База ерп

ERP система – гибкое решение для автоматизации сложных, многоступенчатых бизнес-процессов. Это универсальная единая информационная система, целью внедрения которой является оптимизация бизнес-процессов компании и получение конкурентного преимущества. Так как проекты по внедрению ERP требуют больших временных и денежных ресурсов, важно точно определить цели еще до старта проекта. Такой целью могут быть, например, улучшение показателя окупаемости инвестиций.

Кому подходит? Работа в ERP-системах востребована в таких сферах как, производство, ритейл, финансовый сектор, услуги, госсектр, строительство и многие другие.

Есть разные варианты реализации проектов на базе ERP. Это зависит от выявленных сложностей, поставленных задач и технологий внедрения. Минимальные сроки внедрения до точки промышленного старта составляет, не менее 9 месяцев. Окончательная стоимость внедрения зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта.

Внедрение такой системы – это непростой процесс, и бизнес должен быть готов к этому мероприятию: иметь отлаженные процессы, и сотрудников, готовых к обучению.

Цели и задачи

Для того чтобы получить максимум выгоды при внедрении ERP, необходимо тщательно спланировать каждый этап проекта. Для начала важно поставить цели и задачи.

Основными целями являются:

  • автоматизация бизнес-процессов, производства, учета и управления;
  • оптимизация бизнес-процессов, использования всех ресурсов предприятия и затрат;
  • повышение эффективности бизнес-процессов и качества обслуживания клиентов;
  • увеличение темпов роста и прибыли;
  • улучшение показателя окупаемости инвестиций (ROI);
  • уменьшение оборотного капитала;
  • облегчение работы сотрудников;
  • получение расширенных аналитических данных;
  • интеграция с различными программами и оборудованием;
  • безболезненный переход со старой системы.

Подготовка к внедрению

Первым шагом может стать составление технического задания. В нем прописываются задачи, планирование, постановка целей, аудит, карта, архитектура, бюджет и сроки. Благодаря техническому заданию можно определить, как процессы, требующие автоматизации, так и показатели, требующие улучшения. Команду экспертов со стороны заказчика должны составлять: руководитель, руководители отделов, начальники подразделений, ит-специалисты.

Первичным этапом является подбор исполнителя и решения. Когда продукт и подрядчик определены, составляется план внедрения, учитывающий цели, задачи, требования и возможности конкретного предприятия. А также проводится финансовая оценка: вложения, получение экономии, окупаемость.

Важным пунктом является и обучение сотрудников. Часто руководству приходится сталкиваться с сопротивлением пользователей, которые неохотно идут на принятие нововведений. Необходимо провести работу с сотрудниками по переходу на новое ПО, а также по предотвращению саботажа. Для этого после внедрения всегда проходит этап поддержки пользователей.

Подходы к внедрению

В виду сложности системы подход можно считать наиболее эффективным. Проектный подход включает в себя такие этапы как, обследование, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и опытная эксплуатация.

  • Обследование может проводиться посредством анкетирования ключевых пользователей. По итогу обследования должен быть получен перечень требований, эскиз предлагаемой будущей модели, а также составлена архитектура ИТ-решений.
  • На этапе моделирования происходит тестовая реализация процессов и анализ функциональных разрывов. Вырабатывается методика реализации процессов, определяются участки проектирования.
  • На этапе проектирования функциональные разрывы анализируются и происходит проектирование будущей системы. Составляются задания на разработку по каждому блоку, форме, отчету. Первичное тестирование также является неотъемлемой частью данного этапа.
  • На этапе внедрения построенной и разработанной системы производится обучение по модифицированному функционалу. При необходимости пишутся пользовательские инструкции. По результатам этапа выносится решение о готовности системы к вводу в промышленную эксплуатацию.
  • Опытная эксплуатация проходит с организацией готовности всех блоков к работе в оперативном режиме. Решение периодически возникающих задач происходит в период промышленной оперативной эксплуатации системы.

Плюс подхода состоит в том, что он подходит практически к любым проектам внедрения ERP-систем. Он предполагает точность и цельность, но при этом здесь не возможно все предусмотреть, а также одна ошибка, может повлиять на изменение в тз и другие части проекта.

Поэтапное внедрение

В данном подходе проект рассматривается не как единый массив действий, а как последовательность отдельных задач. Подразумевает внедрение отдельных частей и модулей, а также полное обследование предприятия и определение всех автоматизируемых бизнес-процессов с последующей разработкой тз, в котором указывается: количество необходимых доработок, развернутый план работ с разбивкой на этапы, сроки и стоимость проведения каждого этапа внедрения системы ERP.

Плюсы подхода заключаются в снижении ошибок и их влияния на весь проект, а также быстрые первые результаты. Недостаток данной технологии заключается в более длинных сроках и отсутствии точных сроков и стоимости всего проекта. Внесение даже самых незначительных изменений повлечет за собой корректировку ТЗ, сроков и итоговой стоимости.

Agile

В этом случае внедрение начинается сразу, без какого-то предварительного плана. Уточнение и доработка плана происходят в процессе. Agile базируется на принципах сотрудничества, постоянной обратной связи от заказчика и непрерывного совершенствования. Подобный метод работы используется во внедрении коробок.

Основной плюс такого метода – работа по внедрению начинается быстро. Минусы – частые ошибки и переделки из-за отсутствия комплексного плана для всех частей, слабая вовлеченность сотрудников заказчика к тестированию и использованию и неопределенность результата.

