Получение и проверка документов
При получении документов необходимо внимательно проверить их наличие и целостность. В случае выявления нарушений, важно знать как оформить акт.
Что проверять при получении документов?
Работа с входящими документами требует опыта. Необходимо понимать, когда можно принять документ, а когда следует отказать в его приеме.
Что считать нарушениями?
Правила делопроизводства определяют виды нарушений, которые могут быть выявлены при получении документов. Нарушения обычно выявляются после вскрытия упаковки.
Оформление акта
При выявлении нарушений следует составить акт в двух экземплярах. Один экземпляр отправляется отправителю, другой остается в организации.
Акт выполненных работ
Акт выполненных работ или оказанных услуг является необязательным документом, но может пригодиться в случае налоговой проверки. Рассмотрим подробнее, как правильно составить акт выполненных работ.
По сути, акт отражает тот факт, что заказчику важен конечный результат деятельности самозанятого, а не процесс, как в случае трудовых отношений. Получается, что документ помогает компании перестраховаться от переквалификации отношений с внештатным исполнителем, а значит защищает от финансовых потерь.
Когда составлять документ
Рассмотрим четыре основных случая, когда компании и исполнителю следует составлять акт выполненных работ или оказанных услуг.
Компания сотрудничает с самозанятым на постоянной основе
Налоговая следит за тем, чтобы компании не прятали за статусом самозанятых обычных сотрудников и тем самым не уклонялись от уплаты налогов. У госоргана даже есть специальная система, которая анализирует периодичность и источники выплат, взаимосвязь самозанятых и их бывших работодателей.
Если у ФНС возникают подозрения по поводу сотрудничества заказчика и подрядчика, то она может провести проверку. Если найдут нарушения, то гражданско-правовые отношения с самозанятым могут переквалифицировать в трудовые, а также доначислить налоги, страховые взносы, штрафы и пени.
Чтобы избежать такой ситуации при постоянном сотрудничестве с самозанятым, нужно составлять акт выполненных работ или оказанных услуг.
Компания хочет избежать лишних споров
Акт выполненных работ или оказанных услуг — документ, который подписывают и заказчик, и самозанятый. Это защищает обе стороны и доказывает, что услуги оказаны в полном объеме и у сторон нет друг к другу претензий по поводу вознаграждения, объема или качества. Самозанятому будет проще доказать, что он оказал услуги в полном объеме, а компании не придется спорить о размере вознаграждения.
Компания хочет навести порядок во внутреннем учете
Акты — важная часть документооборота компании. Документы помогают бухгалтеру отнести расходы к конкретной сфере, например, направить траты за услуги разработчика в IT-отдел, а за услуги курьера — в отдел доставки.
Компания хочет контролировать качество оказания услуг
В договоре между самозанятым и компанией можно прописать процесс приемки работы. Тогда в случае, когда компанию не устроило качество оказанных услуг, она может не подписывать акт. В такой ситуации компания может потребовать, чтобы самозанятым устранил недостатки в разумные сроки или возместил возместить расходы компании на устранение недочетов. Еще один вариант — уменьшить вознаграждение соразмерно недостаткам.
Образец акта выполненных работ для самозанятых граждан
Разберемся, как самозанятому сделать акт выполненных работ. В документе должны быть такие сведения:
При оплате услуг по факту выполнения работ или оказания услуг, акт об оказанных услугах оформлять необходимо. Аванс является предварительной оплатой услуги, поэтому в данном случае акт будет составляться уже после выполнения работ или оказания услуг. Тем не менее, в договоре можно прописать условия об оформлении акта после получения аванса как меру перестраховки и ясности в отношениях между сторонами.
Оформление акта
Для того чтобы правильно оформить акт об оказании услуг, необходимо следовать определенной структуре и требованиям:
Вводная часть – указание на договор, к которому составляется акт, дата и место его составления.
Содержание оказанных услуг – описание оказанных услуг, их объем, результат и сроки выполнения.
Расчет за оказанные услуги – расчет стоимости услуг с учетом возможных повышающих коэффициентов за эффективность.
