Служебное расследование дтп

• При нарушении работником трудовой dis very plinetry или правил внутреннего трудового распорядка
• При уклонении от выполнения должностных обязанностей
• При обнаружении фактов хищения имущества организации
• При нарушении правил охраны труда и производственной безопасности
• При наличии обоснованных сомнений в профессиональных навыках или компетенции работника
• При нарушении правил конфиденциальности и защиты информации

Таблица: Штрафные санкции

Для того чтобы провести проверку правомерно и эффективно, рекомендуется следовать следующим рекомендациям:

1. Соблюдать процедуры, предусмотренные законодательством и внутренними правилами организации
2. Уведомить работника о необходимости прохождения проверки в письменной форме
3. Проводить проверку в подходящем месте и время
4. Завершить проверку в установленный срок

Следуя этим простым рекомендациям, организация сможет эффективно реагировать на правонарушения и поддерживать дисциплину среди своих сотрудников.

– Подготовка плана проведения проверки, включающего цели, задачи, сроки, ответственных лиц.

– Созыв комиссии, составление ее состава, назначение председателя и секретаря.

– Проведение проверки в соответствии с утвержденным планом.

– Составление отчета о результатах проверки, включая выявленные нарушения и предложения по их устранению.

– Предоставление отчета руководству организации для дальнейших мероприятий.

Анализ уволенных сотрудников

Важным элементом управления персоналом является анализ причин увольнения сотрудников. На основе анализа уволенных сотрудников можно выявить причины увольнения, сделать выводы о состоянии организационной культуры, определить проблемные моменты и принять меры по их исправлению.

Примерный анализ увольнения сотрудников:

На основе такого анализа можно разработать меры по улучшению условий труда, усилению контроля за соблюдением трудовой дисциплины, а также иные меры по улучшению увольнения сотрудников.

SEO-копирайтинг и управление контентом

Отсутствие уважительных причин для некоторых действий на работе может повлечь серьезные последствия для организации. Важно внимательно следить за дисциплиной сотрудников и проводить проверки в случае нарушений.

Причины увольнения сотрудников

Как результат анализа увольнения сотрудников, можно определить следующие причины:

1. Несоответствие требованиям должности
2. Несоблюдение трудовой дисциплины
3. Низкая заработная плата
4. Неудовлетворенность условиями работы
5. Личные обстоятельства сотрудника

Анализ и управление персоналом

Для эффективного управления персоналом важно:

• Проводить проверки на дисциплину
• Анализировать причины увольнения сотрудников
• Принимать меры по улучшению условий работы

На основе анализа можно разработать дальнейшие шаги по улучшению ситуации в организации.

Проведение служебной проверки

Основанием для проведения проверки, как правило, служат сведения или документы, содержащие информацию о совершении противоправного деяния работника.

Документы, необходимые для проверки

К таким документам можно отнести:

• Докладные записки
• Постановления
• Решения
• Протоколы
• Акты
• Обращения
• Заявления и т. п.

Сроки проведения проверки

Желательно, чтобы проверка была начата не позднее 3 дней с момента получения документов, которые были предпосылками для ее проведения. И закончена не позднее 20 дней со дня ее назначения, чтобы имелся срок для возможного применения дисциплинарного взыскания к работнику.

Установление порядка проверки

Порядок, условия и сроки проведения проверки, а также оформления ее результатов обычно устанавливаются в самом приказе (распоряжении, решении) нанимателя.

Пункты приказа

1. Основания для проведения проверки
2. Состав и полномочия комиссии
3. Срок проведения проверки и срок представления руководителю организации материалов проверки и заключения

Создание комиссии

Образец приказа о создании комиссии по служебной проверке можно найти в рубрике Полезная документация на с. 21 журнала.

Состав комиссии

Обычно, в состав комиссии включаются работники подразделения кадров, юридического подразделения, бухгалтерии и в случае необходимости работники других структурных подразделений организации.