Внедрение в рамках абонентского обслуживания (time and material)

Это подход, при котором проект оформляется на часы работы занятых на проекте специалистов и их разработки за эти сроки. Проводится экспресс-обследование организации, формируется план проекта внедрения ERP-системы и рассчитывается максимальная стоимость работ. Данная цифра прописывается в договоре, так же, как и стоимость часа работы специалиста, интегрирующего программу. План работ по внедрению системы ERP разбивается на несколько месяцев. В зависимости от общего объема рабочих часов определяется количество ежемесячных оплат.

Планирование бюджета

Теперь можно приступать к формированию бюджета. Затраты должны окупаться в четко установленные сроки. Важно заранее оценить задачи, их стоимость и выбрать такой комплекс, который и будет помогать в достижении целей, и не требовать излишних вложений.

При подсчете бюджета следует заложить дополнительную сумму к бюджету на непредвиденные случаи. Эти средства могут потребоваться при возникновении сложностей — организации обмена данными с ПО, которая не поддерживает существующий API, доработке базовых справочников, сложностях при переносе данных, реализации необходимых для успешного внедрения функций.

Окончательная стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается: количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.

Эффект от внедрения

  • Увеличение выручки и сокращение затрат.
  • Оптимизация бизнес-процессов, увеличение их прозрачности и усиление контроля.
  • Повышение рентабельности производства.
  • Улучшение показателя окупаемости.
  • Повышение эффективности бизнес-процессов.

База ерп

Выгоды от внедрения «1С:ERP»

Преимущества внедрения

  • Синхронизация и контроль процессов. Благодаря внедрению вы сможете упорядочить получение данных и обмен ими на всех взаимосвязанных между собой этапах деятельности организации. Это положительно скажется на эффективности работы каждого подразделения.
  • Унификация отчетности. При помощи ПО ERP все финансовые и статистические отчеты выводятся согласно единому образцу, что значительно облегчает совокупный анализ текущих результатов работы отделов организации.
  • Функции для руководителя. Внедрение ERP позволяет активно пользоваться базами управления корпоративными знаниями компании, увеличивая функциональность руководителя.
  • Личный кабинет контрагента. Возможность участия клиентов организации. К примеру, они могут самостоятельно формировать заказ, отслеживать его статус, анализировать наличие материальных запасов, пополнять их в случае необходимости.
  • Безопасность данных. Администратор может категорировать всех пользователей системы, предоставив каждой категории доступ к определенным ресурсам и функциям. Действия каждого пользователя можно будет легко проверить.
  • Внешние интеграции. ERP-системы могут взаимодействовать с системами более низкого уровня, такими как технологическое оборудование, производственные комплексы и станки.
  • Взаимодействие. Внедрение ERP предусматривает наглядную демонстрацию результатов работы каждого подразделения, что помогает улучшить взаимодействие между ними.
  • Масштабирование. Модули ERP позволяют наладить централизованное управление и масштабировать принимаемые решения.
  • Контроль всех направлений работы предприятия. Внедрение ERP позволяет контролировать все рабочие процессы, протекающие в подчиненной организации.

Проблемы при внедрении

Успешное внедрение зависит от большого количества факторов. В ходе проекта компании могут столкнуться с рядом проблем:

  • нет цели внедрения;
  • плохой план внедрения или его отсутствие;
  • плохое управление проектом;
  • плохой контроль подрядчика;
  • мало опыта исполнителя;
  • плохое обучение конечных пользователей.

Распространённые риски и проблемы проекта по внедрению ERP-системы:

  • недооценка масштаба, сроков, стоимости
  • срыв сроков и превышение бюджета
  • плохая информационная инфраструктура
  • неправильный выбор решения
  • отсутствие ожидаемого эффекта в срок
  • проблемы с интеграцией сторонних систем;
  • слабые инструменты аналитики.

В заключение отметим, что внедрение ERP-системы – дорогой и сложный процесс, который требует значительных временных затрат. Внедрение надо тщательно планировать, оценивать, контролировать и впоследствии грамотно использовать.

При внедрении готовых ERP-систем 53 % компаний испытывают серьезные трудности, которые требуют изменения бизнес-процессов и организационных подходов, и 44 % компаний сталкиваются с существенными техническими проблемами. В серии статей раскладываем по полочкам, что такое ERP-система, чем она выгодна, как определить необходимость ее внедрения, что нужно знать при выборе поставщика платформы и как ее внедрить.

База ерп

Понятие ERP-системы пришло из США и дословно переводится как планирование ресурсов предприятия — Enterprise Resource Planning. Академически это выглядит так: «ERP — это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности».

Каждый поставщик может понимать разработанную им систему по-своему, исходя из ее направленности и решаемых задач. Например, одна ERP-система больше подойдет для ритейла, но не подойдет для нефтеперерабатывающего предприятия. Более того, каждая компания и ее сотрудник, который пользуется платформой, представляют ее по-своему, исходя из той части, с которой они соприкасаются в работе.

В своей сути ERP – это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных.

Для чего нужна ERP-система

База ерп

Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.

Больше проверок:  Реестр проверок юридических лиц за 2023 год

С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу.

Как понять, что компании нужна ERP-система

База ерп

Обычная история наших заказчиков выглядит следующим образом. В какой-то момент становится ясно, что все основные процессы автоматизированы, а эффективность работы не повышается.