Подписи сторон – подписание заказчика и исполнителя с указанием даты подписания.
Правильно составленный и оформленный акт об оказании услуг поможет избежать недоразумений и переквалификации отношений между сторонами.
Вывод
Оформление акта об оказании услуг является важным этапом в сотрудничестве между заказчиком и исполнителем. Правильно составленный акт поможет избежать различных проблем и недоразумений в будущем. Следует следовать структуре документа и требованиям законодательства, чтобы обеспечить корректность и законность отношений между сторонами.
Почему важно оформлять акты?
Акт следует оформлять, даже если компания платит аванс. При этом сам аванс следует прописать в договоре в разделе Стоимость услуг и порядок оплаты. Например, указать, что исполнитель получает предоплату в размере 50% до начала оказания услуг, а остаток — после подписания акта об их оказании. В акте сумма аванса включается в итоговое вознаграждение: складывается и аванс, и остаток.
Как упростить процесс составления акта
Если вы хотите сэкономить время на составлении актов о выполненных работах или оказанных услугах и избежать ошибок, то можете доверить эту задачу Консоль.Про.
Создание актов вручную
Если компания сотрудничает с небольшим количеством исполнителей, то на платформе можно создавать акты вручную.
Автоматизированное создание актов
А если исполнителей много, то создание актов можно автоматизировать. Достаточно указать информацию о самозанятых в специальном реестре в экселе и загрузить его в систему — она все проверит, сформирует акты и подскажет, если есть проблемы.
Использование шаблонов и бланков
На платформе есть шаблоны актов для исполнителей по договору ГПХ и для тех, кому нужно настроить форму под специфику своего бизнеса. К тому же Консоль.Про может использовать уже готовые бланки компаний, интегрируя их на платформу.
Удобный контроль и подписание
Вы можете назвать пачку актов, добавить к ней описание и подписывать их разом с помощью электронной подписи. Когда самозанятые подпишут акты, система автоматически сформирует и задекларирует чеки и перечислит им деньги.
Хранение документов
Готовые акты с договором и другими важными документами хранятся в личном кабинете Консоль.Про, чтобы ничего не потерялось.
Попробуйте бесплатно! Оставьте заявку, и мы расскажем, как Консоль.Про может вам помочь:
Как составить идеальные акты выполненных работ и оказанных услуг
Расходы в бухгалтерском и налоговом учете можно списать на основании правильно оформленной первичной документации. В статье расскажем, какую форму использовать для актов выполненных работ или оказанных услуг, какие сведения в них указывать обязательно и как описать возможные недочеты.
Обязательно ли составлять акты
В актах фиксируют факт выполнения работ и оказания услуг, а также претензии по объему, качеству и срокам, если они есть. По вопросу о том, является ли этот документ обязательным, есть разные точки зрения. Зачастую это зависит от вида договора.
Акт о выполнении работ
Гражданское законодательство прямо обязывает составлять акт выполненных работ только при их сдаче-приемке по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Но некоторые суды считают, что подрядные договоры предусматривают оплату после сдачи работ заказчику, поэтому составлять акты сдачи-приемки выполненных работ нужно обязательно по всем видам таких договоров (п. 1 ст. 702 ГК РФ, постановление АС Центрального округа от 25.06.2021 по делу № А14-5276/2020).
На практике такой акт — наиболее распространенный документ, которым пользуются заказчики и подрядчики. Однако подтвердить выполнение работ можно и другими документами ⎯ например, накладными или ТТН с отметками о приемке работ (Определения ВС РФ от 12.11.2019 № 77-КГ19-17, 2-971/2018, от 30.07.2015 № 305-ЭС15-3990 по делу № А40-46471/2014, Определения ВАС РФ от 13.04.2010 по делу № А51-12704/2008, от 29.10.2010 по делу № А40-79160/09-63-641).
