Какой целью проводится аудит бизнес-процессов?
Целью проведения аудита бизнес-процессов является выявление слабых мест и проблем в операционной деятельности компании, а также определение возможных путей и методов их устранения. Аудит может также помочь выявить возможности для оптимизации процессов и улучшения эффективности работы организации в целом.
Какие риски могут возникать при проведении аудита бизнес-процессов?
При проведении аудита бизнес-процессов возможны различные риски, такие как:
- Недостоверная информация о процессах, полученная из-за недостаточного понимания работы компании со стороны аудиторов.
- Неправильная интерпретация данных и выводов, что может привести к неправильным рекомендациям.
- Недостаточное вовлечение сотрудников компании в процесс аудита, что может снизить степень эффективности проверки.
По каким показателям определить эффективность аудита бизнес-процессов?
Для определения эффективности аудита бизнес-процессов можно использовать следующие показатели:
- Количество выявленных проблем и их важность для компании.
- Качество и полнота предложенных рекомендаций по улучшению процессов.
- Степень внедрения предложенных изменений и их влияние на работу компании.
- Уровень удовлетворенности руководства компании результатами аудита.
Вывод
Аудит бизнес-процессов является важным инструментом для оценки эффективности операционной деятельности компании. Правильно проведенный аудит может помочь выявить проблемы, оптимизировать процессы и повысить эффективность работы организации. Поэтому компаниям стоит обращать серьезное внимание на этот процесс, чтобы быть уверенными в своей конкурентоспособности и готовности к изменениям на рынке.
Если вам нужна помощь с проведением аудита бизнес-процессов, обратитесь к нам по почте [email protected] и мы поможем вам оптимизировать вашу операционную деятельность.
Аудит бизнес-процессов: основные этапы и виды
Как правило такая проверка проводится через 1-2 месяца после внедрения новшеств, чтобы дать время персоналу привыкнуть к инновациям, а затем проанализировать – удачным ли было внедрение и нет ли каких-либо сложностей с работой по новому регламенту или с новыми инструментами. Глубина исследования зависит от того, насколько значительными были изменения привычной деятельности и являются ли они критичными для компании.
Обычно такой аудит инициируется владельцем или топ-менеджментом. Внеплановому аудиту предшествуют резкое снижение прибыли или производительности, рост количества нареканий со стороны клиентов или сотрудников, а также возникновение предложений, связанных с оптимизацией работы предприятия.
Виды бизнес-процессов
Основные бизнес-процессы:
- Производство продукта или предоставление услуг
- Продажи
- Логистика
- Сервисная или гарантийная поддержка
Вспомогательные бизнес-процессы:
- HR
- Маркетинг
- PR
- Бухгалтерский учет
- Закупки
- Юридическое сопровождение
- Обеспечение безопасности
Управленческие бизнес-процессы:
- Стратегические
- Тактические
- Операционные
Исправление процессов:
- Работа над удовлетворенностью клиентов
- Повышение качества продукта
- Оптимизация производства
Как проводить аудит бизнес-процессов?
Подготовительный этап:
- Определение целей и разработка плана действий
- Выбор проблемных областей и определение задач
- Создание пошагового плана работы
- Определение источников информации и инструментов для сбора
Сбор информации
Анализ и оценка эффективности бизнес-процессов:
- Выявление их соответствия установленным нормам
Подготовка отчета и выработка рекомендаций
Как правильно проводить аудит бизнес-процессов
Как правило аудит проводится либо внутренними силами компании, либо с привлечением независимых внешних консультантов. Во втором случае необходимо участие группы экспертов со стороны заказчика, которые знают особенности работы изнутри и помогут быстрее сориентироваться проверяющему, а также указать на узкие места. При этом внешний консультант часто оказывается более мотивированным.
Аудит может проводится различными методами, а в ходе проверки может быть использована информация из разных источников: интервьюирование сотрудников, изучение документации, наблюдение за ходом работы и анализ данных.