Выясняется, что каждый процесс находится в своей отдельной информационной системе. Для их связки сотрудники вручную вводят данные в каждую систему, а затем руководство вручную собирает продублированные данные для анализа деятельности всей компании. В принципе, такая механика работы продуктивна до определенного момента. Главное – определить момент достижения максимальной эффективности до его наступления, а не тогда, когда менять механизмы процессов нужно будет в режиме аврала.

Ни одна из информационных систем никогда не сообщит, что настал момент, когда компания доросла до того уровня, когда нужна ERP-система. Мировой опыт показывает 4 основных признака, которые позволят это понять:

Данных для принятия взвешенного управленческого решения становится недостаточно.

База ерп

Любое решение в бизнесе имеет последствия, которые в конечном итоге выливаются в финансовые потери или, наоборот, в доходы. Качество решения зависит от информации, на которой оно основывается. Если данные устаревшие, неполные или некорректные, решение будет неправильным или несбалансированным.

Основные причины противоречивости информации:

  • критически важная информация разбросана по отдельным сотрудникам и отделам;
  • отсутствуют регламенты для сбора данных;
  • сбор информации проводят сотрудники с различными ролями и в разное время.

При наличии ERP-платформы, подходящей под ваши бизнес-процессы, вы можете централизовать все данные. Вся информация создается каждым сотрудником и отделом в единой системе в режиме реального времени. Это означает, что данные, которые могут понадобиться вам и кому-либо еще в компании, всегда являются максимально точными и актуальными.

Недостаток интеграции между ИТ-системами приводит к сбоям в работе и мешает росту компании.

Каждая ИТ-система предъявляет свои требования к формату данных, построена в разное время и на различных технологиях, принципах и языках программирования. Это отражается на работе сотрудников, которые взаимодействуют словно на разных языках, и на скорости взаимодействия.

ERP-система объединяет отдельные функции в одном интегрированном и понятном пространстве. ERP-система работает как переводчик, говорящий на нескольких языках программирования, чтобы обеспечить совместную работу и согласованность.

Ваши клиенты недовольны обслуживанием.

Если клиенты жалуются или уходят, стоит задуматься об эффективности. Это связано со спросом, перевешивающим предложение, поздними поставками, медленным обслуживанием или просто общим ощущением, что у бизнеса нет ресурсов или времени, чтобы заботиться о каждом клиенте.

Когда бизнес вырос до уровня среднего или крупного, ERP превращает недовольных клиентов в лояльных. Клиенты начинают чувствовать улучшение обслуживания и проживают изменения вместе с компанией.

Вы используете устаревшие системы.

Согласно исследованию Veeam 2020 Data Protection Trends Report, главным барьером цифровой трансформации бизнеса являются устаревшие технологии. Если компания все еще работает с системами ручного ввода или бумажными документами, то в постпандемический период она точно окажется за бортом.

Кроме того, ИТ-системы в компании могут быть довольно современными, но дезинтегрированными. В таком случае каждый отдел создает свой информационный бункер, данные из которого выходят дозированно или некорректно. Если интеграция отдельных систем крайне затратна или невозможна, то необходимо менять их на единую ERP-систему.

Какие выгоды ERP-система дает бизнесу

ERP-система – это продукт, который компания приобретает за свой счёт. Ее внедрение рассматривается как инвестиция, которая должна принести прибыль. Ни один производитель ERP-системы не гарантирует, что она принесет компании рост доходов. И это касается не только ERP-систем, но и любых ИТ-решений. Однако все плюсы внедрения опосредованно влияют на прибыль:

Экономия на ИТ-системах

Вместо того чтобы тратить ресурсы на несколько разрозненных систем, каждая из которых нуждается в специализированной поддержке, инфраструктуре, лицензиях, обучении сотрудников, можно сосредоточить все затраты на одной ERP-платформе. Она состоит из модулей, которые заменяют разрозненные системы на интегрированные части.

Если ERP-систему разрабатывать с нуля под запросы конкретной компании, в нее можно включить сторонние системы и сервисы, с которыми будет удобно работать бизнес-партнерам, поставщикам, клиентам и иным контрагентам.

ERP обеспечивает руководству полный доступ к каждому бизнес-процессу любого подразделения 24/7. Например, можно ежедневно отслеживать запасы, включая запланированные поставки и поставки, находящиеся в пути. Имея полную картину об объемах запасов, можно точнее контролировать оборотные средства.

Автоматизация отчетов и сильное планирование

База ерп

ERP создает единую унифицированную систему отчетности для всех процессов. Она автоматически генерирует полезные отчеты и аналитику в любое время. С ней руководству не придется вручную собирать электронные таблицы и письма.

Таким образом, платформа освобождает время на стратегическое планирование, более качественный анализ и сравнение показателей отделов. ERP-система помогает найти в аналитике те тенденции, которые раньше не замечали и даже не имели шанса заметить.

Сама по себе ERP – не панацея. Важно не только соответствие специфике бизнеса, но и правильное внедрение. Согласно исследованию 315 поставщиков готовых ERP-систем, доля внедрений, успех которых был лишь частичным, оценивается на уровне от 25 до 41 процентов в зависимости от отрасли. Подходящая ERP существенно сокращает затраты времени и усилий на рутину.