Акт об оказании услуг
Составлять акт об оказании услуг закон строго не обязывает. В отличие от договора подряда, оплата по договору возмездного оказания услуг производится в порядке, который предусмотрен этим договором (ст. 781 ГК РФ). Если исполнитель совершил действия, которые перечислены в договоре, считается, что он выполнил свои обязательства. Следовательно, заказчик должен оплатить оказанные услуги без подписания отдельного акта (постановление АС Центрального округа от 25.06.2021 по делу № А14-5276/2020).
Стороны вправе предусмотреть в договоре необходимость в определенный срок составить акт приема-передачи оказанных услуг. Если такого условия нет, отсутствие акта не свидетельствует о том, что услуги фактически не оказаны (постановления АС Центрального округа от 25.06.2021 по делу № А14-5276/2020, Московского округа от 18.02.2016 по делу № А40-43402/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2011 по делу № А46-1574/2011).
Факт оказания услуг можно подтвердить другими документами ⎯ например, заключить дополнительное соглашение к договору и указать в нем, что обязательства исполнены в полном объеме и подлежат оплате (постановление АС Западно-Сибирского округа от 24.09.2018 по делу № А70-11600/2017).
Для целей бухгалтерского и налогового учета можно не составлять акт в случае передачи имущества в аренду (письма Минфина РФ от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.06.2015 № 03-07-11/34410 и от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764, постановление АС Западно-Сибирского округа от 04.04.2016 по делу № А27-12070/2015). Если в договоре аренды нет требования ежемесячно выставлять арендатору акт об оказании услуг, подтвердить расходы можно на основании акта приемки-передачи имущества. Чтобы подстраховаться, в договоре лучше прописать отдельной строкой, что стороны не подписывают ежемесячные акты.
Почему акты все же лучше составлять
В любом случае целесообразно составлять акты выполненных работ и оказанных услуг. Это связано не только с тем, что исполнение обязательств, возможно, придется доказывать в суде, но и с важнейшим правилом бухгалтерского учета ⎯ каждый факт хозяйственной жизни необходимо оформлять первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ)).
Какую форму использовать
Организации и ИП вправе воспользоваться унифицированными формами. Например, для приемки строительно-монтажных работ обычно используют форму КС-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100. Также они могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов. Для принятия расходов по услугам или работам унифицированной формы нет, поэтому такой акт должен разработать исполнитель или подрядчик.
Чтобы акт соответствовал всем требованиям законодательства, его бланк можно согласовать в договоре (п. 4 ст. 421 ГК РФ). При необходимости в бланк можно внести недостающие реквизиты и уже после этого подписать договор. Если форма акта не зафиксирована в договоре, нужно тщательно проверить документ на соответствие букве закона. При выявлении неточностей лучше переделать акт.
Первичные учетные документы можно составлять как в бумажном, так и в электронном виде. Если стороны хотят использовать электронные акты, необходимо (письмо Минфина РФ от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760):
Какие реквизиты обязательны
Так как акт является первичным документом, в нем должны присутствовать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
1. Название документа. Здесь можно прописать общее название ⎯ акт о выполнении работ или оказании услуг. Также допустимо прямо в заголовке указать вид услуги или работы.
3. Наименование исполнителя (подрядчика).
4. Описание оказанных услуг (выполненных работ). Наименование работы или услуги и их стоимость в договоре и в акте указывают одинаково. Если в договоре речь идет об услугах по доставке и выгрузке товаров, в акте стоит написать точно так же. Если указать в наименовании, например, транспортные услуги, у налогового органа могут возникнуть вопросы. Подробнее о том, как описывать услуги и работы в акте, читайте ниже.
5. Стоимость. На практике принято указывать ее цифрами и прописью в рублях и копейках. Компании на ОСНО также прописывают в акте сумму НДС. Если в договоре дана приблизительная стоимость услуг или работ, в акте необходимо указать их окончательную цену (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 20.07.2012 по делу № А79-6052/2011).
Указывать нужно не только стоимость услуги, но и ее измерение в натуральном выражении — часы, сутки, количество вагонов и т. п. Если услугу измерить невозможно, разрешается не прописывать натуральную величину (пп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
6. Должности лиц, которые подписывают акт со стороны исполнителя (подрядчика) и заказчика.
