровне 7,50% годовых

Предлагается установить возможность продления действия специального инвестиционного контракта в области автомобильной промышленности до 31 декабря 2033 года

В Госдуму внесен законопроект о поддержке российских организаций, осуществляющих деятельность в области разработки программного обеспечения

С 1 сентября 2023 года оптимизируются процедуры выдачи, продления и переоформления разрешений на выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух

ФФОМС даны разъяснения по вопросам авансирования медицинской помощи по ОМС в 2023 году

В порядок расчета размера операционного риска внесены изменения юридико-технического характера

С 1 апреля 2024 года устанавливаются новые требования к представлению в Банк России отчетности саморегулируемой организации в сфере финансового рынка

Определена процедура подтверждения Минцифры России целевого назначения технологического оборудования, комплектующих и запасных частей к нему, сырья и материалов, ввозимых в рамках реализации инвестиционных проектов в области информации и связи

Уточнены формы и требования к составлению отчетности об исполнении бюджетов. Некоторые из них применяются с отчетности за 2022 год

Обновлены порядок проверки достоверности сведений, включаемых или включенных в ЕГРЮЛ, и формы используемых документов

Увеличены размеры компенсационных выплат на транспортировку промышленной продукции

При решении вопроса субсидиарной ответственности суд должен учитывать как добросовестность лица, контролирующего должника, включая исполнение таким лицом своей обязанности по учету интересов кредитора, в том числе при рассмотрении дела в суде, так и процессуальную добросовестность кредитора

Минтрудом планируется урегулировать некоторые вопросы, касающиеся обмена сведениями о заработке для целей исчисления пособий по больничным листкам отдельным категориям лиц

Проект Приказа Минпромторга России “Об утверждении отраслевого плана мероприятий по обеспечению готовности заказчиков, осуществляющих закупки в соответствии с Федеральным законом “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” (за исключением организаций с муниципальным участием), на принадлежащих им значимых объектах критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, к преимущественному использованию российского программного обеспечения, в том числе в составе программно-аппаратных комплексов, на значимых объектах критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, которые функционируют в области горнодобывающей, металлургической, ракетно-космической, оборонной, химической промышленности и использования атомной энергии”

Готовят план перехода заказчиков к преимущественному использованию российского ПО на значимых объектах критической информационной инфраструктуры в отдельных отраслях промышленности

Банком России принято решение, касающееся перехода кредитных организаций на применение порядка расчета операционного риска с учетом коэффициента внутренних потерь (КВП)

На I квартал 2023 г. установлены коэффициенты-дефляторы к ставке НДПИ при добыче угля

Скорректированы формы сообщений банка в налоговые органы о реквизитах счетов (депозита, вклада, КЭСП)

Обновлена форма сообщения, направляемого физлицами в налоговые органы, о наличии имущества – объектов налогообложения

Разработаны информационно-методические материалы о назначении и оформлении назначения наркотических и психотропных лекарственных препаратов, других препаратов для медицинского применения, подлежащих предметно-количественному учету

Продлена отсрочка уплаты платежей за аренду федерального имущества для предпринимателей, призванных по мобилизации, и добровольцев

Планируется уточнить основания для отказа в продлении договора аренды земельного участка в рамках антикризисных мер поддержки предпринимательства

Металлургическое и подъемно-транспортное оборудование предлагается включить в перечень товаров, в контрактах на поставку которых должны предусматриваться авансовые платежи в размере не менее 80 процентов цены контракта

Скорректированы сроки проведения отборов проектов модернизации генерирующих объектов тепловых электростанций

С 1 марта 2023 года не рассматриваются как подакцизные товары электронные системы доставки никотина, а также устройства для нагревания табака

ФНС сообщает о сроках уплаты НДФЛ налоговыми агентами по операциям с ценными бумагами

С 1 апреля 2023 года устанавливаются новые требования к составлению и представлению в Банк России отчетности профессиональных участников рынка ценных бумаг, организаторов торговли и клиринговых организаций, а также другой информации

Актуализирован список наиболее востребованных на рынке труда, новых и перспективных профессий, требующих среднего профессионального образования

ФНС даны разъяснения о порядке применения в 2023 году кадастровой стоимости земельных участков в качестве налоговой базы по земельному налогу

Внесены изменения в правила предоставления молодым ученым социальных выплат на приобретение жилых помещений

Правительство подготовило изменения в программу субсидирования кредитов на приобретение объектов недвижимого имущества в целях осуществления деятельности в сфере промышленности

Уточнены основания для проведения Роскомнадзором внеплановых контрольных (надзорных) мероприятий

На 2023 год установлены временные требования к составлению отчетности страховыми организациями и обществами взаимного страхования

Банком России даны разъяснения, касающиеся составления отчета по ценным бумагам и цифровым правам по форме отчетности 0420415

Для целей определения размера налогового вычета утверждены коэффициенты норм расхода добытых (выловленных) водных биоресурсов на единицу произведенной продукции

Актуализированы формы документов, используемых ФСТЭК России в процессе лицензирования деятельности по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации

С 1 января 2024 года сведения о государственных воздушных судах и об их владельцах представляются по утвержденной форме

Минздрав сообщает о необходимости прекращения выписывания лекарственных препаратов на рецептурных бланках старого образца

ФАС даны разъяснения по порядку ведения реестра недобросовестных поставщиков (исполнителей, подрядчиков)

Российским экспортерам предоставлено право зачислять валютную выручку на счета российских поставщиков товаров без ее обязательной продажи

Вступление в силу новых Правил поставки газа в РФ планируют перенести с 1 марта на 1 сентября 2023 года

На период до 31 декабря 2023 года (включительно) Банк России устанавливает временный порядок расчета размера операционного риска

Утверждены правила направления средств маткапитала на получение ежемесячной выплаты в связи с рождением (усыновлением) ребенка до достижения им возраста трех лет

Конституционным Судом обобщены постановления и наиболее важные определения, принятые им в четвертом квартале 2022 года

Закреплены правовые основы института пробации

Подписан закон о цифровизации ряда госуслуг в сфере охоты

Упрощен порядок предоставления сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера региональными и муниципальными депутатами, осуществляющими деятельность на непостоянной основе

Подписан закон, уточняющий порядок обработки и получения информации из государственной информационной системы мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации

Разграничены полномочия по приему, хранению и уничтожению изъятого, добровольно сданного или найденного оружия между войсками национальной гвардии и органами внутренних дел

Вы можете также:

Возможности

Пользуйтесь всеми функциями без ограничений

Оплатить пакет просто!

Запуску мешают активные сессии на других устройствах

Виды, назначение, порядок принятия

В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются?

На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч.

1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами. Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда.

Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много.

Больше проверок:  Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности

Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя. Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6). Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения. А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью.

Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью. В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

  • локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
  • нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
  • локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
  • локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

  • принимаемые работодателем единолично;
  • принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст.

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст.

135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст.

221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

  • наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
  • наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
  • дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
  • место составления документа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.».

На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

приказом ООО «Юпитер»

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

Директор ООО «Юпитер»

Марсов, А. В. Марсов

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ).

Больше проверок:  Проверка реестром печатей и реестром подписей и печатей

Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

  • истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
  • отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
  • вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ).

Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.

  • локальные акты
  • нормативно-правовой акт
  • трудовые отношения

Закладки в документах

С помощью закладок вы можете отмечать нужные фрагменты в текстах документов для последующей работы с ними.

После сохранения закладки на поле слева от отмеченного фрагмента документа появляется
знак

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

Список всех установленных в системе закладок можно найти в папке “Мои документы”,
открыть которую можно при помощи кнопки

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

на панели навигации. Каждая закладка отмечается знаком

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

и хранится в той папке,
которая была выбрана вами в момент сохранения закладки.
Переход по закладке к фрагменту документа осуществляется двойным щелчком
левой кнопки мыши по названию закладки.

Кроме того, список установленных закладок отдельного (открытого)
документа указывается в структуре документа в разделе “Закладки”.

Чтобы изменить название закладки или текст примечания к ней,
необходимо открыть папку “Мои документы”,
отметить нужную закладку и нажать кнопку

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

(свойства закладки) панели инструментов данной вкладки
(или выбрать команду “Показать свойства” контекстного меню,
появляющего при щелчке правой кнопкой мыши на закладке).
После внесения изменений следует нажать кнопку “Ok” внизу вкладки.

Для удаления закладки достаточно её отметить и нажать клавишу Delete.

Если требуется удалить закладку или внести в неё изменения во время работы
с документом, можно воспользоваться соответствующими командами контекстного
меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по знаку закладки,
расположенной на полях документа.

РАБОТА С ДОКУМЕНТОМ (настольная версия)

На данной странице мы рассмотрим следующие возможности работы с документом в системе ГАРАНТ:

Интеграция с MS Office

В системе ГАРАНТ реализована полномасштабная интеграция c пакетом программ Microsoft Office.
Вы можете обращаться к системе ГАРАНТ из приложений MS Word и MS Outlook,
работать с документами системы в приложениях MS Word и MS Excel,
проставлять активные ссылки на документы ГАРАНТа из ваших документов и электронных писем.

Из системы ГАРАНТ вы можете экспортировать в текстовый редактор MS Word
любой документ или фрагмент(ы) документа, список документов, структуру документа,
а также сравнительный обзор изменений документа.
Для этого необходимо нажать кнопку

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

панели инструментов документа
и выбрать область экспорта: новый или уже открытый документ.
Если в текстовый редактор необходимо перенести только часть документа,
выделите интересующий вас фрагмент и нажмите указанную выше кнопку.

При экспорте сохраняются цвет и стиль шрифтов, а также остаются активными все гипертекстовые ссылки.

Вместе с выделенным текстом в виде гиперссылок экспортируется также название документа
с указанием структурной иерархии выбранного фрагмента, например, главы и статьи.
Чтобы экспортировать фрагменты без указания на структурную единицу, необходимо
в настройках конфигурации в разделе “Документ” снять отметку с пункта
“Экспортировать вместе с фрагментами текста их названия”.

Вы можете самостоятельно установить в своем документе или электронном письме
ссылку на любой материал системы ГАРАНТ (без предварительного экспорта этого материала).
Для этого необходимо найти в системе ГАРАНТ целевой документ, открыть его,
нажать правую кнопку мыши, и в появившемся контекстном меню выбрать команду
“Создать ссылку на документ”.
В результате этих действий появится сообщение о том, что ссылка на открытый
документ сформирована и помещена в буфер обмена Windows.
После этого нужно перейти в редактируемый документ MS Word (или письмо MS Outlook)
и вставить ссылку из буфера.

Впоследствии при переходе по этой ссылке путем одновременного нажатия клавиши Ctrl
и щелчка мышью на гиперссылке, в системе ГАРАНТ будет открыт именно
тот фрагмент документа, на который вы ссылались.

Каприз или необходимость?

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

  • план работ отдела на год;
  • положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
  • номенклатура дел;
  • акт приема-передачи дел;
  • инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы.

Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

  • утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
  • утверждение коллегиальным органом;
  • утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера.

Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).

Проверить действительность нормативного документа онлайн и ГАРАНТ-ИНФОРМ
 (ИП Дмитриенко Е.В.)

Л.А. Назарова, делопроизводитель

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.