База ерп

Обслуживание клиентов – это ключевая часть бизнеса. ERP-система переводит фокус внимания сотрудников с ведения реестров клиентов на построение и поддержание отношений с клиентами.

Как показывает статистика, 84 процента клиентов разочаровываются в компании, если не получают достаточно ответов на запросы. ERP дает сотруднику все необходимые сведения и историю клиента прямо в момент обращения. С ней сотрудники занимаются не бюрократией, а привлечением и удержанием клиентов. Клиенты чувствуют преимущества ее внедрения, даже не зная об изменениях в компании.

Едва ли найдется информационная система, которая может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Персональные данные клиентов и сотрудников, электронные письма, интеллектуальная собственность, финансовые данные, счета, контракты – чем больше систем обрабатывают эту информацию, тем сложнее отследить риски. ERP-система вводит единые стандарты доступа, ввода и вывода данных и централизованное хранение информации.

Однако чем больше доля рынка готовой ERP-системы, тем чаще она подвергается хакерским атакам. Предпочтительнее будет разработка собственной ERP-системы, доступ к кодовой базе которой будет только у вас. Если ERP-система для вашей компании разработана с нуля, хакеры не смогут найти копии системы, чтобы предварительно проверить ее на уязвимости.

Продуктивность совместной работы

Часто интерес к совместной работе отделов или сотрудников угасает, поскольку передача данных требует множества рутинных операций или по причине психологического климата в компании. Единая система автоматизирует доступ к информации, устраняет негативный опыт человеческого фактора и ускоряет коммуникацию внутри компании.

База ерп

Готовые ERP-системы разрабатываются в соответствии с лучшими отраслевыми практиками. Это позволяет предприятиям стандартизировать свои собственные процессы.

Однако на деле предприятию приходится делать сложный выбор: либо долго и затратно настраивать и дорабатывать ERP-систему под стандарты предприятия, либо с болью настраивать собственные бизнес-процессы под стандарты ERP-системы.

Существует третий путь – изначально разрабатывать систему под собственные бизнес-процессы.

Независимо от того, расширяете ли вы свою клиентскую базу, выходите на новые рынки, внедряете новые процессы, отделы или продукты или иным образом масштабируете свой бизнес, при правильном выборе поставщика ERP-платформа подстраивается под изменения.

Поскольку ERP-система внедряется во все процессы компании, список преимуществ может увеличиваться в зависимости от специфики. На рынке разработаны десятки и сотни готовых решений, которые загоняют покупателей в рамки подписок, скорости обновлений и поддержки, закрытого функционала и архитектуры – в рамки одного поставщика. Только разработка собственной ERP-системы дает максимальные возможности без каких-либо ограничений.

О том, как выбрать производителя ERP-системы, какие вопросы ему задать, чтобы не потерять деньги, и что стоит учесть при планировании внедрения, читайте в следующих статьях.

База ерп

Переход на 1С ERP – какие возможны варианты?

Если поставить себя на место менеджера, которому руководство компании поручило изучить вопрос с покупкой и внедрением «1C:ERP Управление предприятием» (далее – ERP), то в этом случае возможны следующие варианты действий:

  • собрать команду из своих сотрудников (IT-персонал, программисты, аналитики) и осуществить процесс подготовки и внедрения исключительно своими силами;
  • обратиться к «своему» поставщику программ 1С и поручить ему полностью разработку и реализацию проекта внедрения;
  • организовать конкурс и выбрать самого щедрого на обещания или дешевого по цене;
  • зайти на сайт 1С и из внушительного списка компаний – франчайзи выбрать самых опытных, которые внедряли ERP словно «арбузы выращивали», «в больших количествах и крупных размеров»;
  • можно улучшить поиск и выбрать поставщиков, которые внедряли ERP в компаниях «родной» сферы деятельности;
  • самые «умные и продвинутые» наберут в поиске Яндекса «внедрение 1C ERP» и изучат предложения и сайты компаний из первой двадцатки и Яндекс директ.

Естественно в этом списке присутствует определенная ирония, но давайте действительно проанализируем механизмы того, как принимаются решения по внедрению ERP. И выделим главные факторы, влияющие на это.

А всем ли нужны ERP системы?

Фирма 1С: позиционирует ERP как универсальное решение, предназначенное в первую очередь производственным предприятиям. Понятно, что не каждая компания должна использовать ERP систему, многое зависит от её размеров и специфики. Многие бизнесы, например, банки и розничная торговля, имеют свой особый мир программных решений, отличный от архитектуры ERP.

Производственно – торговым стартапам, на начальный период и при наличии несложных технологий, можно порекомендовать использование “1С:Управление нашей фирмой” (УНФ) совместно с “1С:Бухгалтерия”. Крупным торговым оптовым фирмам, не планирующим иметь своё производство, будет достаточно внедрить “1С:Управление торговлей”, “1С:Бухгалтерия”, и отраслевые специализированные решения, интегрированные в единый информационный контур. Крупным оптовым поставщикам при продажах со складов и фирмам, имеющим несложное производство, работающее без заказов «на склад», а также крупным сервисным компаниям, ERP не требуется, оптимальным будет внедрение продукта “1С:Комплексная автоматизация”.

Существует ряд компаний, которые уже внедрили дорогие и сложные ERP решения западных (SAP, Oracle, Axapta и др.) или российских (Парус, Галактика и др.) разработчиков. Есть ли им смысл в современных российских условиях переходить на 1С ERP – это тема отдельной дискуссии.