Как цифровые инструменты могут помочь в проведении аудита
Согласно исследованию, два года назад службы внутреннего аудита российских компаний применяли средства анализа данных (72%), использовали инструменты визуализации данных (64%), а также автоматизировали процессы управления внутренним аудитом и документацию (54%). При этом 70% специалистов использовали инструменты Microsoft Office (преимущественно Excel) как основные, и только 20% пользовались Power BI. Что касается автоматизации аудита, то около половины респондентов заявили, что не используют специальное ПО для этих целей.
Вместе с тем современные цифровые инструменты для бизнес-аналитики могут существенно повысить качество проверки и анализа. Во-первых, данные, которые можно взять из системы бизнес-аналитики, могут служить триггером для аудита. Например, руководитель компании имеет возможность, не дожидаясь месячного или квартального отчета, увидеть снижение объемов производства или продаж. Во-вторых, с помощью таких систем можно лучше спланировать точечную проверку за счет выявления конкретных подразделений в компании, где показатели начинают падать. Наконец цифровые инструменты помогают собрать всю необходимую предварительную информацию по каждому бизнес-процессу и подразделению компании перед началом проверки.
Как проводить аудит бизнес-процессов в условиях возросших рисков
В определенных случаях, учитывая динамику изменений внешних экономических и геополитических факторов, некоторые эксперты рекомендуют скорректировать стандартные подходы к аудиту бизнес-процессов (анализ данных учета, сравнение фактического состояния с внутренними регламентами и т.д.). Это связано с тем, что слишком продолжительный классический анализ может привести к быстрой потере актуальности полученных данных и выводов.
Несколько практических советов, как оптимизировать аудит, провести его быстрее и более точечно
Проведение аудита бизнес-процессов может быть связано с определенными рисками. В большинстве случаев эти риски касаются персонала и отношения сотрудников к аудиту.
Эффективность аудита бизнес-процессов: ключевые показатели
Проведение аудита бизнес-процессов внутри компании является важным инструментом для выявления проблем и нахождения оптимальных решений для их устранения. Однако, как отмечают эксперты, нередко результаты таких проверок искажены, что делает невозможным принятие эффективных управленческих решений.
Риски и показатели эффективности
Эксперты указывают на риски, связанные с нарушением независимости внутренней аудиторской службы, что также может привести к недостоверным результатам проверки. Для определения эффективности аудита необходимо ориентироваться на ключевые показатели, такие как:
Результативные рекомендации: которые могут привести к сокращению издержек, оптимизации управления или повышению качества продукции или услуг компании.
ROI (возврат инвестиций): оценка того, насколько успешно инвестиции в аудит действительно приносят прибыль и пользу компании.
Выполнение плановых задач: анализ того, насколько успешно были выполнены поставленные задачи и цели аудита.
Уровень удовлетворенности сотрудников и клиентов: оценка того, насколько аудит помог улучшить взаимоотношения внутри компании и с клиентами.
Как провести эффективный аудит?
Чтобы аудит бизнес-процессов был действительно эффективен, необходимо включить следующие компоненты:
Тщательный анализ: проверка всех ключевых процессов компании, выявление проблем и уязвимостей.
Сравнительный анализ: сравнение действий сотрудников с установленными регламентами, а также сравнение различных подразделений компании между собой.
Определение приоритетов: на основе собранной информации определение ключевых областей для улучшения и повышения эффективности.
Анализ эффективности бизнес-процессов является неотъемлемой частью успешного управления компанией и ключевым фактором для устойчивого роста и развития. Поэтому внимательное и профессиональное проведение таких проверок имеет решающее значение для будущего успеха компании.