Необходимые исключения

В состав комиссии не включаются работник, совершивший деяние, подлежащее проверке, а также работники, состоящие с ним в родстве или свойстве, либо непосредственно подчиненные по работе.

Организация работы комиссии

Работу комиссии организует ее руководитель, ответственный за соблюдение сроков, полноту и объективность проведения служебной проверки.

Заседание комиссии

Деятельность комиссии рекомендуется зафиксировать в акте или протоколе заседания комиссии. Образец протокола заседания можно найти в рубрике Полезная документация на с. 22 журнала.

Права председателя и членов комиссии

Председатель и члены комиссии наделены следующими правами, включая проведение служебной проверки.

Служебная проверка: правила и требования

Проведение служебной проверки в организации является важным инструментом для выявления и расследования противоправных действий работников. Для обеспечения объективного и полного исследования обстоятельств дела существуют определенные требования и правила, которые обязаны соблюдать председатель и члены комиссии.

Обязанности председателя и членов комиссии

При проведении служебной проверки председатель и члены комиссии должны:

• Знакомиться с документами организации
• Получать письменные объяснения от сотрудников
• Соблюдать конфиденциальность и сохранность материалов проверки

Права работника

Работник, в отношении которого проводится служебная проверка, имеет право:

• Давать письменные объяснения и высказывать свое мнение
• Требовать приобщения к материалам проверки документов и материалов
• Отказаться от добровольного возмещения ущерба

Порядок получения письменных объяснений

Комиссия получает письменные объяснения непосредственно от работника, совершившего противоправное деяние. Кроме того, другие работники, имеющие отношение к делу, также обязаны предоставить письменные объяснения по требованию комиссии.

Соблюдение правил и требований при проведении служебной проверки является важным аспектом обеспечения справедливого и объективного расследования инцидентов в организации.

В случае отказа работника от письменных объяснений следует составить акт с указанием места, даты и времени его составления; персональных данных членов комиссии (должность, фамилия, имя, отчество), составивших акт; причин отказа работника от письменных объяснений в произвольной форме.

По завершении служебной проверки комиссия составляет заключение (акт) о ее результатах, содержащее, как правило:

– основание и повод проведения проверки, состав комиссии, ее проводившей; – сведения о времени, месте, обстоятельствах совершения противоправного деяния; – сведения о работнике, его совершившем (должность, фамилия, имя и отчество, год рождения, образование, время работы в организации, а также в занимаемой должности); – мотивы и цели совершения работником противоправного деяния, форму вины работника (умышленная или неосторожная); – причины и условия совершения деяния; – данные о характере и размерах причиненного в результате противоправного деяния ущерба, причинную связь деяния и причиненного ущерба; – предложения о мере ответственности виновного работника.

Оформление результатов проверки

Заключение (акт) подписывают члены комиссии и утверждает ее руководитель.

При несогласии с выводами или с содержанием отдельных положений заключения (акта) любой член комиссии вправе приобщить к нему свою объяснительную записку с изложением своего особого мнения.

К заключению (акту) по результатам служебной проверки обычно приобщают:

– документ, содержащий сведения, послужившие причиной для назначения проверки (например, служебная записка); – копию приказа (иного распорядительного акта) о проведении проверки; – объяснения работников и в случае необходимости – иных лиц; – служебную характеристику на работника, в отношении которого проводилась проверка; – другие документы, имеющие отношение к установленным в ходе проверки фактам.

Образец примерного заключения комиссии по служебной проверке смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Оригинал заключения (акта) и иные материалы проверки следует хранить в кадровом подразделении организации.

Юрист по автотематике • Стаж 11 лет

Чтобы понять, как проводится служебное расследование ДТП в 2024 году необходимо ознакомиться с действующим российским законодательством. Этому вопросу посвящено несколько нормативно-правовых актов. Отметим, что такое разбирательство выполняется на предприятии, если участником дорожно-транспортного происшествия стал водитель (обычно сотрудник фирмы), управляющий транспортом данной компании.