Больше проверок:  Prosecutor-General of Russia

Рассмотрим наиболее типичные исходные варианты уровня автоматизации при внедрении ERP на средних и отчасти на крупных производственных и производственно- торговых предприятиях.

Переход на ERP – возможные альтернативы

Рассмотрим конкретные ситуации. На предприятии уже есть система управления, которая включает одну или несколько программ, с помощью которых руководство и подразделения ведут регламентированный, управленческий и оперативный учёт. Это, вероятнее всего, «1С: Управление производственным предприятием» (далее -УПП), или же «1С: Бухгалтерия предприятия» вместе с набором прикладных программ различного назначения от 1С (Зарплата и управление персоналом – далее ЗУП, Управление торговлей – далее УТ). Возможна интеграция с программами других вендоров (офисные продукты Микрософт, разные решения для CRM, документооборота). Встречаются и локальные разработки на различных платформах, включая 1С.

В линейке продуктов фирмы 1С УПП является в некоторой степени аналогом 1С ERP. Этому программному продукту уже около 15 лет. УПП изначально создавалась как универсальное решение для любого вида бизнеса, будь то производство, торговля, услуги. До появления 1С ERP в 2013 году программа была лидером продаж и внедрений в России как ERP решение: по данным сайта buh.ru – более 9000. И ещё сегодня она продолжает «трудиться» на значительную часть российских компаний. Но в 2018 года фирмой 1С было принято решение о снятии УПП с продаж, с января 2020 года 1С подняла стоимость техподдержки примерно в 2 раза, а в 2026 году обещает снять программу с техподдержки.

На самом деле, УПП имеет принципиальные отличия от ERP. Ведь УПП в первую очередь предназначена для отражения операций регламентированного учёта, а ERP построена на принципе первичности оперативного управления. В ERP Регламентированный учёт транслируется на основании правил соответствия видам операций. С определёнными оговорками можно сказать, что в УПП всё «крутится» вокруг бухгалтерии, а в ERP – вокруг отражения плана и факта операций основного (закупки, производство и продажи продукции), вспомогательных и иных процессов предприятия.

Важный фактор в пользу ERP – она имеет механизм формирования полноценной управленческой модели, расширенные возможности создания модели и управления процессами подсистемы бюджетирования, а также финансового анализа. В то время как в УПП имеется сильно упрощённый механизм бюджетирования, не смотря на его существенную важность в общей цепочке управления.

Важный плюс ERP – для её внедрения с учётом особенностей и специфики предприятия в большинстве случаев нужны не программисты, а методологи. ERP имеет функционал «с запасом», который предусматривает большую часть потребностей производственного предприятия и требует лишь грамотной настройки.

Существует ещё масса и технических преимуществ ERP перед УПП. Кому интересно, посмотрите Приложение.

Немалое количество компаний в России использует «лоскутные» системы. «Лоскутная» система – это набор программ на различных платформах от разных производителей, которые требуют достаточно сложного «клея» для интеграции. Развитие такой «комплексной» системы, как правило, требует привлечения эксклюзивных и недешёвых специалистов. Руководство напрягает низкая оперативность и сложность получения пакета отчётов для принятия управленческих решений по единым стандартам. В такой системе постоянно присутствуют риски ошибок, потери данных при обмене, что, в конечном итоге, может привести к финансовым и репутационным издержкам.

Похожая ситуация возникает с использованием программ собственной разработки, разработок приглашённых программистов или продукции небольших IT фирм. В таких случаях есть серьёзные риски, связанные с сопровождением, обновлением, а порой и потерей возможности техподдержки и доработки программы, в случае ухода «эксклюзивного» специалиста или компании.

Существует ещё одна, довольно большая «категория» предприятий, где внедрение ERP прошло неудачно или было остановлено (система не используется или используется частично). Они стоят перед выбором: оставить всё как есть или найти возможности получить качественное внедрение.

Исходя из всего вышесказанного, можно увидеть определенное разнообразие в степени «вооруженности» российских компаний в части автоматизации бизнеса. На всё это также накладываются различия в возможностях и понимании места и роли автоматизации в управлении предприятием.

В этой непростой ситуации для определенных выше категорий российских компаний можно выделить следующие три альтернативы, связанные с автоматизацией:

  • Ничего не менять.
  • Продолжать развивать существующую систему.
  • Переходить на ERP.

Рассмотрим каждый вариант.

Ничего не менять

Для обоснования данного решения компании обычно имеют следующие аргументы:

  • Нас всё устраивает;
  • Нам не до внедрений – у нас другие приоритеты задач и развития;
  • Мы не готовы финансово;
  • Мы решили отложить все перемены пока в стране (отрасли) продолжается кризис.

Аргумент 1. Конечно, вполне возможно у компании действительно дела идут неплохо, система автоматизации работает успешно и IT консультанты справляются со своей задачей.

Но такой ответ может быть и отговоркой. Тогда актуальны варианты 2 и 3, возможно и 4.

Аргументы 2 и 3. Ситуация в компаниях, особенно сейчас, в кризис, объективно может быть очень сложной. И речь может идти о выживании компании. Но причина отказа от внедрения ERP во многих случаях скорее не в приоритетах и не в деньгах. Всё время руководителей занимает решение различных проблем, связанных с «текучкой», деньгами, планированием, производством и реализацией продукции, персоналом и т. п. Они не всегда понимают, что грамотно решить эти проблемы можно только за счёт выхода на более высокий уровень развития предприятия, умной автоматизации в том числе. Стратегия тотальной экономии мало чего даст для решения скопившихся проблем. И выживать бизнесу нужно грамотно, с его выходом на новый уровень. А деньги на качественное развитие нужны не такие уж огромные, возможна бюджетная для начала модель перемен. Более подробно об этом – в последнем разделе статьи.

Аргумент 4. В кризисный период, если персонал компании загружен меньше, чем в период «горячей страды», сам бог велел занять руководителей и менеджмент оптимизацией рабочих процессов, а рядовых сотрудников – обучением.

Продолжать развивать существующую систему

По данному решению компании обычно выдвигают следующие аргументы:

  • Наше руководство эта система устраивает;
  • Переход на новую систему нам не потянуть финансово;
  • Наша бизнес модель имеет ряд уникальных особенностей, существующая система автоматизации их в полной мере учитывает. Есть риск «слабости» функционала ERP, адекватного нашей модели или отсутствия такого функционала.
  • Переход на новую систему связан со столь значительными переменами (организационными, кадровыми и т. п.), что лучше не начинать;

В определённой мере, все эти аргументы «одного корня». Причины этих возражений схожи с указанными в п.1 причинами: всё оставить как есть, ничего не менять. Кроме того, в условиях проблем в экономике, да и сейчас, в кризис, есть 3 существенных обстоятельства подождать с ERP и, если есть необходимость, развивать существующую систему:

  • ERP достаточно дорогая система, стоимость грамотного внедрения начинается от 1,5 млн. рублей, а иногда достигает 8-10 млн.;
  • ERP достаточно сложная в эксплуатации система, предъявляющая повышенные требования к отлаженности бизнес процессов, качеству системы управления компании и уровню подготовки как руководителей, так и персонала;
  • В некоторых случаях редкого и сложного производства внедрённая ERP система будет решать задачи предприятия хуже, чем программа, написанная и настроенная ТОЧНО под процессы и систему управления предприятием.

Какой напрашивается вывод? Всё хорошо в меру. Если УПП, например, работает стабильно, методически грамотно настроена и доработана под основные необходимые функциональные блоки предприятия, потребности пользователей и, главное, люди к ней привыкли, не стоит её менять на ERP. Это экономически невыгодно.

УПП даже при капитальной доработке не станет ERP. Но можно дать УПП на какое-то время «вторую жизнь».

И забыть про ERP?

Нет. Компания должна технологически и организационно перерасти возможности УПП чтобы переход на ERP стал объективно необходимым.

Всё то же самое можно сказать и про «самописку», и про связанный набор различных программ.

Постепенно переходить на ERP

База ерп

Здесь необходимо учитывать следующие исходные ситуации и варианты внедрения:

  • Компания переходит на ERP со стабильно работающей, отлаженной, но устаревшей системы УПП;
  • Компания переходит на ERP с «лоскутной» системы, работающей на специализированных локальных решениях или с самописной системы;
  • Компания пытается перезапустить неудачный проект внедрения ERP;
  • Компания внедряет систему на 1С ERP практически с нуля.

1й путь – вроде всё просто. Фирма 1С разработала руководство для пользователей по переходу с типовой конфигурации УПП на типовую конфигурацию ERP. Также пользователи могут при помощи входящего в поставку ERP помощника перехода перенести в новую информационную базу нормативно-справочную информацию и начальные остатки. Но в руководстве есть важное замечание – в случае переноса остатков из программы, имеющей существенные доработки, может потребоваться разработка индивидуальных вариантов перехода. И главное, УПП и ERP имеют разные принципы ведения документов и разную логику работы функционала. Это значит, что без моделирования работы предприятия, тщательного изучения описания рабочих и бизнес процессов в большинстве случаев не обойтись. Для переноса модели УПП, тонкой настройки ERP и, если надо, доработки ERP нужны будут грамотные аналитики и системные архитекторы. Общая схема перехода примерно такая:

  • Провести матричное моделирование бизнеса: изучить все основные процессы и выстроить их в логическую систему «как есть» с оценкой целесообразности изменений.
  • Проанализировать созданную модель работы предприятия, модели бизнес процессов на их соответствие методической документации и на предмет «узких мест». Если надо, совместно доработать методическую основу.
  • Зафиксировать разнообразные мелкие и крупные проблемы предприятия. Системно проанализировать их, «найти их корни» в модели бизнеса. Запланировать способы решения.
  • Проанализировать систему управления процессами. Там, где надо, запланировать перемены в системе принятия решений, контроле и отчётности.
  • Разобраться, где компания теряет деньги и время. Определить резервы развития. Предложить варианты оптимизации.
  • Смоделировать в ERP системе доработанную структуру и логику работы, выбрать вместе с заказчиком на контрольных примерах оптимальные функциональные соответствия.
  • Далее – свести результаты анализа и согласованные решения в «концепт», комплексный план, вместе с заказчиком разработать проект перехода, заложить в него риски. Сформировать команду внедрения
  • Начать реализацию плана совместными усилиями. Подвести компанию к готовности к внедрению ERP.

И только после всех этих этапов, после тщательной работы без спешки и мелочной экономии, можно преступить непосредственно к настройке и установке программного решения.

Больше проверок:  Ерзф ру

Конечно, для предприятий с хорошо оптимизированной бизнес-моделью и грамотной гибкой системой управления возможно использовать другую технологию внедрения, по методу Agile / Scrum, методу спиральной или инкрементной модели или использовать наиболее подходящую «смесь» методик. Но сути изложенного выше подхода к внедрению это не меняет.

2й путь. Описывать преимущества ERP перед «лоскутной» системой или «самописной 1-эской» всё равно что сравнивать современный компьютер на 8 ядерном процессоре с агрегатом на Pentium 5 20-ти летней давности. Правда есть одно важное «НО». Внедрение должно происходить под девизом: сохранение лучшего из старого, отказ от худшего из нового. Это правило означает, что не следует менять сразу всё без исключения под флагом глобальных перемен. Необходимо сохранять программные решения, которые устраивают компанию, интегрировать их с ERP. Внедрять, напротив, нужно те функциональные блоки ERP, которые превосходят старый софт по результативности и реально будут двигать компанию и бизнес вперёд.

Например, если старая система управления производственным контуром предприятия – MES (manufacturing execution system) работает стабильно, методически грамотно настроена и доработана, то не стоит её полностью менять на ERP модуль. Существует отработанная технология интеграции через автоматический или «ручной» обмен данными.

3й путь. Компания вложила в ERP огромные деньги, система как-то работает, но пользы, отдачи, практически нет, или совсем мало. Или того хуже, внедрение состоялось лишь частично, некоторые структурные подразделения предприятия (кадры, ремонт, продажи) работают без ERP. В других подразделениях система работает совсем не так, как надо. Кроме того, программа местами имеет сложный и неудобный функционал, который очень трудно приспособить под реальную работу предприятия. Да ещё со сбоями и непонятными ошибками.

Сотрудники игнорируют такую ERP, предпочитая делать всё в Excel, старой 1С программе или даже вручную.

К сожалению, такие результаты внедрения ERP в России и мире не редкость. По ERP решениям процент неудачных внедрений один из самых высоких в IT отрасли, по некоторым оценкам – 60-70%.

Что можно сделать в случае неполного или неудачного внедрения? Универсального, быстродействующего «лекарства», к сожалению, нет. Внедрение придётся делать практически заново. Но можно сэкономить, не повторяя путь, который уже привёл к отрицательному результату.

О причинах неудачных внедрений ERP написаны десятки страниц на различных информационных порталах. Некоторые IT-компании честно предупреждают на корпоративных сайтах о таком варианте, пишут о причинах и способах избежать такой ситуации. Резюмируя, можно сформулировать главные условия не только внедрения ERP, а грамотной автоматизации для любой компании:

  • Компания должна экономически, финансово, технологически, организационно, по уровню кадров и управления созреть, быть готовой «надеть и носить ERP». Система должна быть объективно нужной и полезной компании, соответствовать потребностям бизнеса. На наш взгляд, это – ключевое условие.
  • Собственники, руководство и менеджмент компании должны активно и заинтересованно участвовать в процессе внедрения, на всех этапах. ERP имеет структуру и логику работы, напрямую связанную с системой управления, рабочими и бизнес процессами предприятия. Программа может и должна быть настроена под потребности, особенности и специфику работы на всех уровнях, от генерального директора до оператора.
  • Внедрённая ERP система сама по себе не решит проблем, она не может управлять и контролировать. Система – просто мощный инструмент в умелых и заинтересованных руках. Собственники бизнеса и весь персонал компании должны приложить определённые (для некоторых – значительные) усилия в обучении эффективному использованию возможностей системы.

4й путь актуален без альтернативы в случае организации нового достаточно большого и сложного производства «с нуля». Рекомендуем в этом случае технологию комплексного моделирования непосредственно в ERP. Безусловно, необходимы совместные тесные усилия руководителей компании и внешних консультантов, аналитиков чтобы на основании корпоративной стратегии, модели, политик, положений подготовить пакет регламентирующих документов, методик, инструкций использования ERP.

Возьмём на себя смелость утверждать, что в некоторых случаях, например, технической модернизации, реорганизации системы управления при смене владельца или поглощении, «создание предприятия» заново и внедрение ERP «с нуля» является более выгодным вариантом, чем очень затратная, долгая и не всегда результативная оптимизация работы предприятия и перенос в ERP неформализованных функций имеющихся систем. Оптимальный результат может быть получен сравнительно быстро и с хорошей экономией.

Главная альтернатива 2022го года

Конечно, реальная ситуация в значительной части российского бизнеса объективно может быть очень сложной, особенно сейчас, когда в экономике продолжается кризис. Все мысли руководителей многих предприятий среднего уровня и большинства мелких направлены на банальное выживание за счёт тотальной экономии. В этом состоянии, как правило, руководителям очень сложно найти выход из «замкнутого круга» текущих проблем, связанных с финансовым и производственным планированием, реализацией продукции, персоналом и т.п.

Стратегия тотальной экономии и не позволит сдвинуть ворох накопившихся проблем.

Необходимо понять, что грамотно решить большинство проблем предприятия и выйти на новый уровень развития возможно только за счёт перевода бизнеса на более прогрессивную модель и качественно более высокий уровень управления им.

Прежде всего, думать иначе и действовать по-новому должны начать собственники и высшие руководители. Поставить задачи стратегического уровня, искать «корни» проблем, находить и внедрять инновационные эффективные решения, расчётливо экспериментировать. Необходимо «на полную мощность» использовать как возможности своего предприятия, так и ресурсы опытных внешних консультантов, создавая в компании специальные «мозговые центры», привлекая квалифицированных менеджеров, самых неравнодушных сотрудников, думающих и не зацикленных на зарплате.

Приложение. Сравнение 1С ERP и УПП

Существенные отличия ERP от УПП следующие:

В типовом решении УПП есть определённые недостатки функционала:

  • нерешённость задач планирования производства;
  • отсутствие раздела ремонта;
  • отсутствие в блоке торговли управления сделками;
  • есть проблемы с прозрачностью себестоимости при попартионном учёте;
  • отсутствуют преднастроенные бизнес-процессы по цепочкам оформления основных документов;
  • отсутствие плана счетов управленческого учета;
  • существующие механизмы MRP крайне медлительны и на предприятии с большой глубиной Bill of materials (список материалов, компонентов, блоков, составных частей конечного продукта) и большим числом спецификаций неприменимы.

В производственном функционале ERP в отличии от УПП имеются следующие преимущества:

  • Формирование заказов на производство для 80% номенклатуры в продажных ценах на основании заказов покупателей
  • Обособление производства по заказам на производство, сформированным на основании заказов клиентов / проектов.
  • Позволяет запускать производство по заказам как с обособлением, так и без обособления.
  • Имеет готовый механизм спецификаций полуфабрикатов, производимых без жёсткой привязки к готовой продукции, но в количестве, обусловленном планом выпуска.
  • Имеет механизм передачи материалов в производство.
  • Есть механизм диспетчирования производства на межцеховом уровне с использованием ресурсных спецификаций.
  • Есть гибкое почасовое планирование производства в соответствии с графиком отгрузки и доступностью рабочих центров.
  • Имеет более гибкий поточный механизм передачи материалов в стороннее производство и их списания на получаемую продукцию без жёсткой привязки к партиям передаваемых материалов.
  • Планирование доставок продукции клиентам и материалов от поставщиков собственным транспортом и транспортными компаниями.
  • Управление запасами и закупкой материалов с учётом аналогов.
  • Расчёт фактической себестоимости производственных операций в разрезе заказов.
  • Введение в состав НСИ полуфабрикатов и ресурсных спецификаций, отражающих процесс их производства, инструментов и оборудования.
  • Реализация расчёта цен прайс-листа с учётом плановой себестоимости изделий и услуг.
  • Контроль исполнения планов и бюджетов.

А есть ли преимущества УПП перед ERP? В каких случаях мы пока не рекомендуем переход с УПП на ERP.

  • УПП была внедрена в компанию с несложной схемой производства и относительно простым учётом. Система или отраслевое решение на её основе хорошо справляется со своими задачами.
  • Используются очень сложные правила и базы данных распределения производственных затрат. В ERP планировалось реализовать гибкость на уровне УПП, но типовой функционал ERP немного проигрывает УПП в гибкости (разработчики постарались его сделать проще).
  • В компании кардинально отличаются бухгалтерский и управленческий учёт. В ERP заложены удобные механизмы для поддержания таких различий при отражении фактов в бухгалтерском и управленческом учёте в разных периодах. Но с точки зрения учёта производственных затрат ERP не позволяет такой гибкости, какую в некоторых случаях позволяет УПП.

Автоматизация позволяет эффективно выстроить целостную схему бизнес-процессов компании, придавая им вид единой системы, представляющей собой совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых элементов

При правильном построении алгоритмов взаимодействия между ее элементами можно получить единый управляемый механизм, существенно упрощающий и облегчающий жизнедеятельность организации и создающий условия, необходимые для выживания в высококонкурентной и постоянно изменяющейся среде. Для решения подобных задач автоматизации предусмотрены ERP-системы.

Что такое ERP-система и зачем она нужна?

Аббревиатура ERP переводится и расшифровывается как «планирование ресурсов предприятия», являясь стратегией, в соответствии с которой информация обо всех аспектах деятельности предприятия консолидируется в пределах единой системы с целью повышения эффективности управления. Термин «ресурсы» включает в себя все, что подлежит учету, обработке и анализу, а ERP-система автоматизации представляет собой практическое воплощение данной стратегии.

Основная и самая очевидная задача внедрения ERP-системы – сокращение объема «ручной» работы и транзакционных издержек за счет создания единого пространства для планирования и управления. Особенно актуально данное решение для компаний, которые имеют несколько удаленных друг от друга филиалов или подразделений, с которыми центральному офису требуется наладить оперативный обмен информацией.

Другая важная задача автоматизации – работа всех структурных подразделений компании (продажи, маркетинг, закупки, склад, производство и т.д.) в единой информационной базе, что позволяет оперативно реагировать на запросы, производить необходимые расчеты, вносить корректировки в планы, формировать необходимую отчетность, повышая тем самым эффективность взаимодействия между различными подразделениями.

Также ERP решают проблему защиты конфиденциальных данных. Для этих целей ERP-система располагает достаточно богатым инструментарием, начиная с предоставления сотрудникам различных уровней доступа – от отдельных функциональных разделов до детального ограничения перечня возможных действий с объектами системы, и заканчивая разграничением прав доступа к особо важной информации между руководством, линейными менеджерами, партнерами, инвесторами и клиентами.