В этой статьеЭксперт по налогам рассказывает, чем камеральная проверка отличается от выездной и как заранее подготовиться к любой из нихЕкатерина НовиковаНалоговый юрист, директор юридической компании MAPLEXВ этой статьеНалоговые проверки касаются всех предпринимателей и компаний — вне зависимости от масштабов бизнеса и отрасли. Рассказываем, какие налоговые проверки бывают, как проходят для ИП и ООО и может ли бизнес заранее к ним подготовиться.Что такое налоговая проверкаНалоговая проверка — контроль за соблюдением законодательства о налогах и сборах. Цель любой налоговой проверки — убедиться, что компания или ИП правильно исчислила и вовремя уплатила все налоги и сборы. Задача проверяющих — понять, есть ли у бизнеса задолженность перед государством, пытается ли он незаконно снизить налоги.Проверки могут проводить пожарная инспекция, Роспотребнадзор, санэпидемстанция и другие ведомства. В этой статье речь только про налоговые проверки.Виды налоговых проверокЕсть два вида налоговых проверок — камеральная и выездная.Камеральная проверка — это проверка бизнеса на основании налоговых деклараций или расчетов. Налоговый инспектор проверяет, верно ли заполнена отчетность и рассчитан налог либо взнос.Выездная проверка проводится, если налоговая выявила, что компания или ИП подпадает под критерии риска — об них расскажем ниже. Тогда инспектор приезжает в офис, на склад или магазин предпринимателя или компании, проверяет первичную документацию, осматривает помещение, опрашивает сотрудников.Выездные проверки могут быть комплексными или тематическими. Комплексная проверка проводится по всем налогам и сборам, а тематическая — только по одному, например НДС.Дальше расскажем подробно про каждую проверку.Камеральная налоговая проверкаНалоговая проводит камеральную проверку на основании первичных и уточненных деклараций либо расчетов. Такая проверка проходит каждый раз, когда вы сдаете декларацию по любому налогу или взносу. Уведомлять о начале камеральной проверки налоговая не обязана, проверка проводится автоматически.Кто проводит проверку. Налоговая по месту учета предпринимателя или компании. К примеру, если компания работает в Ярославле и подает декларацию в налоговую инспекцию в Ярославле, та и проводит проверку.Что проверяют. Инспекция проверяет налоговую отчетность, есть ли ошибки в ее заполнении, правильно ли рассчитаны налоги или взносы.Какие могут быть последствия для компании или ИП в зависимости от ситуацииКак проходит. Предприниматель или компания подает декларацию либо расчет, начинается камеральная проверка. О начале проверки налоговая не уведомляет. Проверка может длиться до трех месяцев.Приостановить камеральную проверку нельзя. Если выявят нарушения законодательства, в течение 10 дней после окончания камеральной проверки налоговая составляет акт с ее результатами. Следить за ходом камеральной проверки можно в личном кабинете налогоплательщика.Пример из кабинета налогоплательщика с требованиями по проверке. Требования можно узнать в личном кабинете или по почтеОсобенности камеральной проверки. Во время камеральной проверки инспектор может запросить документы, подтверждающие показатели отчетности: счета-фактуры, договоры, акты и другие первичные документы — но только если он нашел какие-то противоречия в декларации либо расчете или засомневался в ее корректности.Чаще всего камеральные проверки проходят незаметно для бизнеса: налоговая проверяет отчетность, убеждается, что все в порядке, и на этом все.Выездная налоговая проверкаВыездная проверка проводится, если налоговая подозревает предпринимателя или организацию в нарушении налогового законодательства.Кто проводит выездную проверку. Налоговая по месту учета предпринимателя или компании.Что проверяют. Инспекторы проверяют первичную документацию бизнеса — договоры, счета, счета-фактуры, регистры бухгалтерского и налогового учета, акты, платежные документы, книги покупок и продаж, накладные, путевые листы. Могут опросить сотрудников и осмотреть помещение, в котором работает компания или предприниматель.Как проходит. Узнать заранее о выездной налоговой проверке нельзя: по закону налоговая не обязана о ней предупреждать. Единственное исключение — проверки компаний, которые занимаются лотереями и азартными играми. Для них налоговая публикует в общем доступе календарь налоговых проверок.Налоговая выносит решение о выездной проверке и может прислать его предпринимателю или компании по почте, в личном кабинете системы электронной подачи декларации или на сайте налоговой службы. Иногда решение могут предъявить по факту, когда налоговая уже приедет в офис. Это законно.