Законодательное регулирование вопроса

Служебное расследование ДТП – это комплекс мероприятий, выполняемых на предприятии с целью установления обстоятельств аварии, причин, которые привели к дорожно-транспортному происшествию и виновника события.

Попадали ли вы когда-нибудь в ДТП?

В процессе специально созданная комиссия выясняет из-за чего произошло ДТП и могло ли ему предшествовать нарушение ПДД. Процедура проводится по правилам, установленным законодательством РФ.

Пункт 1 ст.20 ФЗ-196 от 1995 г. Цели и задачи служебного разбирательства при ДТП, обязанности юридических лиц и ИП в области обеспечения безопасности движения ТС

Приказ Минтранса № 145 от 2021 г. Предписывает обязанность организаций проводить служебное расследование при аварии

Постановление Правительства РФ №1502 от 2020 г. Устанавливает обязанность для юр.лиц учитывать ДТП с участием транспорта компании

Приказ Минтранса России №344 от 2014 г. Регламентирует порядок учета ДТП

Таким образом, компании не просто должны проводить расследование аварий, которые произошли с участием транспортных средств, принадлежащих фирме, но и вести их учет.

Мацала Орест Александрович

Юрист по автотематике • Стаж 11 лет

Вас обвинили в ДТП, виновником которого вы не являетесь или вам нужна помощь в проведении служебного расследования аварии – обращайтесь к нашим юристам по автоправу. Мы проведем правовую оценку ситуации, проанализируем имеющиеся документы, связанные с происшествием, выстроим верную логическую цепочку событий, подготовим отчет, а также представим ваши интересы в государственных, муниципальных и других органах, частных организациях или в суде.

Положение о служебном расследовании

Ни одним законодательным актом не установлена обязанность организаций разрабатывать и вводить в действие положение о порядке проведения служебного расследования. Логично, что и ответственности за его отсутствие в компании законом не предусмотрено.

Как показывает практика, такое положение обычно утверждают компании, осуществляющие деятельность в сфере перевозки пассажиров и грузов.

Данное положение четко регламентирует порядок выполнения мероприятий, связанных с расследованием обстоятельств происшествия. При его наличии провести служебное разбирательство гораздо проще, чем без него.

Как правило, в таком положении содержится не только алгоритм самого следствия, но и его цели и задачи:

В положении описывается порядок создания рабочей группы для расследования ДТП, перечень вопросов, которые нужно решить в ходе анализа, устанавливаются правила оформления разбирательства.

Обратите внимание! Акт о служебном расследовании и схема ДТП утверждается данным положением.

Порядок проведения расследования

Служебное расследование начинается с издания приказа руководителем предприятия. Создается специальная комиссия, которая выезжает на место происшествия для установления обстоятельств аварии.

Затем, собранные материалы, анализируют и делают соответствующие выводы. Результаты разбирательства оформляют отчетом.

Вообще, служебное разбирательство нужно для выяснения обстоятельств ДТП, выявления виновных в нем лиц. В процедуре часто участвуют представители следственных органов, транспортных организаций и Профсоюзов.

Отметим, что для предотвращения аварий по вине сотрудников компания обязана разрабатывать и вводить соответствующие меры. Обычно разрабатывается план мероприятий, направленный на обеспечение транспортной безопасности.

Издание приказа

После поступления информации о ДТП с участием служебного транспорта руководитель компании издает приказ о проведении разбирательства. Им утверждается рабочая группа, которая будет проводить разбирательства, устанавливаются срок процедуры и определяется должностное лицо, осуществляющее контроль.

В комиссию обычно входят:

Образец приказа о проведении служебного расследования на предприятии после ДТП в 2024 году

Установление обстоятельств ДТП

Члены комиссии приступают к разбирательству после издания приказа. Им необходимо найти ответы на ряд вопросов. Обычно, перечень требуемых для выяснения обстоятельств содержится в положении о расследовании ДТП.

При необходимости, комиссия выезжает на место дорожно-транспортного происшествия. Производится фотофиксация места происшествия, следов торможения и других предметов, имеющих непосредственное значение для аварии. Составляется схема ДТП.

Отметим, что сразу после аварии участники должны сообщить о дорожно-транспортном происшествии в ГИБДД.

Важно! За уезд с места ДТП без вызова полиции, за исключением случаев, когда аварию можно оформить европротоколом, предусмотрена ответственность.

Анализ ДТП

Расследование ДТП на предприятии включает в себя анализ самого происшествия на основании ранее собранных данных. Комиссии предстоит выяснить обстоятельства аварии, причины события, условия допуска водителя к выполнению трудовых обязанностей.

Рабочая группа должна оценить действия сотрудника при управлении транспортным средством и оценить их легитимность. Вполне возможно, что авария произошла из-за нарушения ПДД водителем фирмы.

Пример из практики:

Водитель газели попал в ДТП. Гр-н работал в транспортной компании по перевозке грузов. Для установления обстоятельств аварии на предприятии организовали служебную проверку. Выяснилось, что водителя выпустили на рейс без прохождения им медицинского осмотра. Помимо этого, мужчина нарушил скоростной режим и не справился с управлением ТС, что и стало причиной происшествия.

Также подлежат оценке состояние дорожного полотна, погодные условия и прочие факторы, которые могут повлиять на ситуацию. Помимо этого, устанавливаются причинно-следственные связи между ДТП и недостатками в организации обеспечения безопасности дорожного движения.

Акт расследования нарушений правил дорожного движения

По результатам процедуры составляют акт служебного расследования ДТП на предприятии. Этот документ включает в себя следующие положения:

К акту необходимо приложить документы, относящиеся к делу. Это может быть схема ДТП, фотографии с места аварии, повреждения транспортного средства, грузов, объяснение водителя, поименный список лиц, находящихся в машине во время события.

Акт служебного расследования дорожно-транспортного происшествия в 2024 году

️Сроки расследования ДТП

На законодательном уровне сроки расследования дорожного происшествия с участием автомобиля, принадлежащего организации не установлены. Если есть пострадавшие, то опираются на положения статьи 229.1 ТК РФ.

Если нужна дополнительная проверка или требуется заключение от медицинской организации, то срок может быть продлен до 15 дней.

Допускается продление на более длительный период. Но в таком случае изменения согласуются с органами следствия, дознания и другими заинтересованными органами. Отметим, что срок разбирательства прописывается в приказе.

Судебная практика

К сожалению, не всегда результаты служебной проверки соответствуют действительности. Если вас на основании такого разбирательства уволили, вы вправе обратиться за защитой своих прав в суд.

Например, гр-н Сиваков лишился работы из-за того, что попал в ДТП во время перевозки грузов. Мужчина управлял служебным грузовым автомобилем, когда ему навстречу вылетела легковая машина. Сиваков не справился с управлением ТС и его занесло в кювет. В результате он получил травмы средней степени тяжести, а рабочее авто восстановлению не подлежит.

Согласно результатам служебной проверки, Сивакова посчитали частично виновным в происшествии, так как он ехал со скоростью, превышающей максимально допустимую на данном участке трассы. Но, никаких доказательств того, что мужчина действительно превысил скоростной режим не было.

В суде Сиваков просил признать результаты разбирательства недействительными и восстановить его в должности. Судья удовлетворил иск.

Частые вопросы

Кого назначают председателем комиссии по расследованию аварии на предприятии?

Председателем комиссии могут назначить любого уполномоченного сотрудника предприятия. Чаще всего это руководитель компании.

Могут ли выписать дисциплинарное взыскание, если в результате расследования выяснится, что в ДТП виновен сотрудник?

Да. Дисциплинарное взыскание накладывается в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения работником его трудовых функций.

Могут ли уволить за ДТП на служебной машине, если с момента происшествия прошло больше месяца?

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, за исключением периода болезни работника или пребывания его в отпуске.

Заключение эксперта

Служебное расследование ДТП в 2024 году проводится с учетом правил, предусмотренных законодательством РФ. Для его выполнения собирается специальная комиссия, состоящая из нескольких сотрудников компании. Как правило, в группу входят кадровик, юрист, руководитель фирмы, специалист службы безопасности и пр. Результаты расследования оформляются актом. Если вы не согласны с решением комиссии, вы вправе оспорить его в досудебном или судебном порядке.

Порядок и дисциплина в компании – залог ее успешного развития. Однако случаи недобросовестного отношения сотрудников к своей работе встречаются в любом бизнесе. И чем он крупнее, тем больше усилий приходится приложить работодателю для восстановления корпоративного спокойствия. Для этих целей в компаниях проводится процедура служебной проверки – расследования, в ходе которого устанавливается сам факт события, участники события и их роли и остальные обстоятельства инцидента.

Наш эксперт

Сергей Матвеев

Основная задача расследования – не только выяснить и описать сам факт совершения нарушения и установить роль в этом нарушении работника, но и оценить степень, характер и размер причиненного организации ущерба, а также определить меры по привлечению нарушителя к ответственности и выработать эффективные меры профилактики подобных инцидентов.

Ключевые задачи проведения проверки в компании:

Когда и зачем проводится служебная проверка

Как правило, служебная проверка в организации осуществляется по факту совершения работником какого-либо проступка или при выявлении какой-либо негативной ситуации. Например, дисциплинарный проступок работника, выявление недостачи, выявление хищения в компании, либо иная другая ситуация, которая несет в себе какие-либо риски в части имущества, репутации, или утраты информации.

В коммерческих компаниях процесс расследования должен регламентироваться соответствующими локальными документами, которые описывают порядок проведения расследования, сроки, права и обязанности сторон.

Прежде чем начинается официальная процедура расследования, работодатель, как правило, фиксирует какой-то инцидент. Затем издается приказ о проведении расследования и запускается его процесс. Любое расследование далеко не всегда заканчивается установлением сотрудников, которые были вовлечены в совершение противоправных действий. И поэтому очень важно иметь строго подкрепленную фактурой картину события и участия работников, чтобы иметь основания применять меры дисциплинарного воздействия на работников компании.

Итак, расследование проводится, если компании необходимо:

Как подготовиться к служебному расследованию на предприятии

Для того, чтобы процесс служебных расследований был прозрачен и легитимен в компаниях, необходимо закреплять его в локальных нормативных документах (например, Регламенте о проведении служебных расследований). С ними должны ознакомиться все сотрудники – во время процедуры приема на работу, еще до того, как приступят к выполнению своих обязанностей.

Важно: у всех сотрудников должны быть обязательно подписаны все требуемые законодательством документы (например, трудовые договоры, должностные инструкции), иначе в случае возникновения ЧП с участием сотрудника компания не сможет добиться возмещения нанесенного ущерба или привлечь сотрудника к ответственности .

«Предугадать, сможет ли тот или иной сотрудник совершить проступок, практически невозможно, – подчеркивает Сергей Матвеев. – Однако для того, чтобы предотвратить серьезные правонарушения и снизить риск ущерба, необходимо уделять особое внимание сотрудникам материально ответственных и коррупционно емких должностей, которые управляют крупными бюджетами и работают с наиболее значимыми для компании контрагентами».

Для этого проверке соискателей на подобные должности уделяют особое внимание: не только тщательно оценивают рекомендации с предыдущих мест работы, но и подключают специалистов службы безопасности к оценке биографии и сбору справочной информации из доступных источников. И дело здесь не ограничивается проверкой отсутствия судимости у кандидата, внимательно оцениваются также его возможные связи с конкурентами, аффилированность с контрагентами, отсутствие ограничений на занимание определенных должностей и другие критерии оценки, на основании которых можно оценить благонадежность кандидата.

Правила проведения служебного расследования

Необходимость проведения служебного расследования компании трактуется трудовым кодексом (ст. 193 ТК РФ). План действий и методика проведения расследования зависят от типа нарушения.

По стандарту в большинстве случаев необходимо руководствоваться следующими правилами проведения служебной проверки:

Алгоритм проведения служебного расследования обычно выглядит в виде построения гипотез о произошедшем событии, в соответствии с гипотезами собирается документальная фактура (как, когда произошло нарушение и кто именно в нем участвовал). Исходя из достаточности фактуры делаются умозаключения и убираются те гипотезы, в которых нет подтверждающей их информации или имеющаяся фактура опровергает гипотезу. Таким образом остаются один-два варианта, которые далее проверяются путем опроса сотрудников и проведением дополнительных мероприятий.

По словам Сергея Матвеева, важный этап служебного расследования – изучение личности выявленного или предполагаемого нарушителя. Ценной может стать информация об окружении и интересах сотрудника, а при расследовании крупных хищений в компании – сведения об имуществе, источниках дохода, а также кредитной истории работника.

Кто принимает участие в служебной проверке?

Обычно в компаниях в процедуре служебной проверки участвует служба безопасности. Кроме того, к проведению расследования могут подключаться и другие специалисты и подразделения в зависимости от необходимости: финансисты, юристы, внутренний аудит, HR-специалисты производственных служб и внешние консультанты и эксперты.

Сроки служебного расследования

Законодательных ограничений в сроках проведения служебного расследования нет, однако по закону к работнику можно применить дисциплинарное взыскание или потребовать возмещения ущерба в течение месяца с момента фиксации нарушения. Либо с момента, когда точно определен размер ущерба, нанесенного компании. В этот период не входят больничные, отпуска, время ожидания решений профсоюза.

Если в течение месяца решение о наказании не принято, комиссия может запустить процесс повторной проверки, однако для этого должны быть документально подтвержденные основания, например перенос и задержка сроков ожидания ответа от государственного органа или органов экспертизы. В таком случае срок удержания ущерба отсчитывают от даты последнего решения руководителя, срок давности дисциплинарного нарушения – полгода.

Порядок проведения служебной проверки

Эффективность служебной проверки напрямую зависит от четкого соблюдения порядка ее проведения. Как правило, в компаниях процедура расследования стартует не позднее трех дней с момента, когда руководителю стало известно о совершенном правонарушении.

Нарушение фиксируется.

После установления факта нарушения, которое стало основанием для расследования, у работника запрашиваются письменные объяснения. Таким документом может быть служебная записка или объяснительная. Поскольку служебное расследование – процедура внутренняя, работник имеет право отказаться от участия в проверке. В таком случае необходимо зафиксировать факт его уклонения от «дачи пояснений». Основанием для дальнейшего проведения расследования также может быть докладная записка руководителя подразделения, где произошло нарушение.

Издается приказ и собирается комиссия.

В приказе нужно обязательно указывать ссылку на документ, в котором указан факт нарушения (служебная записка или докладная).

Как оформить приказ о служебной проверке

В обязательном порядке в приказе о проведении служебной проверки указываются:

Все указанные в приказе персоналии должны с ним ознакомиться и в подтверждение поставить подпись.

Комиссия проводит расследование.

Участники комиссии имеют право проводить беседу с сотрудниками компании и брать у них письменные объяснения, запрашивать и изучать документы, которые помогут внести ясность в расследуемое дело, получать консультации специалистов, в том числе за пределами компании.

При этом все участники комиссии обязаны обеспечивать конфиденциальность в процессе выяснения обстоятельств дела, оформлять все этапы документально и составить акт о результатах служебной проверки.

Члены комиссии составляют заключение.

Результаты проверки необходимо зафиксировать в акте, в котором указываются:

Дополнительно к заключению прилагаются все необходимые подтверждающие документы.

Руководитель принимает решение.

Финальное решение о необходимости привлечения сотрудника к ответственности принимает работодатель – в течение трех дней с момента окончания расследования. Если во время служебной проверки обнаружены признаки состава преступления, то решается вопрос о возбуждении уголовного дела.

Как подводить итоги служебной проверки

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Желательно, чтобы работник ознакомился со всем пакетом документов под роспись. В будущем это может предотвратить подачу работником иска, поскольку он заранее знал аргументированную позицию работодателя.

Как проверять кандидатов и нанимать благонадежных сотрудников

Служебные проверки – процесс, требующий значительных временных, трудовых, а порой и финансовых ресурсов компании. Обезопасить себя от инцидентов, заранее позаботиться о сохранении репутации организации, а значит и сократить возможные издержки позволит проверка уровня благонадежности соискателей и действующих сотрудников. И это можно сделать не только силами службы безопасности, но с помощью современных онлайн-сервисов автоматизированной проверки. Одно из подобных решений предлагает компания SpectrumData.

Сервис обрабатывает информацию из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, в различных режимах предоставляет всю необходимую для принятия решения информацию в одном отчете, хранит историю проверок, позволяет получить сведения о биографии граждан по всем регионам России.

Уже через три минуты после запроса вы получите подробный отчет о человеке. И, что важно, вся информация полностью соответствуют ФЗ №152 «О персональных данных».

В отчете содержатся сведения о правовой благонадежности кандидата или сотрудника, действительности его документов, финансовом положении, а также об интересах в социальных сетях и многое другое. Чтобы оценить, насколько решение от SpectrumData подходит вашей компании, оставьте заявку на демо-доступ и бесплатный тестовый доступ.

Определение служебной записки и цели ее составления

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, имеющий формат деловой переписки с целью урегулирования различных организационных, информационных, хозяйственных или технических рабочих вопросов.

Этот документ может составить любой сотрудник для разных целей. Например, с ее помощью можно известить других сотрудников о каком-либо событии, довести до них инструкцию, запросить информацию или согласовать мероприятие. Таким образом, она может включать в себя пояснения, а также справочную или аналитическую информацию.

Несмотря на то, что служебная записка не является обязательным документом и ее могут заменить мессенджеры или телефонные звонки, она по-прежнему востребована в делопроизводстве. Это связано с тем, что составленный в официальной форме документ можно использовать при взаимодействии с контролирующими органами, в том числе и в суде. Помимо этого, служебная записка может быть основанием для применения дисциплинарных взысканий в самой организации.

Какими бывают служебные записки

Служебные записки можно подразделить на несколько видов, которые указаны в таблице ниже.

Законодательно не определены различия между данными видами документов. В разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК от 20.01.16 № 321/1831-6) можно встретить следующее определение докладной записки: "докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя".

В связи с этим можно сделать вывод, что единственным различием между указанными видами служебных записок является только их содержание. При этом на практике редко можно встретить "служебки" какого-то определенного типа. Зачастую одна и та же служебная записка может содержать в себе сразу несколько элементов. Например, служебная записка может сообщить о неудовлетворительных результатах внутренней проверки и внедрении в связи с этим новых правил работы, подробно раскрывая конкретные причины таких нововведений.

Как правильно оформить служебную записку

Законодательство не содержит унифицированных правил оформления служебной записки, поэтому это можно сделать в произвольной форме. Однако, если в компании этот документ используется часто, то работодатель имеет право разработать собственные внутренние правила составления служебной записки и закрепить их в локальном нормативном акте.

При разработке внутренних регламентов оформления служебных записок можно руководствоваться общими правилами делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). Раздел 3 содержит в себе общие требования к созданию документа, а в разделе 4 и 5 можно найти правила оформления реквизитов.

Содержание служебной записки

Содержание служебной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть включает в себя причины написания записки, а во второй излагаются выводы и предложения. Иногда в конце запрашивается какая-либо информация или разрешение на совершение того или иного действия.

Вначале (как правило, в правой верхней части) необходимо указать получателя служебной записки. Чаще всего это должностные лица организации или руководитель. В соответствии с п. 5.15 ГОСТ 7.0.97-2016, должность следует прописать в дательном падеже, а затем указать фамилию и инициалы.

Далее в центральной части, согласно п. 5.9 ГОСТ 7.0.97-2016, указывается наименование документа. Под наименованием допускается размещение заголовка служебной записки, отражающего ее тему и краткое содержание (п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).

Ниже размещается текст "служебки". Здесь приводятся основания и аргументы для ее составления, а затем излагается запрос или сообщение. Если в тексте служебной записки необходимо указать ФИО какого-либо лица, то инициалы прописываются после фамилии.

В завершение в документе проставляется подпись, включающая наименование должности автора служебной записки и непосредственно подпись с расшифровкой. Обратите внимание, что при расшифровке подписи сначала проставляются инициалы, а потом фамилия. Если документ подписывают несколько лиц, то, согласно п. 5.22 ГОСТ 7.0.97-2016, их подписи должны располагаться одна под другой в соответствии с иерархией должностей, которые занимают данные лица в компании.

Под подписью должна располагаться дата документа. В соответствии с п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, указать ее можно двумя способами: либо цифровым способом арабскими цифрами с разграничением с помощью точки (например, 20.11.2023), либо словесно-цифровым (например, 20 ноября 2023 г.).

Рассмотрим образец служебной записки.

Сроки и условия хранения служебных записок

Сроки хранения служебных записок зависит от их вида. Так, например, докладные и служебные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов должны храниться до того момента, пока они необходимы или пока они действуют в организации.

Часть "служебок" должна храниться не более 5 лет (например, докладные и служебные записки по выполнению поручений руководства организации или докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности).

Некоторые нужно хранить от 50 до 75 лет – например, докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу работников (по приемам, увольнениям, переводам и другим кадровым мероприятиям). Полный список различных сроков хранения служебных записок представлен в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236.

При этом законодательно не определены места и условия хранения служебных записок – это решается работодателем самостоятельно в соответствии с принятым в организации порядком документооборота. Обратите внимание, что работодатель не обязан по запросу сотрудника выдавать копию служебной записки, так как ст. 62 ТК РФ не содержит об этом никаких данных.

Оформление служебной записки в электронном виде

При необходимости формирование служебной записки может быть и в электронном виде. Желательно, чтобы такой способ ее составления был закреплен в локальном нормативном акте компании. При оформлении электронного документа рекомендуется применять те же правила, что и на бумажном носителе, за исключением подписания.

Так как служебная записка не является обязательным документом, то законодательно не регламентируется, какой именно электронной подписью он должен быть подписан. Соответственно, автор служебной записки вправе использовать любую электронную подпись, предусмотренную законодательством. Об этом сказано в письме Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409.

Если в компании принято решение оформлять служебные записки в электронном виде, в локальном нормативном акте следует также указать правила определения лица, составившего и подписавшего ее простой электронной подписью. Это важно, так как служебная записка может использоваться для официальных целей (например, по запросу контролирующих или судебных органов), а это возможно только тогда, когда при сохранении электронного документа видно, кто и когда его составил и не корректировались ли в нем данные после подписания.

Если увидеть информацию об авторе служебной записки и проверить неизменность ее содержимого можно только с помощью специального ПО, то в официальном документообороте он применяться не сможет. Такие документы можно будет использовать только внутри компании.

Порядок рассмотрения служебной записки

Реагировать на полученную служебную записку или не принимать меры по ней – право руководителя. Отсутствия реакции и ответа руководителя на служебную записку не является нарушением.

Что касается регистрации служебной записки, то это зависит от внутренних регламентов конкретной компании. В целом можно выделить два способа – сотрудник может передать служебную записку напрямую руководителю, а может, например, зарегистрировать ее у секретаря. Второй способ уместен тогда, когда предполагается использовать "служебку" в качестве доказательства в суде или при проведении проверок. В этом случае автору служебной записки следует оформить ее в двух экземплярах, один из которых оставить себе с указанием регистрационного номера или с отметкой о приеме.