7. Личные подписи, фамилии и инициалы лиц, совершивших сделку. Право подписи первичных документов доверяют уполномоченным лицам. Их имена в договоре можно не прописывать. Чтобы подтвердить полномочия подписанта, следует запросить у заказчика соответствующий приказ или доверенность (п. 1 ст. 53, 182, 185 ГК РФ). Проверить полномочия директора, который указан в договоре, можно самостоятельно с помощью выписки из ЕГРЮЛ. Помимо ФИО подписанта, в акт желательно включить реквизиты приказа на право подписи или доверенности.
Закон № 402-ФЗ не требует указывать в первичном документе наименование заказчика. Но безопаснее вписать его в акт, чтобы было ясно, в чью пользу выполнены работы или оказаны услуги. По этой же причине лучше включить в текст акта реквизиты договора подряда или оказания услуг, чтобы у налогового органа не возникли вопросы и сомнения.
Печать не относится к обязательным реквизитам первичного документа, с 7 апреля 2015 года ее можно вообще не использовать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ, письмо Минфина РФ от 30.08.2018 № 03-01-10/61983).
Описание услуги или работы — важная часть акта, ведь именно по ней можно определить, насколько правомерно списаны суммы в расходы предприятия.
Чем подробнее будет изложена суть работы или услуги, тем безопаснее для налогоплательщика. У налогового органа, вероятнее всего, возникнут вопросы, если вместо описания он увидит краткую фразу «Услуги по договору № __ от __».
Судебная практика относительно описания услуг и работ не всегда складывается в пользу компаний. Суды поддерживают налоговые органы и требуют детального описания (постановления АС Поволжского округа от 04.05.2017 по делу № А65-29333/2015, Уральского округа от 12.12.2016 по делу № А47-3690/2016, ФАС Северо-Западного округа от 27.02.2014 № А42-7952/2012, Уральского округа от 06.09.2013 № А76-16958/2012).
Если не принять во внимание эти доводы, есть риск потерять часть расходов. Тогда налогоплательщик не сможет уменьшить облагаемую базу на такие затраты.
Но есть и положительные судебные решения. Суды разрешают принять расходы, если услуги или работы подробно описаны в договоре (постановления АС Северо-Кавказского округа от 14.12.2016 по делу № А53-24140/2015, от 17.05.2016 № А32-6796/2014). Такой же позиции придерживается Министерство финансов (письмо Минфина РФ от 09.04.2014 № 02-06-10/16186).
В акте целесообразно указать номер и дату договора, подробное описание услуги или работы, период их оказания или выполнения. Например, так: «Услуги по организации доставки товара за май 2023 года согласно договору № 1 от 01.01.2023».
Включать ли информацию о недостатках
Если во время приемки услуг или работ заказчик обнаружил явные недостатки, их надо зафиксировать в акте или другом документе, удостоверяющем приемку (п. 2–4 ст. 720, ст. 783 ГК РФ). Лучше всего заранее предусмотреть в форме акта место для указания недостатков. Если такой графы не будет, а у заказчика возникнут претензии по качеству, объему или срокам оказания услуг либо выполнения работ, в некоторых случаях ему может быть трудно доказать свою правоту (постановления АС Московского округа от 31.08.2018 по делу № А40-207894/2017, Северо-Западного округа от 10.04.2017 по делу № А56-20950/2016, ФАС Западно-Сибирского округа от 31.07.2014 по делу № А03-8273/2013).
Елена Рогачева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Елизавета Аришак, эксперт по юридическим вопросам
Катерина Кайгородова, редактор
Мы, нижеподписавшиеся, представитель Заказчика:
и представитель Исполнителя работ:
составили настоящий Акт о том, что специалистом Исполнителя были проведены работы по диагностике и ремонту следующего оборудования:
Тип оборудования, модель
На территории Заказчика по адресу
На территории Исполнителя по адресу
1. Признаки неисправности и замечания по работе оборудования до проведения ремонта:
2. Диагностические мероприятия и выявленная причина неисправности:
3. Перечень проведенных ремонтных работ:
4. Замененные детали и использованные запчасти:
5. Дополнительная информация:
Температура в рабочем помещении
Отн. влажность в рабочем помещении
Нарушения правил эксплуатации оборудования (состояние помещения, состояние оборудования, отсутствие заземления, высокая степень накопления статического электричества, нестабильность электросети или прочее)
6. Стоимость ремонтных работ и запчастей (ненужное зачеркнуть)
Оплачивается Заказчиком по дополнительному счету
7. Замечания по работе оборудования после проведения ремонтных работ
Со стороны ЗаказчикаСо стороны Исполнителя
Представитель Заказчика подтверждает, что других замечаний и претензий не имеет.