В решении указано основание проверки, ее срок, фамилии проверяющих инспекторов. Если к вам пришли с проверкой, вы можете попросить инспекторов показать удостоверения и свериться с фамилиями в решении — это поможет убедиться, что проверка проходит законно. Менять проверяемые налоги или период проверки, указанные в решении, налоговая не имеет права.Решение о проведении налоговой проверки оформляют по этому шаблонуОбычно в выездной проверке участвуют два или три инспектора. Иногда по запросу налоговой в выездной проверке могут участвовать сотрудники полиции. Во время выездной проверки у инспекторов больше полномочий, чем во время камеральной:могут провести инвентаризацию;вызвать на допрос сотрудников компании;изъять документы и компьютеры;отправить документы на экспертизу;осмотреть помещение и так далее.Бизнес обязан представлять все документы по запросу инспекторов и не препятствовать их работе.ИП или компания может не пустить инспекторов к себе, если решение о проверке оформлено неправильно: не указано, кого проверяют, не указан перечень платежей, которые будут проверять, период проверки, нет подписи руководителя или заместителя руководителя налоговой инспекции.Если компания или предприниматель незаконно отказывается впустить инспекторов, они составят акт. В этом случае налоговая может самостоятельно определить сумму налога к уплате, продлить срок выездной проверки или наложить штраф — 10 000 ₽.После окончания выездной проверки ИП или компания получает решение с результатами проверки. Его отправляют почтой, через личный кабинет или вручают лично. В нем может быть указан размер выявленной недоимки, пени, штрафы.Особенности выездной проверки. Налоговая не может проводить более двух выездных проверок в течение календарного года. Но в исключительных случаях вправе провести повторную проверку.Повторная и встречная налоговые проверкиНалоговые проверки могут быть повторными и встречными.Повторная выездная налоговая проверка проводится в трех случаях:Региональное управление налоговой службы сомневается в результатах проверки, которую провела налоговая по месту учета компании или ИП. Например, если в ходе выездной проверки налоговая доначислила меньше налогов, чем ожидалось.Если налогоплательщик подал уточненную декларацию во время камеральной проверки и в ней занизил сумму налога.При реорганизации и ликвидации компании.Срок проведения повторной проверки — два месяца, как и при обычной выездной проверке. Повторная камеральная проверка не проводится.Встречная проверка означает, что налоговая проверяет контрагентов бизнеса.Например, инспекторы заметили, что кафе закупило оборудование по подозрительно низкой цене: похожее оборудование в других ресторанах стоит дороже. Налоговая проверяет, где кафе закупило оборудование, запрашивает документы по сделке у компании-поставщика и сверяет, совпадает ли закупочная цена с расходами кафе. Это и называется встречной проверкой.Контрагентов проверяет налоговая по месту их учета. Представить документы нужно в течение пяти рабочих дней. Налоговая штрафует контрагента, если он нарушает срок представления документов или не представляет их вовсе.Кто рискует подпасть под выездную проверкуНалоговая служба составила список того, на что обращает внимание инспекция при назначении выездной налоговой проверки. В нем 12 критериев. Список помогает ИП и компаниям оценить, может ли налоговая приехать в их офис с выездной проверкой:Налоги компании или ИП ниже, чем в среднем по отраслиКомпания или ИП больше двух лет несет убытки.Сумма налоговых вычетов слишком большая в сравнении с доходами компании или ИП.Расходы компании или ИП постоянно растут и превышают прибыль.Расходы за год практически равны доходам.Зарплата сотрудников ниже, чем в среднем по отрасли.Компания или ИП приближаются к лимиту доходов, после которого спецрежим применять нельзя. Например, компания работает на УСН. По закону она может работать на этом режиме при годовом доходе до 251,4 млн рублей. В течение нескольких лет уровень доходов компании сохраняется в пределах 245—250 млн рублей. Инспекция может заподозрить компанию в том, что она незаконно скрывает выручку ради сохранения более выгодного налогового режима.Бизнес работает с контрагентами-перекупщиками или цепочкой посредников. Например, если компания закупает сырье не напрямую у поставщика, а через несколько посредников.