Вопрос
Организация СЭДО с ФСС с 2022 года в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1
Ответ
В настоящее время начата поддержка нового порядка взаимодействия работодателя с ФСС России, а также работника с работодателем и фондом согласно Федеральному закону от 30.04.2021 № 126-ФЗ и Постановлению Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Основное изменение состоит в том, что ФСС России переходит на выплату пособий в беззаявительном (проактивном) порядке. Это означает, что пособия почти всегда ФСС России будет назначать сам, без сигналов от работодателя. Исключением останется только пособие по уходу за ребёнком: для его назначения и выплаты работник должен будет подать заявление работодателю, а он, в свою очередь, – необходимые сведения в фонд (ч. 10 и ч. 11 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Во всех остальных случаях задача работодателя сводится лишь к отправке данных в ответ на запросы ФСС России.
12 февраля 2021г.
Отслеживание статусов выплаты пособий в Личном кабинете страхователя/застрахованного.
Отслеживать статус электронного реестра, направленного на выплату пособия, работодатель/застрахованное лицо может в Электронном кабинете страхователя/застрахованного (http://lk.fss.ru/).
В личном кабинете в «Журнале пособий» имеются сведения этапа прохождения документа, который имеет следующие статусы:
1. «Готово к загрузке в финмодуль» – документ направлен страхователем и ждет загрузки от регионального отделения в программный модуль, предназначенный для назначения пособия.
2. «Дубль документа» – документ с аналогичными реквизитами выгружается страхователем повторно. Документ находится в работе.
3. «Документ готов к расчету», «Документ рассчитан» – документ обрабатывается специалистами регионального отделения.
4. «Извещение сформировано» – документ требует уточнений, либо имеет замечания, которые сформированы в извещении.
5. «Документ отправлен на оплату» – документ включен в приказ на выплату пособия.
6. «Документ проверен» – этот статус приобретает базовый документ по ежемесячному пособию по уходу за ребенком до 1,5 лет. По данным этого документа осуществляется ежемесячное формирование указанного пособия. По окончании всего периода выплаты статус изменится на «Документ закрыт».
7. «Исполнение платежа» – документ отправлен в банк для зачисления.
8. Знак «Р» при наличии статуса «Исполнение платежа» – появляется при загрузке банковской выписки в программный модуль. Позволяет открыть для просмотра информацию о сумме перечисления.
Таким образом, использование Электронного кабинета позволяет найти и посмотреть поданные в ФСС реестры пособий, просмотреть извещение с указанием ошибок и замечаний, направленное работодателю по почте, и оперативно направить ответ на извещение ФСС (с прикреплением необходимой информации в файле без дальнейшего подтверждения на бумажном носителе).
Кроме того, в данном сервисе можно получить сведения о выданных электронных листках нетрудоспособности, видеть пособия, уже выплаченные ФСС в рамках «прямых выплат», формировать обращения в ФСС с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса.
С 1 января 2022 ФСС перешел на беззаявительный формат начисления пособий. Информация о больничных и рождении детей приходит в ведомство напрямую, минуя работодателя. Однако проблем у страхователей меньше не стало — они обязаны оперативно предоставлять в Фонд данные о сотрудниках, а в случае ошибок отвечать за них рублем. Расскажем, что изменилось во взаимодействии с ФСС в связи с введением проактивных выплат.
Проактивные выплаты — это беззаявительный формат начисления пособий, при котором они выплачиваются на основании сведений, поступающих в госорган из внешних источников. Например, больничный сотруднику ФСС оплачивает после получения из медучреждения электронного листка нетрудоспособности, а пособие по рождению ребенка начисляет после получения сведений из ЗАГС.
Чтобы такое взаимодействие было быстрым и эффективным, все больничные с этого года были переведены в электронный вид (п. 6 ст. 13 255-ФЗ). Получить бумажный листок нетрудоспособности теперь может только человек, сведения о котором составляют государственную тайну, или если он находится под госзащитой.
Раньше работодатель узнавал номер электронного больничного от сотрудника и запрашивал ЭЛН в ФСС. После получения листка нетрудоспособности бухгалтер в течение 5 календарных дней направлял в Фонд реестр для выплаты пособия. ФСС перечислял работнику деньги.
При проактивных выплатах сведения о больничном поступают работодателю по ЭДО. Сроки ответа сократились до 3 рабочих дней — важно их не пропустить.
Открытие больничного
Закрытие больничного
Что изменилось для сотрудника
Выплаты назначаются «автоматически»: сообщать номер электронного больничного работодателю не нужно. Вся информация по листку нетрудоспособности приходит в личный кабинет гражданина на портале Госуслуг.
Обязанности работодателя по проактивным больничным выплатам
Страхователь должен оперативно дозаполнить и исправить неточности в ЭЛН, приходящем от ФСС, и направить ответ. А значит, необходимо регулярно мониторить входящий документооборот с ведомством.
Также работодатель обязан направлять в ФСС новую форму — сведения о застрахованных. По всем работникам компания должна предоставить ее один раз. Сроки не установлены законодательством, однако ведомство настаивало на том, что сделать это нужно до конца февраля 2022 года.
Далее сведения обновляются в трехдневный срок с момента их получения в следующих ситуациях:
- при трудоустройстве нового сотрудника;
- при наступлении страхового случая;
- при изменении данных о сотруднике (например, при смене фамилии).
Если организация предоставила недостоверные или неполные сведения, ей придется возместить ФСС излишне понесенные расходы на выплату пособий.
Вся информация по листкам нетрудоспособности теперь хранится в электронной системе ФСС.
Чтобы начать получать предзаполненные электронные больничные по СЭДО уже сегодня, направьте в ФСС сведения о застрахованных по всем сотрудникам вашей организации.
Получать больничные в СБИС может организация или ИП с любым тарифом «Отчетности». В СБИС удобно заполнять сведения о застрахованных, получать ЭЛН, проверять и направлять в ФСС уточненные данные. Так, если в карточки сотрудников занесены СНИЛС, ИНН, адрес, паспорт, банковские реквизиты и другие данные, они подтянутся в формы автоматически. Это позволит избежать случайных ошибок и штрафов.
Кроме того, система напомнит о необходимости обновить сведения о застрахованном и поможет не упустить сроки отправки дозаполненных электронных больничных.
Хочу получать больничные от ФСС
Раньше сотрудник обращался к работодателю с заявлением о назначении пособия, предоставлял документы о рождении ребенка из ЗАГС и справку с места работы другого родителя о том, что пособие не назначалось. Страхователь направлял документы в ФСС, и после этого выплачивалось пособие.
При проактивных выплатах ФСС получает сведения о рождении ребенка из органов ЗАГС, запрашивает в ПФР информацию о месте работы родителей и выясняет в ЕГИССО, получал ли пособие второй родитель. Работодателю может поступить запрос от Фонда о районном коэффициенте. Важно не пропустить его и ответить оперативно.
Если оба родителя работают, пособие начисляется матери, если трудоустроен один из них, выплату производят ему. Если и мама, и папа безработные, пособие выплачивают через органы соцзащиты.
Писать заявление о назначении пособия и собирать справки больше не нужно.
Обязанности работодателя по детским проактивным выплатам
В течение 2 рабочих дней направить в ФСС запрашиваемые сведения.
Штрафные санкции за нарушения также обновлены (ст. 15.2 255-ФЗ):
- Если компания не предоставила документы для проверки или предоставила с опозданием, ей грозит штраф в размере 200 ₽ за каждый документ.
- За недостоверные сведения, отправленные в Фонд, работодатель заплатит 20% от излишне выплаченного пособия (которое, к тому же, придется вернуть). При этом сумма штрафа будет не более 5 000 и не менее 1 000 ₽.
- За предоставление сведения для назначения пособия с опозданием — штраф 5 000 ₽.
- Изменятся ли правила расчета пособий?Нет, порядок расчета останется прежним.
- Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные?Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе ФСС.
- Если у компании несколько филиалов, куда придет ЭЛН?При регистрации компании в ФСС ей присваивают регистрационный номер страхователя (РНС). Именно на него ориентируется Фонд при направлении предзаполненной формы. Если филиал отчитывается отдельным РНС (по дополнительному коду), ЭЛН придет на него.Если отчеты за все филиалы направляет головная организация, все электронные больничные будут приходить в «одно окно» Тем, кому это неудобно, необходимо зарегистрировать филиалы в ФСС (получить на каждый из них РНС).
- Где узнать сведения об оплате электронного больничного, если потерял его номер?
- Инструкции по учету в программах 1С
- 1С:ЗУП 8 в примерах
- Кадровый учет и расчеты с персоналом
- Расчеты с персоналом
- Пособия
- Социальный электронный документооборот (СЭДО) с ФСС России по выплате пособий с 2022 года
Подключение к СЭДО ФСС
Для подключения социального электронного документооборота (СЭДО) в карточке организации в программе 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 (раздел Настройка – Организации) на закладке ЭДО необходимо настроить обмен с ФСС (рис. 1). Сделать это можно двумя способами:
Если в программе уже используется электронный обмен с ФСС РФ, то устанавливать дополнительные сертификаты не нужно.
В рамках реализации СЭДО с ФСС с 2022 года получение сообщений ФСС об изменении ЭЛН доступно всем страхователям (раньше ФСС оформлял специальные соглашения с единичными участниками пилотной эксплуатации сервиса). Получать от сотрудников согласия на это теперь не потребуется.
В программе уведомления об открытии больничного листа поступают в рабочее место Сообщения ФСС об изменении ЭЛН (раздел Кадры — Сообщения ФСС об изменении ЭЛН) (рис. 2). Загрузка сообщений от ФСС производится по кнопке «Получить из ФСС». Получив уведомление об открытии больничного листа, работодатель будет в курсе болезни сотрудника, даже если он сам ещё не сообщал об этом. В рабочее место будут поступать различные сообщения о состоянии ЭЛН от фонда: об открытии, продлении, закрытии, аннулировании, о направлении физлица на медико-социальную экспертизу, о проведении медико-социальной экспертизы, о выплате пособия. Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений: «Все сообщения», «Актуальные», «Требующие обработки».
После того как больничный лист будет закрыт медицинской организацией, от ФСС вместе с информацией о закрытии больничного листа поступит запрос о предоставлении сведений, необходимых для назначения пособия. Работодатель в течение трёх рабочих дней с даты получения информации о закрытии ЭЛН (п. 22 Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010) должен отправить сведения в ФСС, подписав их усиленной квалифицированной электронной подписью. Сведения, которые может запросить фонд для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, содержатся в подп. «а» п. 22 Правил, а для пособия по беременности и родам – в подп. «б» п. 22 Правил.
Запросы от ФСС поступают в рабочее место Входящие запросы сведений для расчёта пособия ФСС (раздел Кадры — Входящие запросы сведений для расчёта пособия ФСС) (рис. 3). Запрос можно открыть и просмотреть. Запрос содержит блок сведений, которые есть у фонда (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и её причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) и блок сведений, который работодатель должен отправить на запрос. Работодатель проверяет сведения, которые прислал фонд, и формирует ответ, содержащий подтверждённые сведения фонда, недостающие сведения и скорректированные сведения от фонда либо информацию об отсутствии необходимости выплаты и её причину.
Для того чтобы сформировать сведения для ФСС, необходимо сначала зарегистрировать документ Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы). При вводе электронного больничного листа с помощью документа Больничный лист достаточно заполнить основную информацию:
- организация (если ведётся учёт по нескольким организациям);
- сотрудник;
- номер листка нетрудоспособности (поле Номер ЛН).
После этого по кнопке «Получить из ФСС» документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС. Чтобы загрузить сведения ЭЛН из файла, выгруженного из личного кабинета страхователя на сайте ФСС РФ, нажмите на кнопку «Загрузить из файла» и выберите необходимый файл (рис. 4). По ссылке Заполнены данные листка нетрудоспособности в шапке документа можно увидеть, что данные листа заполнены автоматически.
Далее необходимо сформировать сведения для ФСС с помощью документа Сведения для реестра прямых выплат ФСС. Документ можно сформировать из журнала Передача в ФСС сведений о пособиях (раздел Отчётность, справки – Передача в ФСС сведений о пособиях) (рис. 5).
В документе автоматически заполняются сведения о застрахованном лице, а также заполняются данные, необходимые для выплаты пособий, которые затем будут передаваться в фонд. Документ Сведения для реестра прямых выплат ФСС заполняется на один страховой случай. Оформлять документ на больничные листы, оплачиваемые целиком за счёт работодателя, не требуется!
Далее необходимо создать документ Реестр прямых выплат. Формировать документ можно из рабочего места Пособия за счёт ФСС (раздел Отчётность, справки) или из журнала Передача в ФСС сведений о пособиях (раздел Отчётность, справки – Передача в ФСС сведений о пособиях) (рис. 6). В поле Вид реестра для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам укажите значение Пособия по нетрудоспособности. Автоматическое заполнение документа производится по кнопке «Заполнить».
Если подключен сервис 1С-Отчётность, то можно непосредственно из программы отправить сведения в ФСС по кнопке «Отправить». Также реестр можно выгрузить в файл (Выгрузить – Сохранить в файл) для отправки в ФСС через стороннюю программу (рис. 7).
Фонд назначит и выплатит пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня представления работодателем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия (ч. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Об этом он уведомит работодателя и застрахованное лицо.