Подпись Заказчика: Подпись Исполнителя:
8. Необходимые мероприятия по устранению вторичных замечаний и сроки их исполнения
Исполнитель ремонтных работ оставляет за собой право дать официальное заключение о невозможности устранения замечаний, если эксплуатация оборудования сопровождалась нарушениями или в случае необоснованности претензий заказчика, подтверждаемой технической документацией Производителя оборудования.
Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, и передан обоим представителям.
Строительство объекта включает в себя ряд работ. Зачастую одни работы скрывают результаты выполненных ранее работ. Они называются «скрытые работы». От качества их выполнения может зависеть, насколько успешно будет завершен весь проект. В то же время переделать их, не прибегая к демонтажу последующих работ, невозможно.
В таких случаях возникает необходимость составления акта освидетельствования скрытых работ. Акт освидетельствования скрытых работ — это вид строительной документации. Он подтверждает, что при проведении мероприятий контроля качества скрытых работ проверяющая комиссия не нашла нарушений и ошибок, и что работа выполнена качественно и может быть принята. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы, касающиеся акта скрытых работ в строительстве.
Что такое акт скрытых работ?
Акт скрытых работ – это официальная документация, в которой фиксируется информация и сведения о работах, произведенных в процессе строительства, которые были скрыты в дальнейшем. В акте указываются виды работ, объемы, сроки и результаты выполнения изменений.
Акты освидетельствования скрытых работ составляются по результатам проверки следующих работ:
Это основной перечень скрытых работ, которые всегда подлежат надзору. Полный список определяется в соответствии с положениями проектной документации.
Что необходимо проверить, чтобы составить акт скрытых работ?
Для составления акта скрытых работ надзорной комиссии необходимо выполнить осмотр объекта строительства. Также при проведении мероприятий надзора и оценки качества работ должны присутствовать официальные лица со стороны заказчика и исполнителя.
При осмотре комиссия должна обратить внимание на все элементы конструкций, а также на соответствие выполненных работ условиям проектной и исполнительной документации. Также производится технический надзор качества выполненных работ и производится проверка качества использованных материалов.
Затем, на основе полученных данных, составляется акт, в котором указывается информация технического характера, отражаются объемы работ и сроки выполнения. В случае отсутствия нарушений и претензий, ответственное лицо со стороны заказчика и со стороны исполнителя ставят свои подписи, акт вступает в силу, и работа считается принятой. После подписания документа исполнитель может приступать к производству следующих работ в рамках проекта.
Оформление акта скрытых работ
Акт скрытых работ должен быть оформлен на бланке строительной организации, которая выполняет работы. В акте должны быть указаны дата составления; наименование объекта; наименование организации заказчика и организации подрядчика; виды и объемы скрытых работ; сроки их выполнения; дата и время проведения работ; применяемые материалы; указано ответственное лицо со стороны заказчика и исполнителя; подписи сторон. Форма для составления подобных актов может быть найдена в открытом доступе в интернете. Также при необходимости специалист по составлению данной документации может разработать и утвердить формы акта освидетельствования скрытых работ под нужды конкретного объекта. Главное условие – вся перечисленная выше информация о сроках, перечне работ и проч. должна быть также указана и в «авторской» документации.
Далее, если вопрос качества работ не вызывает сомнений и проверяющая комиссия не выявляет нарушений в ходе их производства, исполнитель и заказчик должны подписать договор. Подписи должны быть заверены печатью организации. В акте также могут быть указаны рекомендации по дальнейшей эксплуатации конструкции.
Заключение
Акт скрытых работ является важным документом, который защищает интересы заказчика и исполнителя работ в случае возникновения спорных ситуаций. В случае отсутствия документов освидетельствования заказчик имеет право потребовать вскрытия и демонтажа конструкции за счет подрядчика. Сам же заказчик может столкнуться с проблемами со стороны государственных органов строительного надзора РФ и не получить разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.
Соблюдение правил составления и оформления акта скрытых работ является гарантией его правовой значимости. Помимо этого, акт скрытых работ может быть использован в качестве технической документации при проведении дальнейших работ на объекте строительства, что способствует повышению качества и безопасности строительных работ.
Что такое акт выполненных работ
Акт выполненных работ — документ, который определяет полноту исполнения обязательств по договору. Его можно использовать, чтобы организовать приемку любых задач, которые заказчик поставил перед исполнителем.
Он иногда носит название «акт сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг». Эти документы могут стать доказательством в Арбитражном суде, поэтому важно их правильно составить.
Акт не используют как самостоятельный документ. Необходимо увязать его с договором — бланк может быть одним из приложений. В нем должны быть отражены условия сделки и требования к работе, которую должен выполнить исполнитель.
Также в акте выполненных работ стоит зафиксировать факт передачи работы, ее качество и дефекты. Принимая результат, заказчик может отметить полное или частичное исполнение требований, отразить отсутствие претензий или прописать перечень недочетов, указав сроки их устранения. Для исполнителя также выгодно работать по акту — можно получить оплату в соответствии с условиями договора.
Например, в договоре может быть прописано: «Заказчик обязуется оплатить работу в течение 10 календарных дней после подписания акта выполненных работ». Таким образом, после сдачи работ исполнитель может рассчитать время поступления денежных средств.
В каких случаях нужно составлять акт
Нужно отразить приемку выполненных работ или оказанных услуг в акте, если:
Если между сторонами был заключен договор купли-продажи или поставки товаров, работ, услуг — акт выполненных работ составлять не нужно. Его можно заменить товарной накладной ТОРГ-12.
ИП не обязан выписывать акт, после того как окажет услуги или выполнит работу. Однако этот документ не будет лишним, если предприниматель хочет сотрудничать с юридическими лицами. Например, ООО охотнее станут заключать сделки с предпринимателем, который выписывает акты выполненных работ, чтобы отражать их в книгах учета и предоставлять в ФНС по требованию инспекторов.
Акт выполненных работ позволит компании подтвердить затраты или факт целевого использования бюджетных средств. Например, если бизнес применяет УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН, то расходы на выполнение работ можно включить в себестоимость продукции и сократить базу для уплаты налога на прибыль.
В законе нет установленной формы акта выполненных работ — компания может разработать форму самостоятельно. Однако п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» частично ограничивает свободу в этом вопросе, и перечисляет реквизиты, которые обязательно должны присутствовать в документе:
Важно! Эти требования распространяются и на ИП, если собственник бизнеса решить составлять акты.
Лучше использовать акт выполненных работ с реквизитной и табличной частью.
В реквизитной части можно указать привязку к договору с определенным номером и датой, например: «Акт выполненных работ по договору оказания услуг № 1 от 11.01.2023».
В табличной части можно отразить не только количество и стоимость работ, но и сроки их выполнения и требования к качеству.
Количество работ — с указанием единиц.
Стоимость работ — можно указать как с учетом НДС, так и выделить налог в отдельную колонку.
Срок выполнения — можно указать конечную дату или написать формулировку, например, «в течение 10 календарных дней с момента заключения договора».
Требования к качеству — заказчик указывает, что претензии отсутствуют или подробно перечисляет недостатки с указанием времени на их исправление.
Есть разновидность акта выполненных работ, которая чаще всего применяется в строительстве — КС-2. Она утверждена постановлением Госкомстата от 11.11.1999 № 100, ее можно использовать и сейчас, но стоит прописать этот факт в договоре.
Закон не запрещает доработать КС-2, например, включить в нее более подробное описание работ, сроки приемки, примечания. Но «улучшенную» форму нужно утвердить в договоре, а образец сделать одним из его приложений. Такие требования есть в ч. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Составлять акт выполненных работ или оказанных услуг нужно в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон договора. Если заказчик не согласен с тем, что работы выполнены в полном объеме — он может не подписывать акт и дать время на исправление недочетов. После этого нужно сделать новый акт, поменяв его дату.
Подготовить и направить акт выполненных работ помогут эксперты ПЭБ. Опытные бухгалтеры и юристы также подскажут, как сэкономить на налогах. Попробуйте аутсорсинг: месяц обслуживания в подарок.
Промежуточный акт выполненных работ
Выполненные работы, особенно в строительстве, заказчик может принимать поэтапно — п. 1 ст. 708 ГК это не запрещает. Каждый этап следует принимать по промежуточному акту выполненных работ, а в конце составить итоговый.
Его составление не отличается от обычного акта — стоит указать все обязательные реквизиты, которые мы перечислили выше.
Важно! Возможность принимать работу поэтапно по промежуточным актам важно прописать в договоре. Только тогда компания-заказчик может принять к вычету НДС, предъявленный на основании промежуточного акта. В противном случае проверяющие организации могут это оспорить.
Сопроводительное письмо к акту
Когда акт выполненных работ направляется контрагенту по почте, к нему можно приложить сопроводительное письмо. Это вспомогательный документ, который сообщает получателю дополнительные сведения.
Сопроводительное письмо стоит составить, так как оно:
Унифицированной формы сопроводительного письма нет. Можно составить его как обычное деловое письмо, указать Ф.И.О. руководителя организации или лицо, на чье имя направляется письмо.
Как внести изменения в акт
Если в актах есть ошибки — нужно вносить корректировки. Иначе документы может запросить ФНС, и, найдя в них несоответствия, — заподозрить бизнес в уклонении от уплаты налогов.
Как это сделать:
Бесплатно проверим ваш учет
Выявим налоговые переплаты и поможем сэкономить без ущерба для бизнеса
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами
Его можно сформировать в сервисах онлайн-бухгалтерии или программе 1C.
Как создать акт выполненных работ в 1С
Для формирования документа надо зайти в пункт меню «Продажи». Далее — вкладка «Реализация (акты, накладные, УПД»)».
В пункте «Реализация» добавить новый документ «Услуги (акт, УПД)».
При выборе пункта открывается новый документ, в котором нужно заполнить поля «Контрагент» и «Договор». Данные для поля «Контрагент» выбираются из справочника. Данные для поля «Договор» подгрузятся автоматически. Табличная часть заполняется при помощи кнопки «Добавить».
Появится раздел «Номенклатура» — она имеет два поля:
После этого — создать «Счет-фактуру», если она нужна.
Чтобы распечатать акт с введенными данными — надо нажать кнопку «Печать» и выбрать «Акт об оказании услуг».
Что еще стоит знать
1.Универсальный передаточный документ может заменить акт выполненных работ и счет-фактуру. Однако, если в договоре есть упоминание о счет-фактуре или в приложениях представлен образец акта — применение УПД надо оформить в дополнительном соглашении.
2. Организации могут попросить акт выполненных работ от самозанятых или у физического лица. В нем также стоит прописать реквизиты сторон, упомянуть договор, в рамках которого оказаны услуги, указать их наименование и срок, в течение которого они были выполнены. Физическое лицо или плательщик НПД указывают в качестве своих реквизитов ИНН и паспортные данные.
3. Даже подписанный акт можно оспорить в суде. Например, заказчик подписал документ «без замечаний», но в процессе эксплуатации выявил существенные недочеты. Для начала стоит провести независимую экспертизу, которая оценит фактический объем, ущерб и качество работы. С результатами и заключением эксперта можно обратиться в суд, но сначала можно урегулировать разногласия с исполнителем, направив досудебную претензию с данными экспертизы.
Юридическая поддержка бизнеса + ведение бухгалтерии и кадров
Полное экспертное сопровождение вашей компании по вопросам договоров и контрагентов, отчетов и налогов, расчета зарплаты и 1С
Акт обследования объекта ─ это документ, который можно составлять по разным поводам, например, предстоящая передача в аренду, капитальный ремонт здания, передача объекта под охрану, снятие с учета, ввод в эксплуатацию, купля-продажа и т.д. Независимо от повода для формирования акта, в нем обязательно фиксируется состояние объекта на момент проведения обследования. А также важно описать меры, которые могут быть приняты к устранению найденных дефектов, повреждения и поломок.
Акт можно использовать в отношении объектов совершенно различного назначения, в том числе жилых и нежилых зданий и сооружений, движимого и недвижимого имущества и т.д. Обычно обследование носит визуальный характер, но при необходимости некоторые элементы и детали объекта исследуют более тщательно.
Кто пишет акт обследования объекта
Формированием акта обследования объекта занимается специальная независимая комиссия. Поэтому первое, что надо сделать для исследования ─ это назначить членов комиссии в составе не менее двух человек. Эти люди должны обладать достаточной квалификацией, чтобы оценить объект на требуемом уровне. По возможности к работе следует привлечь специалиста из организации, профессионально занимающейся экспертизой состояния подобных объектов. Кроме того, в комиссию желательно включить представителя заинтересованной стороны.
Фамилии всех членов комиссии должны быть вписаны в документ, с указанием выбранного председателя.
Особенности составления акта обследования
Напомним, если организация решила составить постоянный бланк, то его надо закрепить в учетной политике. Но ситуации бывают разными, поэтому лучше составлять документ каждый раз под случай.
Итак, во многом форма акта диктуется целью создания документа и его содержанием. Однако, чтобы акт обследования объекта обрел законную силу, при его оформлении следует придерживаться некоторых стандартов. Документ обязательно должен содержать:
Если в процессе осмотра выявляются внутренние или внешние повреждения, поломки, дефекты, их тоже надо отразить в документе с указанием причин, приведших к их появлению. Когда же комиссия обследует объекты капитального строительства, то особое внимание следует уделить несущим конструкциям. В заключение акта нужно прописать рекомендации, данные комиссией для устранения обнаруженных недочетов.
Если кто-то из членов комиссии не согласен с внесенными в акт сведениями или выводами, он должен написать свое аргументированное, обоснованное мнение в этом же документе отдельным пунктом.
При необходимости к акту можно приложить различные подтверждающие его содержание документы, например, фотографии, ссылки на видео, свидетельства независимых источников. Они должны быть оформлены в виде приложений и обязательно зарегистрированы в самом акте.
Акт обследования объекта составляется на бумажном носителе не менее чем в двух, а иногда даже в нескольких экземплярах. Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон. Он может быть заполнен от руки либо напечатан на компьютере. Но независимо от способа оформления. каждая его копия должна быть заверена оригиналами подписей членов комиссии. Удостоверять печатями заполненный бланк не нужно.
Образец составления акта обследования объекта
В начале документа заполняем его наименование. Затем в строке ниже указывается населенный пункт, в котором производилось обследование, а также дата составления акта.
Основная часть акта
Основная часть акта открывается описанием цели проведения обследования, например, капитальный ремонт, снятие с учета, передача в аренду и т.п. К цели надо указать ссылку на основание: заявление, приказ, распоряжение, судебное постановление и т.п. Потом сюда же вписывается состав комиссии. Каждый ее член должен быть внесен в акт с названием должности и организации, которую он представляет.
Далее в документ вписывают адрес объекта и подробные действия, которые были произведены при его обследовании. Специалисты рекомендуют каждое действие указывать отдельным пунктом. После составления описания нужно резюмировать проведенную процедуру. Если в ходе исследования не было выявлено никаких повреждений, а объект находится в удовлетворительном состоянии и соответствует всем необходимым нормативам, то в акте достаточно ограничится фиксацией этого факта.
При обнаружении недостатков, их нужно тщательно описать и дать рекомендации к их устранению.