Налоговая запрашивает подтверждающие документы о доходах или расходах, а бизнес отказывается их представить или говорит, что потерял их.Компания или ИП несколько раз меняли место ведения бизнеса: снимались и вставали на учет в разных налоговых.Рентабельность бизнеса значительно отклоняется от показателей рентабельности в отрасли.Бизнес связан с высокими налоговыми рисками. Например, если ИП работает с сомнительными поставщиками или контрагентами: у них нет сайта, упоминаний в СМИ, они не перечисляют налоги в бюджет, зарегистрированы по адресу массовой регистрации, то есть по адресу, где кроме этой компании зарегистрированы еще как минимум четыре.Проверить контрагента можно в сервисе «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента».Компания или предприниматель на ОСН может вычислить примерный налог, который считается нормой в отрасли и регионе, через налоговый калькулятор. Там собрана статистика за последние годы, которая поможет бизнесу сориентироваться в примерных показателях нормы.Для примера посмотрим отраслевые показатели для малого предприятия по производству одежды в Тульской области.В калькуляторе собраны отраслевые показатели за 2019, 2020 и 2021 годыОбратить внимание нужно на отраслевые показатели рентабельности продаж и среднюю зарплату. Если показатель рентабельности существенно отклоняется от среднеотраслевой, например равен 46%, налоговая может проверить бизнес на возможные нарушенияЕсли деятельность предпринимателя или организации подпадает под один из критериев — например, у нее слишком высокий показатель рентабельности — это уже повод для налоговой провести выездную проверку.Как обжаловать решение по итогам проверкиПредприниматель или компания может не согласиться с решением по итогам камеральной или выездной проверки. К примеру, компания уверена, что правильно рассчитала налог, и хочет оспорить решение налоговой о доначислении. Тогда она может подать жалобу в региональное управление налоговой службы.Срок подачи — в течение месяца со дня вручения решения по проверке. Например, если ИП работает в Саратове и недоволен результатами проверки налоговой инспекции по Саратову, он подает жалобу в Управление ФНС России по Саратовской области.Если же решение по проверке вступило в силу, обжаловать его в управлении ФНС по региону можно в течение года.Если и региональное управление оставило решение по проверке в силе, обжаловать его можно только в арбитражном суде.Как долго идут налоговые проверкиНалоговый кодекс устанавливает такие сроки:для камеральной проверки — три месяца со дня подачи налоговой декларации или расчета;для камеральной проверки по НДС — два месяца со дня подачи налоговой декларации;для выездной проверки — два месяца со дня вынесения решения о выездной проверке.Налоговая может продлить камеральную проверку только при проверке по НДС — до трех месяцев.Продлить выездную проверку можно максимум до шести месяцев. Причины — на месте проверки случился пожар или потоп, компания или предприниматель не успевают представить инспекторам документы.Налоговая вынесла решение о проверке 10 февраля. Значит, она должна приехать в офис предпринимателя или компании и провести проверку до 10 апреля. В начале апреля офис затопило, и налоговая продлила проверку на один месяц — до 10 мая.Выездную проверку могут приостановить на срок до шести месяцев. Например, если налоговая хочет провести экспертизу документов, запросить сведения из налоговой другого региона или страны, перевести документы с иностранного языка на русский. По закону приостанавливать проверку можно столько раз, сколько потребуется, чтобы собрать всю информацию. На время приостановления инспекторы обязаны выехать из офиса, склада или магазина компании.Как подготовиться к выездной проверкеЧтобы выездная проверка прошла быстро и без неприятных последствий, нужно делать следующее:Вовремя проверять почту по адресу компании из ЕГРЮЛ или месту прописки ИП. Иногда налоговая может направить решение о проверке в бумажном письме. Чем раньше узнать о проверке, тем больше шансов к ней подготовиться.Проверять ошибки в первичной документации, например актах. В документах все расчеты должны быть верными.Сверять свои документы по сделке с документами контрагентов: суммы по сделкам должны совпадать. Если кафе закупило овощи 15 мая и заплатило за них 30 000 ₽, в счете поставщика должна стоять эта же сумма.Если у ИП или компании есть склад, офис, магазин, производство, они должны находиться по адресам, указанным в документах. Это должны быть помещения, в которых действительно работают люди, хранятся товары, идет производство.Если компания меняет структуру, например дробит бизнес на несколько юрлиц, объясните сотрудникам, что происходит и к какому юрлицу они теперь относятся. Важно, чтобы сотрудники могли четко объяснить, на какое юридическое лицо они работают.Заранее подготовиться к проверке получается не всегда. Чтобы проверить, есть ли в компании проблемы с документацией, можно заказать налоговый аудит. Аудиторы и налоговые юристы помогут оценить, может ли бизнес подпасть под выездную проверку, и расскажут, как избежать нарушений и штрафа.Возможные последствия проверкиЕсли налоговая находит нарушения по итогам проверки, бизнес могут привлечь к трем видам ответственности:налоговой;административной;уголовной.Налоговая ответственность. Если компания или ИП не платит налоги вовремя и в полном объеме, это считается налоговым правонарушением. В этом случае предусмотрены штрафы.Обычно штраф составляет за неумышленное занижение налога или взноса — 20% от недоимки, за умышленное — 40% от суммы неуплаченных налогов. Если не заплатить недоимку, пени и штрафы добровольно, налоговая выставляет инкассовое поручение на расчетный счет. Тогда банк станет автоматически списывать все поступающие деньги в счет погашения недоимки, пени, штрафа, пока он не будет выплачен.Если денег на счете не хватит, налоговая может взыскать недоимку с имущества компании или ИП, которые они используют в предпринимательских целях, через службу судебных приставов. Например, наличные деньги, деньги и драгоценные металлы в банках, машину или офис.Если на расчетном счете бизнеса нет денег на уплату налогов, взносов, штрафов и пеней, налоговая может привлечь к субсидиарной ответственности: взыскать деньги с участника, директора или главного бухгалтера. Но только если докажет, что к недоимке привели умышленные действия перечисленных лиц.Административная ответственность. Наступает при нарушении сроков подачи декларации, непредставлении сведений, ошибках в заполнении бухгалтерской отчетности. В этом случае предусмотрен штраф от 300 до 20 000 ₽.Уголовная ответственность. Компанию или ИП могут привлечь к уголовной ответственности только в одном случае — при налоговой задолженности от 15 млн рублей для компании и от 2,7 млн рублей для ИП. Задолженность считается за период в течение трех лет.Варианты наказания зависят от тяжести нарушения. Это может быть:штраф от 100 до 300 тысяч рублей;штраф в размере заработной платы за период от одного до двух лет;принудительные работы до двух лет;арест до шести месяцев;лишение свободы: до двух лет — для должностного лица компании, сроком до одного года — для ИП.Компания или ИП могут избежать уголовной ответственности, если совершили налоговое преступление впервые и полностью уплатили задолженность, пени и штрафы до того, как будет назначено заседание суда.Обычно за ведение первичной документации и расчет налогов отвечает бухгалтер. Но по закону ответственность за организацию и ведение бухучета лежит на директоре. Если в документации будут ошибки, в первую очередь налоговая предъявит претензии директору или предпринимателю. Чтобы снизить риски в работе с первичной документацией, нанимайте бухгалтера с опытом проверки и подготовки документов к налоговым проверкам.ГлавноеЕсть два вида проверок: камеральная и выездная. Камеральная — это проверка бизнеса на основании налоговых деклараций или расчетов. Выездная проверка проводится, если налоговая выявила, что компания или ИП подпадает под критерии риска из специального списка. Таких критериев 12.Выездные проверки могут быть комплексными или тематическими. Комплексная проводится по всем налогам и сборам, а тематическая — только по одному, например НДС.Сроки проведения налоговых проверок: для камеральной проверки — три месяца со дня подачи налоговой отчетности, для камеральной проверки по НДС — два месяца со дня подачи налоговой декларации, для выездной проверки — два месяца со дня вынесения решения о выездной проверке.Налоговые проверки могут быть повторными и встречными. Повторная выездная проверка проводится в трех случаях. Срок ее проведения — два месяца. А встречная проверка означает, что налоговая проверяет контрагентов бизнеса.Если предприниматель или компания не согласны с решением по итогам камеральной или выездной проверки, они могут подать жалобу в региональное управление налоговой службы.
Больше по темеВсе события бизнеса у вас в почтеПолучайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей